Steuerfreie Gutscheine für Mitarbeiter
Mitarbeiter-Benefits 2024 & 2025

Arbeitgeber können mit steuerfreien Gutscheinen, auch Sachzuwendungen, Mitarbeitergeschenke oder Aufmerksamkeit genannt, ihren Mitarbeitern ein lohnsteuer- und sozialversicherungsfreies Gehaltsextra anbieten. Diese Gutscheine können die Mitarbeiter bei entsprechenden Anbietern einlösen und so einige Kosten sparen.

Arbeitgeber können hierbei zum einen monatliche Gutscheine anbieten, die bis zur monatlichen steuerbegünstigten Freigrenze von 50 Euro steuerfrei sind. Zum anderen können Unternehmen auch steuerfreie Gutscheine zu persönlichen Anlässen, sogenannte Aufmerksamkeiten, gewähren, welche für die Abgabenfreiheit die Grenze von 60 Euro nicht übersteigen dürfen.

Diese Freigrenzen sind auf die Regelungen für den sogenannten Sachbezug zurückzuführen, welcher im BMF-Schreiben und in § 8 Abs. 1 EStG geregelt ist.

Seit dem 01. Januar 2022 können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern eine monatliche Sachzuwendung von bis zu 50 Euro pro Monat (zuvor 44 Euro), sprich 600 Euro pro Jahr, gewähren. Sofern die steuerfreien Gutscheine unter der Freigrenze von 50 Euro verbleiben, sind diese sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei.

Neben den monatlichen Gutscheinen können Arbeitgeber Mitarbeitern auch Gutscheine zu persönlichen Anlässen bis zu einem Wert von bis zu 60 Euro pro Anlass verschenken. Dies sollte allerdings nicht mehr als drei Aufmerksamkeiten pro Jahr übersteigen.

Grundsätzlich können allein Waren und Dienstleistungen unter den Sachbezug fallen. Deshalb sind alle Geldleistungen, sprich die Auszahlung von Barlohn, steuerpflichtig. Somit sind auch für nachträgliche Kostenerstattungen wie beispielsweise die Übernahme der Spritkosten des Mitarbeiters, Steuern abzuführen und können nicht als Sachbezug abgerechnet werden (§ 8 Abs. 1 Satz 2 EstG, BMF-Schreiben 15. März 2022).

Hinsichtlich der Aufzeichnung von Gutscheinen müssen Arbeitgeber am Ende des Monats darauf achten, dass alle Sachbezüge die Freigrenze von 50 Euro nicht übersteigen. Zudem müssen in der Lohnbuchhaltung die Höhe der Leistung pro Monat und der Tag, an dem die Gutscheine gewährt worden sind, aufgeführt werden.

Gutscheine oder Geldkarten müssen seit dem 1. Januar 2022 den Anforderungen des § 2 Abs. 1 Nr. 10 (ZAG) entsprechen und ausschließlich dazu dienen, Waren oder Dienstleistungen entweder beim Arbeitgeber oder einem Dritten zu beziehen.

Folgende Arten von Gutscheinen oder Geldkarten gelten als Sachzuwendungen:

1. § 2 Abs. 1 Nr. 10 a (ZAG): Gutscheine oder Geldkarten, mit denen Waren oder Dienstleistungen aus dem Sortiment des Gutscheinausstellers erworben werden können. Dabei ist es unerheblich, ob der Aussteller seinen Sitz im Inland hat und ob das Sortiment auf Inlandsgrenzen beschränkt ist.

2. § 2 Abs. 1 Nr. 10 b (ZAG): Gutscheine oder Geldkarten, die bei einem begrenzten Netzwerk von Akzeptanzstellen im Inland gültig sind. Auch wenn ein Anbieter Gutscheinkarten ausgibt, die in ihren Inlandsfilialen oder im Online-Shop eingelöst werden können, sind die notwendigen Voraussetzungen erfüllt.

3. § 2 Abs. 1 Nr. 10 c (ZAG): Gutscheine oder Geldkarten, die für den Erwerb einer sehr begrenzen Produktpalette eingesetzt werden können, wie bspw. Fitnessstudiozuschüsse oder ein Jobticket.

