Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung 2026: Alles Wichtige auf einen Blick

• Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, ihren Angestellten bei jeder Lohn- oder Gehaltszahlung eine Entgeltabrechnung bereitzustellen.
• Die Abrechnung enthält alle relevanten Informationen zu Bruttoentgelt, Abzügen und dem daraus resultierenden Nettobetrag.
• Die Höhe des Nettolohns bzw. -gehalts hängt u. a. von der Lohnsteuerklasse, den Sozialversicherungsbeiträgen und eventuellen Freibeträgen ab.
• 2026 gelten aktualisierte Beitragssätze und erhöhte Steuerfreibeträge, die Arbeitgeber bei der Erstellung zwingend berücksichtigen müssen.

Arbeitnehmer werden für ihre Tätigkeit im Unternehmen entweder mit einem Lohn oder einem Gehalt vergütet – daher unterscheidet man zwischen Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung. Beide Formen werden unter dem Oberbegriff Entgeltabrechnung zusammengefasst.

• Gehalt: Eine feste monatliche Summe, unabhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit.
• Lohn: Eine variable Vergütung, die sich nach den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden richtet und damit monatlich schwanken kann.

Gemäß § 108 Gewerbeordnung (GewO) sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Beschäftigten bei jeder Lohn- oder Gehaltszahlung eine vollständige Entgeltabrechnung bereitzustellen. Diese muss alle relevanten Informationen zu Verdienst, Zuschlägen und Abzügen enthalten, damit Mitarbeitende transparent nachvollziehen können, wie sich ihr Nettobetrag ergibt.

Obwohl sich Lohn- und Gehaltsabrechnungen optisch von Betrieb zu Betrieb unterscheiden können, ist der grundlegende Aufbau gesetzlich geregelt und damit immer gleich.

Jede Entgeltabrechnung beginnt mit den Kopfdaten. Diese enthalten allgemeine, vorwiegend informative Angaben, die jedoch für die Gültigkeit der Abrechnung zwingend erforderlich sind:

• Vollständiger Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Geburtsdatum des Arbeitnehmers
• Steuer- und Sozialversicherungsdaten
• Beschäftigungszeitraum, Urlaubskonto und Vertragsdetails

Das Gesamtbrutto ergibt sich aus dem Grundlohn bzw. Grundgehalt zuzüglich weiterer Positionen:

• Sachbezüge und geldwerte Vorteile: Leistungen wie ein Firmenwagen, Dienstfahrrad oder Essenszuschuss müssen dem Bruttoentgelt hinzugerechnet werden.
• Zuschläge und Zulagen: Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge sowie Leistungs- oder Erschwernis­zulagen sind steuer- und sozialversicherungspflichtig.
• Vermögenswirksame Leistungen (VL): Arbeitgeber können bis zu 40 Euro monatlich zu einem Fonds-, Bank- oder Bausparvertrag beitragen.
• Betriebliche Altersvorsorge (bAV): Freiwillige Beiträge zur bAV sind ebenfalls in das Gesamtbrutto einzubeziehen.

Vom Gesamtbrutto werden folgende Positionen abgezogen, um das Nettoarbeitsentgelt zu ermitteln:

• Lohnsteuer: In der Regel 15 bis 45 % des Gesamtbruttos, abhängig von der Lohnsteuerklasse und eingetragenen Freibeträgen (ELStAM).
• Solidaritätszuschlag: 5,5 % der Lohnsteuer – betrifft 2026 aufgrund hoher Freigrenzen nur noch einen sehr kleinen Teil der Arbeitnehmer.
• Kirchensteuer: 8 % (Bayern und Baden-Württemberg) bzw. 9 % (alle anderen Bundesländer) der Lohnsteuer – nur für kirchensteuerpflichtige Beschäftigte.
• Sozialversicherungsbeiträge: Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung (jeweils hälftig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen).

Vom Nettoarbeitsentgelt können noch weitere Positionen abgezogen oder hinzugerechnet werden, z. B.:

• Vorschüsse
• Aufwandsentschädigungen (z. B. Reisekostenerstattung)
• Vermögenswirksame Leistungen

Am Ende der Abrechnung finden sich üblicherweise die Kontodaten des Arbeitnehmers sowie eine kumulierte Jahresübersicht, die gleichzeitig als Verdienstbescheinigung für offizielle Anlässe genutzt werden kann.

