Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung 2025:
Alles Wichtige auf einen Blick

Für Arbeitnehmer ist es selbstverständlich: Gleichzeitig mit der Zahlung ihres Monatslohns oder -gehalts erhalten sie eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung. Doch wie wird eine solche Abrechnung überhaupt erstellt? Und was muss sie enthalten? Dieser Artikel zeigt Ihnen als Arbeitgeber, wie Sie selbst eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung erstellen und was es 2025 zu beachten gilt.

Arbeitnehmer werden für ihre Leistung im Unternehmen entweder mit einem Lohn oder einem Gehalt vergütet. Daher spricht man nicht immer nur von einer Lohnabrechnung, sondern je nach Fall auch von einer Gehaltsabrechnung. Kurzum: Der Begriff richtet sich damit, wie ein Arbeitnehmer entlohnt wird.

• Gehalt: Hierbei handelt es sich um eine feste Summe, die der Arbeitgeber monatlich an den Arbeitnehmer auszahlt. Wie lange der Angestellte tatsächlich tätig war, ist dabei irrelevant.

• Lohn: Hier werden Arbeitnehmer nach ihren wirklich erbrachten Arbeitsstunden bezahlt. Daher variiert der Betrag von Monat zu Monat.

In der Lohn- oder Gehaltsabrechnung wird im Hauptteil unter „Brutto-Bezüge“ eingetragen, ob der Mitarbeiter Lohn oder Gehalt erhält. Ein Oberbegriff für beide Abrechnungsarten ist die „Entgeltabrechnung“. Die Verdienstabrechnung wiederum versteht sich als Synonym für die Lohnabrechnung.

Gemäß §108 Gewerbeordnung (GewO) sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, ihren Angestellten eine Entgeltabrechnung bei Zahlung des Arbeitsentgelts bereitzustellen. Sie enthält alle wichtigen Informationen zum Verdienst sowie allen Zuschlägen und Abzügen. So können Mitarbeiter transparent nachvollziehen, warum ihnen wie viel von ihrem Bruttoentgelt übrigbleibt.

Optisch unterscheiden sich die Lohn- und Gehaltsabrechnungen von Betrieb zu Betrieb. Jedoch ist der Aufbau immer der gleiche. Schließlich gibt es gesetzliche Regelungen zum Aufbau von Entgeltabrechnungen.

Die Entgeltabrechnung beginnt immer mit den Kopfdaten. Dazu zählen allgemeine Daten, die meist informativen Charakter haben. Nichtsdestotrotz sind sie für die Lohnabrechnung grundsätzlich erforderlich.

Arbeitgeber müssen den vollständigen Namen sowie die Anschrift von Arbeitnehmer und -geber und das Geburtsdatum des Angestellten angeben. Üblich ist ebenso die Angabe von Steuer- und Sozialversicherungsdaten, Urlaubskonto und Details zum Vertrag.

Das Gesamtbrutto setzt sich aus mehreren Bestandteilen zusammen. Neben dem Verdienst des Mitarbeiters fließen folgende Positionen mit ein:

• Geldwerte Vorteile und Sachbezüge: Wenn Ihre Angestellten Sachbezüge wie einen Firmenwagen, ein Dienstfahrrad oder einen Essenszuschuss von Ihnen erhalten, müssen diese zum Bruttoentgelt hinzugefügt werden.

• Zuschläge und Zulagen: Zuschläge für die Arbeit an Feier- und Sonntagen sowie nachts sind ebenso wie Leistungs-, Erschwernis- oder Funktionszulagen steuer- und sozialversicherungspflichtig.

• Vermögenswirksame Leistungen: Arbeitgeber können bis zu 40 Euro zu einem Fonds- oder Banksparplan, einer Baufinanzierung, oder einem Bausparvertrag beisteuern.

• Betriebliche Altersvorsorge: Freiwillige Beiträge zur bAV von Mitarbeitern müssen ebenfalls versteuert werden und müssen zum Brutto hinzugefügt werden.