So können auch bspw. Großunternehmen wie Otto oder Media Markt steuerfreie Gutscheine für Mitarbeiter, die auch in deren Online-Shops einlösbar sind, anbieten. Da hierbei die Verwendung auf einen spezifischen Akzeptanzstellenkreis beschränkt ist, können Arbeitgeber diese Gutscheine komplett steuerfrei über den Sachbezug gewähren (gemäß BMF-Schreiben vom 15. März 2022).

Aber Vorsicht: Solche Gutscheine dürfen nur zum Kauf von Waren oder Dienstleistungen aus dem Sortiment des jeweiligen Online-Händlers verwendet werden. Wenn der Online-Händler auf seiner Plattform auch Produkte von externen Anbietern verkauft, erfüllt der Gutschein nicht die Kriterien für Sachlohn.

Die Steuerfreiheit für Mitarbeitergutscheine kann aus verschiedenen Gründen entfallen. Zum einen darf die Sachzuwendung nicht in Form einer Gehaltsumwandlung erfolgen, muss also zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt werden (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EstG). Zudem darf die Freigrenze von 50 Euro nicht überschritten werden, da sonst der gesamte Betrag der Sachleistung steuer- und sozialversicherungspflichtig wird.

Darüber hinaus können keine Gutscheine unter den Sachbezug abgerechnet werden, die bei einem unbegrenzten Kreis an Akzeptanzstellen eingelöst werden können. Dies ist vor allem bei Online-Shops der Fall, die die Möglichkeit bieten, Gutscheine bei Marketplace-Partnern einzulösen. Somit können z.B. keine Mitarbeitergutscheine für Online-Shops wie Amazon oder Zalando angeboten werden.

Gutscheine von bestimmten Anbietern können aufgrund der Vorgaben von § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) nicht über den steuerfreien Sachbezug angeboten werden.

Amazon Gutschein als Sachbezug

Amazon-Gutscheine ermöglichen allein den Kauf von Waren oder Dienstleistungen, was auf den ersten Blick akzeptabel erscheint.

Amazon Gutscheine können jedoch aus den folgenden Gründen nicht als steuerfreier Sachbezug angeboten werden:

• § 2 Abs. 1 Nr. 10 a (ZAG): Gutscheine von einem Online-Händler, die exklusiv für den Bezug von Produkten oder Dienstleistungen aus dessen eigener Produktpalette (wenn Verkauf und Versand durch diesen Online-Händler erfolgen) verwendet werden können, gelten als Sachbezug. Diese Regel trifft nicht zu, wenn sie auch für Waren von Drittanbietern (zum Beispiel über einen Marketplace) einsetzbar sind. In den meisten Fällen fungiert Amazon lediglich als Vermittler und stellt die Plattform für den Handel zur Verfügung. Die eigentliche Abwicklung der Bestellung der über Amazon erworbenen Artikel erfolgt dann durch separate Einzelhändler, Online-Shops oder ähnliche Anbieter. Diese operieren eigenständig und unabhängig von Amazon. Dies führt dazu, dass die Anzahl der Orte, an denen ein Amazon-Gutschein eingelöst werden kann, praktisch unbegrenzt ist.

• § 2 Abs. 1 Nr. 10 b (ZAG): Auch eine beschränkte Produktpalette ist bei Amazon nicht gewährleistet. Diese Art von Gutscheinen werden nur als Sachbezug betrachtet, wenn sie einzig für Waren oder Dienstleistungen aus einem sehr begrenzten Sortiment verwendet werden können (bspw. Fitnessstudiozuschuss). Da Amazon nahezu jede Art von Waren und Dienstleistungen anbietet, ist auch dieser Aspekt nicht erfüllt.

Zalando Gutschein als Sachbezug

Auch Zalando-Gutscheine wirken auf den ersten Blick geeignet für den Sachbezug, da hier nur Waren und Dienstleistungen in Anspruch genommen werden können.