Die Beitragssätze für die Sozialversicherung werden regelmäßig angepasst. Für 2026 gelten folgende aktuelle Sätze:

Der durchschnittliche Zusatzbeitrag der gesetzlichen Krankenkassen beträgt 2026 ca. 2,5 % – je nach Krankenkasse variiert dieser Wert.

Der allgemeine Beitragssatz zur Pflegeversicherung beträgt 3,6 %. Abhängig von Alter und Kinderzahl gelten folgende Regelungen:

• Kinderlose Beschäftigte: Zuschlag von 0,6 % (Beitrag: 4,2 %)
• Beschäftigte mit 1 Kind: Allgemeiner Satz (3,6 %)
• Beschäftigte mit 2 Kindern unter 25 Jahren: Abschlag von 0,25 % (3,35 %)
• Beschäftigte mit 3 Kindern unter 25 Jahren: Abschlag von 0,5 % (3,1 %)
• Beschäftigte mit 4 Kindern unter 25 Jahren: Abschlag von 0,75 % (2,85 %)
• Beschäftigte mit 5 oder mehr Kindern unter 25 Jahren: Abschlag von 1,0 % (2,6 %)

Der Arbeitgeberanteil liegt stets bei 1,8 %, der Arbeitnehmeranteil variiert entsprechend.

Neben den Sozialversicherungsbeiträgen ist die Lohnsteuer ein wesentlicher Faktor bei der Berechnung des Nettoentgelts. Die Höhe der Lohnsteuer wird maßgeblich durch die Lohnsteuerklasse bestimmt. Es gibt sechs Klassen:

Fehler in der Entgeltabrechnung können teuer werden. Diese treten besonders häufig auf:

1. Veraltete Beitragssätze verwenden
Sozialversicherungsbeiträge und Steuerfreibeträge ändern sich jährlich. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software oder Ihr Abrechnungssystem stets auf dem aktuellen Stand ist.

2. Sachbezüge falsch oder gar nicht erfassen
Geldwerte Vorteile wie Dienstwagen, Essenszuschüsse oder Tankgutscheine müssen korrekt im Bruttoentgelt ausgewiesen werden – sonst drohen Nachzahlungen bei Betriebsprüfungen.

3. Fristen versäumen
Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge müssen pünktlich an Finanzamt und Sozialversicherungsträger abgeführt werden. Bei drei aufeinanderfolgenden Säumnissen drohen Geld- oder sogar Freiheitsstrafen.

4. Korrekturen verschlafen
Berechnungsfehler können nur innerhalb von drei Monaten rückwirkend korrigiert werden. Danach ist der Aufwand erheblich höher.

5. Fehlende Dokumentation
Entgeltabrechnungen und zugehörige Unterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6 Jahre für Lohnunterlagen). Digitale Lösungen helfen, die Archivierung regelkonform zu gestalten.

Anhand eines konkreten Beispiels zeigen wir, wie sich der Nettolohn für 2026 berechnet:

Eckdaten des Arbeitnehmers:

• Wohnort: Baden-Württemberg
• Geburtsjahr: 1993
• Steuerklasse: I
• Monatsbruttolohn: 3.000 Euro
• Kirchensteuer: 8 % (Baden-Württemberg)
• Krankenversicherung: gesetzlich versichert, KV-Zusatzbeitrag: 2,0 %
• Keine Kinder

Berechnung Nettolohn (Abgaben des Arbeitnehmers):

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Wer Entgeltabrechnungen selbst erstellen möchte, profitiert von mehr Unabhängigkeit, Kostenkontrolle und dem direkten Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten. Wichtige Voraussetzungen sind:

1. Aktuelle Beitragssätze und Steuertabellen regelmäßig prüfen und einpflegen
2. Zuverlässige Software oder ein professionelles Lohnabrechnungstool einsetzen
3. Aufbewahrungsfristen beachten und Dokumente digital und sicher archivieren
4. Bei Unklarheiten einen Steuerberater oder Lohnbuchhalter hinzuziehen

Eine korrekte Lohn- oder Gehaltsabrechnung ist weit mehr als Pflichtaufgabe – sie ist ein Vertrauensdokument zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Wer sich 2026 eingehend mit den aktuellen Beitragssätzen, Steuerfreibeträgen und gesetzlichen Anforderungen vertraut macht, kann Entgeltabrechnungen intern, kostengünstig und rechtssicher erstellen.

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