Kita-Zuschuss

1. Was ist der Kindergartenzuschuss?
2. Wichtige Regelungen für den Kindergartenzuschuss
3. Wie wird der Kindergartenzuschuss abgerechnet?
4. Einsatzmöglichkeiten für den Kindergartenzuschuss vom Arbeitgeber
5. Welche Mitarbeitende können den Kita-Zuschuss nutzen?
6. Welche Aufzeichnungs- und Nachweispflichten haben Arbeitgeber und Mitarbeiter für den Kindergartenzuschuss?
7. Gesetzliche Grundlagen
8. FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Kindergartenzuschuss

Der Kindergartenzuschuss, auch Kita-Zuschuss genannt, ist eine freiwillige Arbeitgeberleistung, mit der Unternehmen, ihren Mitarbeitern finanzielle Unterstützung für die Betreuung und Verpflegung nicht schulpflichtiger Kinder bieten können.   

Als Arbeitgeber können Sie Mitarbeitern tatsächlich entstandene Betreuungskosten steuer- und sozialabgabenfrei erstatten, wenn diese entsprechende Nachweise einreichen. Für die Höhe des Zuschusses gibt es dabei keine gesetzlich vorgegebene Höchstgrenze, so dass es für den Kindergartenzuschuss für Sie als Arbeitgeber generell zwei Möglichkeiten gibt:  

• Sie erstatten Ihren Mitarbeitenden die Kosten, die sie zur Kinderbetreuung aufwenden, in voller Höhe und zusätzlich zum Gehalt.
• Sie erstatten Ihren Mitarbeitenden einen Anteil der Kosten, die Sie zur Kinderbetreuung aufwenden, zusätzlich zum Gehalt.

Der Kindergartenzuschuss ist nach den Regelungen des § 3 Nr. 33 EStG sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter grundsätzlich steuerfrei und beitragsfrei, wenn er zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt wird. Der Kita-Zuschuss darf also nicht in Form einer Gehaltsumwandlung erfolgen, also nicht vom Bruttolohn der Mitarbeiter abgezogen werden. Damit der Kita-Zuschuss steuerfrei bleibt, müssen allerdings noch weitere Voraussetzungen erfüllt werden.  

Diese Voraussetzungen gelten für den Kindergartenzuschuss: 

• Keine Schulpflicht: Der Zuschuss zu den Betreuungskosten ist nur dann steuerfrei, wenn die Kinder, um deren Betreuung es geht, noch nicht schulpflichtig bzw. noch nicht eingeschult worden sind. 

• Geeignete Art der Betreuung: Die bezuschusste Betreuung muss in einer geeigneten Einrichtung erfolgen. Beispiele sind Kindergärten, Kitas, Tagesmütter oder betriebliche Kinderkrippen. Betreuung im eigenen Haushalt oder durch Familienmitglieder kann nicht steuerfrei bezuschusst werden.  

• Tatsächliche Kosten: Es gibt keine gesetzliche Höchstgrenze für den Kita-Zuschuss. Die Erstattung bzw. der Zuschuss darf aber die tatsächliche Höhe der Kinderbetreuungskosten nicht übersteigen. 

• Nachweispflicht: Belege über die Kosten der Kinderbetreuung müssen von den entsprechenden Mitarbeitern vorgelegt und vom Arbeitgeber aufbewahrt werden. 

• Keine Gehaltsumwandlung: Der Kita-Zuschuss muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gezahlt werden. 

Weitere Regelungen zum Kindergartenzuschuss 

• Sind die oben genannten Voraussetzungen erfüllt und der Kita-Zuschuss bleibt steuerfrei, fallen für ihn auch keine Sozialabgaben an, da er nicht dem Arbeitsentgelt zugerechnet wird. 

• Der Zuschuss ist unabhängig davon, welcher Elternteil die Kinderbetreuungskosten tatsächlich zahlt. Auch das Elternteil, das nicht die Kosten übernommen hat, kann eine steuerfreie Kostenerstattung erhalten.

Der Kindergartenzuschuss muss in der Lohnbuchhaltung für die einzelnen Mitarbeiter erfasst werden. Dabei muss die Höhe des Zuschusses und der Zeitpunkt der Auszahlung dokumentiert werden.  

Zudem müssen Sie als Arbeitgeber das Originaldokument zum Nachweis der Betreuungskosten in den Lohnunterlagen aufbewahren, um eine doppelte Abrechnung zum Beispiel bei einem möglichen Arbeitgeberwechsel bzw. bei mehreren Arbeitgebern zu verhindern. Als Nachweis ist dabei ein jährlicher Bescheid, in dem die Kosten ausgewiesen werden, ausreichend.