Jedoch können Zalando-Gutscheine aus den folgenden Gründen nicht steuerfrei angeboten werden:

• § 2 Abs. 1 Nr. 10 a (ZAG): Da Zalando nicht nur Waren und Dienstleistungen aus der eigenen Produktpalette (Verkauf und Versand allein durch Zalando) anbietet und somit auch Waren zum Drittanbietern über einen Marktplace vertreibt, sind die Voraussetzungen nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 a (ZAG) nicht erfüllt. Zalando stellt neben den eigenen Produkten seine Plattform auch als Vermittler zur Verfügung und bietet Produkte an, dessen Verkauf und Versand durch Partnerhändler erfolgt. Diese operieren eigenständig und unabhängig von Zalando.

• § 2 Abs. 1 Nr. 10 b (ZAG): Auch eine beschränkte Produktpalette ist bei Zalando nicht gegeben. Diese Art von Gutscheinen werden nur als Sachbezug betrachtet, wenn sie einzig für Waren oder Dienstleistungen aus einem sehr begrenzten Sortiment verwendet werden können (bspw. Fitnessstudiozuschuss). Da Zalando verschiedene Produktkategorien anbietet, ist auch dieser Aspekt nicht erfüllt.

Edeka Gutschein als steuerfreier Sachbezug

Grundsätzlich sind einige Supermarktgutscheine wie REWE oder Lidl als steuerfreier Gutschein möglich, da die Voraussetzungen von § 2 Abs. 1 Nr. 10 (ZAG) erfüllt werden.

Aus dem folgenden Grund können jedoch EDEKA-Gutscheine nicht als steuerfreier Gutschein angeboten werden:

• § 2 Abs. 1 Nr. 10 a (ZAG): Neben der Einlösung in EDEKA-Märkten können die Gutscheine auch bei „Marktkauf und den nebenstehenden weiteren Vertriebsschienen“ eingelöst werden. Da bspw. bei Marktkauf und EDEKA kein einheitlicher Marktauftritt vorliegt, lassen sich die Gutscheine nicht auf eine begrenzte Anzahl an Akzeptanzstellen eingrenzen. Zudem ist die Voraussetzung der Begrenzung auf die Waren und Dienstleistungen aus dem eigenen Produktsortiment somit auch nicht gegeben.

• § 2 Abs. 1 Nr. 10 b (ZAG): Auch eine beschränkte Produktpalette ist bei EDEKA-Gutscheinen nicht gegeben. Diese Art von Gutscheinen werden nur als Sachbezug betrachtet, wenn sie einzig für Waren oder Dienstleistungen aus einem sehr begrenzten Sortiment verwendet werden können (bspw. Fitnessstudiozuschuss). Da EDEKA und die Vertriebspartner verschiedene Produktkategorien anbieten, ist auch dieser Aspekt nicht erfüllt.

Weitere Infos finden Sie im Artikel: EDEKA Gutschein als Sachbezug

Die Möglichkeiten für das Angebot von Gutscheinen für Mitarbeiter sind vielfältig und bieten Arbeitgebern die ideale Möglichkeit, auf die verschiedenen Bedürfnisse ihrer Arbeitnehmer einzugehen. Während manche Mitarbeiter sich eher über einen Gutschein für den wöchentlichen Lebensmitteleinkauf freuen, machen sich andere ein persönliches Geschenk und lösen den Gutschein in ihrem Lieblingsbekleidungsgeschäft ein. Um Ihnen als Arbeitgeber für das Gutscheinangebot Inspiration mit auf den Weg zu geben, haben wir im Folgenden ein paar Beispiele für steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse aufgezeigt.

1. Mitarbeitergutscheine für Supermärkte

Lebensmittel einkaufen müssen wir alle. Umso wertvoller sind steuerfreie Gutscheine, die sich im Supermarkt um die Ecke einlösen lassen. Besonders vor dem Hintergrund der Inflation, die sich besonders an der Kasse beim Wocheneinkauf bemerkbar macht, kann ein Warengutschein für Mitarbeiter eine tolle Möglichkeit sein, Mitarbeiter bei ihren alltäglichen Kosten zu unterstützen. Die meisten großen Supermarktketten, wie beispielsweise REWE, Penny oder Lidl bieten auch Gutscheine an, wodurch Mitarbeitern eine große Auswahl an verschiedenen Akzeptanzstellen zur Verfügung steht.

