Flexibler Essenszuschuss mit digitalen Essensmarken

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern durch den steuerfreien Essenszuschuss, auch bekannt als Verpflegungszuschuss, finanzielle Unterstützung beim Mittagessen an Arbeitstagen bieten. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, diesen Zuschuss sowohl in der internen Kantine als auch außerhalb des Unternehmens in nicht betrieblichen Einrichtungen zu nutzen.

Um den Zuschuss zu ermöglichen, können Arbeitgeber entweder Papier-Essensmarken wie Essensgutscheine ausgeben oder die moderne Variante digitaler Essensmarken anbieten. Die Verwendung digitaler Essensmarken erleichtert den Einsatz des Zuschusses erheblich, da er in jedem Restaurant, Imbiss oder Supermarkt genutzt werden kann. Dadurch haben auch Arbeitnehmer im Homeoffice die Möglichkeit, kostenlose oder vergünstigte Mahlzeiten zu erhalten.

Arbeitgeber haben die Möglichkeit, den Zuschuss zum Mittagessen steuerbegünstigt über den Sachbezugswert für Verpflegung abzurechnen. Sachbezugswerte sind geldwerte Vorteile, die den Mitarbeitern zusätzlich zum Gehalt gewährt werden und nicht in Form von Geldleistungen erfolgen.

Für Verpflegung beträgt der Sachbezugswert im Jahr 2024 4,13 Euro pro arbeitstägliche Mittagessen oder Abendessen (2022: 3,57 Euro). Arbeitgeber können den Sachbezugswert für Verpflegung um maximal 3,10 Euro aufstocken. Somit setzt sich der Essenszuschuss für Mitarbeiter im Jahr 2024 aus zwei Teilen zusammen:

• Sachbezugswert: 4,13 Euro (möglicherweise pauschal zu versteuern)
• Maximale steuerfreie Aufstockung: 3,10 Euro

Pro Mitarbeiter und Mahlzeit können somit im Jahr 2024 maximal 7,23 Euro pro Arbeitstag erstattet werden. Weitere Infos zum Sachbezugswert für Verpflegung finden Sie hier.

Der Zuschuss fürs Mittagessen ist unter Einhaltung der Grenzen und steuerrechtlichen Regeln für Mitarbeiter steuerfrei. Der Essenszuschuss bleibt 2024 auch für Arbeitgeber steuerfrei, wenn der Mitarbeiter eine Eigenanteil in Höhe des Sachbezugswerts (Sachbezug Mittagessen 4,13 Euro) oder mehr auf die Kosten der Mahlzeit leistet. Zahlt der Arbeitgeber den maximalen Zuschuss von 7,23 Euro aus, bleibt der Essenszuschuss für Mahlzeiten somit ab 11,36 Euro steuerfrei (unabhängig von der gewählten Variante). Die Grenze von 11,36 Euro für den steuerfreien Essenszuschuss berechnet sich wie folgt: 7,23 Euro + 4,13 Euro.

Auch für günstigere Mahlzeiten lässt sich der Essenszuschuss steuerfrei realisieren, wenn die Erstattung durch den Arbeitgeber so weit reduziert wird, dass der Eigenanteil vom Mitarbeiter mindestens 4,13 Euro beträgt. Probonio bietet hier die Möglichkeit für beide Varianten an.

Generell kann der Essenszuschuss für jeden Mitarbeiter eingesetzt werden, sprich Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Werkstudent, Auszubildende und Mini-Jobber.

Wenn die Kantine bereits das Mittagessen bezuschusst, darf der Essenszuschuss nicht zusätzlich zum Kantinenzuschuss gewährt werden. Mitarbeiter, die keinen Zugang zur Kantine haben, weil sie sich z.B. an einem Standort ohne Kantine befinden, können dafür den Essenszuschuss von Probonio nutzen.

Da Benefits wie der Sachbezug oder die Internetpauschale unter andere steuerliche Regelungen fallen, können diese problemlos auch parallel zum steuerfreien Essenszuschuss angeboten werden. Dies hat keine nachteiligen Auswirkungen auf die Steuervorteile des Essenszuschusses.

Probonio wurde entwickelt, um das Thema Mitarbeiter-Benefits für Unternehmen deutlich zu vereinfachen und dabei gleichzeitig die rechtlichen Rahmenbedingungen einzuhalten.

Ihr persönlicher Ansprechpartner unterstützt Sie kontinuierlich während der Einrichtung. Das Onboarding lässt sich je nach Unternehmensgröße in einigen Minuten bis wenigen Tagen abschließen.

Ist alles eingerichtet, fallen keine regelmäßigen Aufgaben für die Personalabteilung an. Probonio erledigt z.B. folgende Aufgaben für Sie:

• Guthabenaufladung über den Lastschrifteinzug (SEPA-Mandat)
• Berechnung der Erstattungen
• Regelmäßige Prüfung der digitalen Essensmarken auf rechtliche Anforderungen
• Erstellung der rechtskonformen Reports für Ihre Lohnabrechnung
• Persönlicher Support für Ihre Mitarbeiter

Im Fall von On-und Offboardings können neue Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks hinzugefügt bzw. pausiert werden. Zudem lässt sich bei Probonio die Anlage neuer Mitarbeiter automatisieren dank unserer Schnittstellen zu diversen HR-Systemen wie bspw. Personio oder Staffboard.

Ihre Lohnbuchaltung bzw. das externe Steuerbüro erhält einmal monatlich eine Import-Datei für das gewünschte Lohnprogramm (z.B. DATEV). Darüber hinaus fallen keine zusätzlichen Aufwände auf Seiten der Lohnabrechnung an.

Probonio bietet eine Integration bzw. Import-Dateien beispielsweise für folgende Lohnprogramme an:

• Datev LODAS
• Datev Lohn und Gehalt
• SAP
• Lexware
• ADDISON
• Stotax
• Sage Business Cloud
• WISO
• lexoffice
• AGENDA
• und noch viele mehr

Ist ihr gewünschtes Lohnprogramm nicht dabei? Dann sprechen Sie uns einfach an. Dank unserer flexiblen Schnittstelle können wir schnell neue Lohnprogramme integrieren. Weitere Informationen dazu, wie Sie den Essenszuschuss steuerrechtlich dokumentieren und abrechnen können, finden Sie hier.

Probonio bietet die Funktionen der Software gegen eine monatliche Gebühr an. Für das Benefit-Modul fallen nur 4,80€ monatlich pro aktiven Nutzer an. Mit dieser Preisgestaltung können wir als Probonio unseren Kunden eine Best-Preis-Garantie gewähren.

Weitere Informationen zur Preisgestaltung finden Sie hier.

Der Essenszuschuss ist eine einfache Möglichkeit, um Ihren Mitarbeitern mehr Wertschätzung entgegenzubringen, sie an Ihr Unternehmen zu binden und gleichzeitig Lohnnebenkosten zu sparen. Indem Ihre Mitarbeiter diesen Benefit im Arbeitsalltag nahezu täglich nutzen können, wird das Gefühl der Anerkennung und Wertschätzung verstärkt.

Selbst Mitarbeiter im Homeoffice kommen dabei nicht zu kurz. Durch die problemlose Nutzung in Supermärkten oder bei Lieferdiensten wird auch den Mitarbeitern im Homeoffice die nötige Aufmerksamkeit zuteil.