Der Kindergartenzuschuss kann generell für alle Arten von Kinderbetreuung in einer entsprechenden Einrichtung gewährt werden. Ob es sich um eine betriebliche oder eine außerbetriebliche Kinderbetreuung handelt, ist dabei nicht relevant. Voraussetzung ist allerdings, dass die Einrichtung sowohl für die Betreuung als auch für die Unterbringung, also Verpflegung und Unterkunft, der Kinder geeignet ist. Die Kinderbetreuung im eigenen Haushalt kann dagegen nicht steuerfrei bezuschusst werden. 

Für folgende Arten von Kinderbetreuung kann der steuerfreie Kindergartenzuschuss gewährt werden: 

• Kinderkrippen 

• Kindertagesstätten 

• Schulkindergärten 

• Ganztagespflegestellen 

• Wochen- oder Tagesmütter 

Für die folgenden Leistungen kann der Kita-Zuschuss nicht steuerfrei gewährt werden: 

• Unterricht des Kindes 

• Beförderung zwischen Zuhause und Betreuungseinrichtung 

• Alle Aufwände, die nicht zur Betreuung des Kindes dienen 

• Kinderbetreuung im eigenen Haushalt (z.B. durch Haushaltshilfen oder Familienmitglieder) 

Prinzipiell können alle Mitarbeiter mit nicht schulpflichtigen Kindern den Kita-Zuschuss nutzen. Da es sich um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers handelt, besteht allerdings kein Anspruch auf einen solchen Zuschuss zu den Betreuungskosten.

Unerheblich ist, welches Elternteil die Betreuungskosten tatsächlich zahlt. Wenn mehrere Arbeitgeber einen Kita-Zuschuss gewähren, dürfen die Zuschüsse insgesamt aber nicht höher sein als die tatsächlich aufgewendeten Betreuungskosten.

Arbeitgeber und Mitarbeitende haben spezifische Aufzeichnungs- und Nachweispflichten, wenn es um den steuerfreien Kindergartenzuschuss geht. Damit die Kinderbetreuungskosten vom Arbeitgeber steuerfrei übernommen werden können, muss der Mitarbeiter dem Arbeitgeber den Nachweis über die geleisteten Zahlungen an die Betreuungseinrichtung erbringen, mindestens in Höhe des erhaltenen Zuschusses, beispielsweise durch den jährlichen Bescheid über die Kindergartenbeiträge. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese Nachweise als Originalbelege zusammen mit den übrigen Lohnunterlagen aufzubewahren, um die Steuerfreiheit des Zuschusses bei einer Prüfung durch das Finanzamt nachweisen zu können.

Während eine Gehaltserhöhung als zusätzliches Bruttogehalt versteuert werden muss und auch die fälligen Sozialabgaben erhöht, ist der Kita-Zuschuss eine freiwillige, zweckgebundene Arbeitgeberleistung, die unter den beschriebenen Bedingungen steuer- und sozialabgabenfrei ist.  

Aus diesem Grund kann der Kita-Zuschuss für Eltern mit nicht schulpflichtigen Kindern eine finanziell attraktive Alternative zur klassischen Gehaltserhöhung sein. Wichtig ist aber zu beachten, dass der Zuschuss zusätzlich zum bisherigen Gehalt gezahlt werden muss, es also keine Gehaltsumwandlung für Betreuungskosten sein darf.

Die folgende Rechnung zeigt den Vergleich von Kita-Zuschuss und gleichwertiger Gehaltserhöhung in Bezug auf den Netto-Lohn für Arbeitnehmer und die zusätzlichen Lohnnebenkosten für Arbeitgeber. 

Der Kita-Zuschuss im Vergleich zu einer gleichwertigen Gehaltserhöhung

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• § 3 Nr. 33 EStG (Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern)
• R 3.33 Abs. 1 Satz 2 LStR (Unabhängigkeit des Kita-Zuschusses vom Elternteil)
• R 3.33 Abs. 2 LStR (Keine Steuerfreiheit des Kita-Zuschusses)
• R 3.33 Abs. 3 LStR (Schulpflicht von Kindern)
• R 3.33 Abs. 4 Satz 2, 3 LStR (Aufbewahrung der Nachweise mit den Lohnunterlagen)
• R 3.33. Abs. 5 Satz 1 LStR (Steuerfreiheit bei Auszahlung zusätzlich zum Gehalt)
• § 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV (Sozialversicherungsfreiheit des Kita-Zuschusses bei Lohnsteuerfreiheit)
• §10 Abs. 1 Nr. 5 EStG (Ansetzung des Kita-Zuschusses als Sonderausgaben in der Steuererklärung)