Weitere Infos finden Sie im Artikel: REWE Gutschein für Mitarbeiter

2. Mitarbeitergutscheine zum Tanken

Ähnlich wie beim Lebensmitteleinkauf sind auch die meisten Personen auf ein Auto angewiesen und müssen für die monatlichen Spritkosten aufkommen. Und auch hier hat sich die derzeitige Inflation negativ auf die Preise ausgewirkt, wodurch auch steuerfreie Tankgutscheine für Mitarbeiter als beliebtes Benefit gelten. Auch hier bieten viele bekannte Tankstellen wie Aral, Shell, Total oder Go die Möglichkeit von Gutscheinen an.

Für Mitarbeiter, die kein eigenes Auto nutzen, können Arbeitgeber auch beispielsweise Gutscheine von verschiedenen Mobilitätsanbietern verschenken.

3. Mitarbeitergutscheine zum Shoppen

Für Personen, die sich auch mal gerne etwas gönnen und sich lieber etwas Schönes kaufen, bieten Gutscheine von Shoppinganbietern eine tolle Möglichkeit. Von Kleidungsherstellern wie C&A oder Mango über Einrichtungshäuser wie IKEA oder Höffner bis hin zu Beauty—Shops wie Douglas kann sich die Auswahl an Gutscheinen über verschiedenste Produktkategorien erstrecken. Besonders für Aufmerksamkeiten sind Shopping-Anbieter eine passende Option, um Mitarbeitern zu besonderen Anlässen eine Freude zu bereiten.

4. Mitarbeitergutscheine zum Reisen

Falls Mitarbeiter den Sachbezug-Benefit lieber für Aktivitäten nutzen möchten, stehen auch hier vielfältige Möglichkeit zur Verfügung: Arbeitgeber können Gutscheine von Anbietern wie TUI, Jochen Schweizer oder Best Western offerieren, mit denen sie ihre Mitarbeiter bei ihrer nächsten Reise unterstützen können. Hierfür können Gutscheine über einen längeren Zeitraum angesammelt und dann gemeinsam eingelöst werden, wodurch auch größere Beträge angespart werden können. Hierbei muss allerdings berücksichtigt werden, dass die Gutscheine bereits im Monat der Gewährung aktiviert werden und dann zur späteren Einlösung aufbewahrt werden müssen.

Für Arbeitgeber, die einen steuer- und sozialversicherungsfreien Benefit suchen, der Mitarbeitern die maximale Flexibilität bietet, sind steuerfreie Gutscheine eine tolle Option. Durch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten können hier die Bedürfnisse verschiedenster Alters- und Interessensgruppen abgedeckt werden. Dies stärkt nicht nur die Arbeitszufriedenheit, sondern auch die Mitarbeiterbindung. Vor allem die Freude über das monatliche Geschenk oder die Aufmerksamkeit zum eigenen Geburtstag, verstärkt nochmal das Gefühl von Anerkennung und Wertschätzung — und macht einfach glücklich!

Zudem profitieren auch Mitarbeiter im Homeoffice von diesem Benefit, denn die steuerfreien Gutscheine sind nicht an den Arbeitsort gebunden. Hierbei sind besonders digitale Gutscheinkarten von Vorteil, da sich diese deutschlandweit einsetzen lassen und auch Mitarbeitern an weit entfernten Standorten einen Vorteil bieten.

Unser Tipp: Bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine vielfältige Auswahl an Gutscheinen und stellen Sie Ihr persönliches Gutschein-Portfolio zusammen. Damit lassen Sie Ihren Arbeitnehmern die freie Wahl und können dabei zusätzlich selbst entscheiden, welche Anbieter Sie in Ihre Auswahl inkludieren.

Gesetzliche Grundlagen zum Sachbezug:

• BMF-Schreiben vom 15.03.2022 (Abgrenzung Geldleistung und Sachbezug)

• § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG (50 Euro Sachbezug)

• R 19.6 LStR (60 Euro Sachbezug)

• § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG und R 8.1 Abs. 3 LStR (Freigrenze beim 50 Euro Sachbezug)

• § 8 Abs. 1 EStG (Steuerliche Behandlung von Sachbezügen)

• R 38.2 Abs. 3 Satz 1 LStR (Gutscheinausgabe)