Sind alle Positionen mit dem Bruttomonatsentgelt addiert, ergibt sich das Gesamtbrutto.

Wenn Sie das Gesamtbrutto ermittelt haben, ist die Grundlage für die Berechnung des Nettoarbeitsentgelts geschaffen. Hier werden einige Positionen abgezogen, um den Betrag zu erhalten, der tatsächlich an den Mitarbeiter ausgezahlt wird.

Zunächst ist da die Lohnsteuer. Sie beläuft sich in der Regel auf 15 bis 45 % des Gesamtbruttos und wird durch sogenannte persönliche elektronische Lohnsteuermerkmale (ELStAM) festgelegt. Relevant sind dabei Faktoren wie die Lohnsteuerklasse und eingetragene Steuerfreibeträge wie außergewöhnliche Belastungen oder Kinderfreibeträge.

Als Nächstes wird der Solidaritätszuschlag in Höhe von 5,5 % abgezogen. Bei den meisten Arbeitnehmern ist er seit 2021 nicht mehr relevant. Das liegt daran, dass die Freigrenzen inzwischen sehr hoch sind.

Bei kirchensteuerpflichtigen Mitarbeitern wird die Kirchensteuer in Höhe von 8 % in Bayern und Baden-Württemberg oder 9 % in allen anderen Bundesländern von der ermittelten Lohnsteuer abgezogen.

Auch Sozialversicherungsbeiträge kommen vom Bruttoentgelt noch weg. Dazu zählen:

• Krankenversicherung

• Pflegeversicherung

• Arbeitslosenversicherung

• Rentenversicherung

All diese Beträge werden vom Arbeitgeber direkt einbehalten und an das Finanzamt überführt. Das Nettoarbeitsentgelt ist entstanden.

Es gibt weitere Abschläge und Zuschläge, die vom Nettoarbeitsentgelt abgezogen werden. Dazu gehören unter anderem Vorschüsse, Aufwandsentschädigungen wie die Erstattung von Reisekosten oder vermögenswirksame Leistungen.

Unter der Lohn- oder Gehaltsabrechnung geben Arbeitgeber für gewöhnlich weitere Informationen an. Üblicherweise sind das die Kontodaten des Arbeitnehmers und eine Jahresübersicht mit den kumulierten Werten. Diese dient gleichzeitig als Verdienstbescheinigung, die der Mitarbeiter bei offiziellen Anlässen nutzen kann.

Lässt sich das Entgelt von Arbeitnehmern nur in Lohn und Gehalt unterteilen? Tatsächlich gibt es viele weitere Begriffe, mit denen Sie sich vertraut machen sollten, wenn Sie eine Gehalts- oder Lohnabrechnung erstellen wollen.

Er basiert auf der Arbeitsmenge, sodass mehr Leistung mit einem höheren Entgelt belohnt wird.

Dieser wird anhand der geleisteten Arbeitsstunden berechnet.

Hiermit erhalten Angestellte eine Belohnung für besonders gute Leistungen.

Arbeitnehmer erhalten eine feste und regelmäßige Entlohnung.

Sie ist vor allem bei Teilzeitkräften relevant oder dann, wenn ein Angestellter keine vollständigen Arbeitsmonate geleistet hat.

Dieses wird auf der Grundlage des vorherigen Einkommens berechnet.

Dabei handelt es sich um eine zusätzliche Belohnung für besondere Leistungen.

Sie stellen eine erfolgsabhängige Vergütung dar, die meist Führungskräften und leitenden Angestellten zukommt.

Wenn die geleisteten Arbeitsstunden über die reguläre Arbeitszeit hinausgehen, lassen sie sich gesondert auszahlen.

In der Regel erfolgt die Auszahlung zu Weihnachten und dient als Anerkennung für die Arbeit im vergangenen Jahr.

Die Höhe der Sozialabgaben und anderen Positionen, die Sie zur Berechnung des Nettolohns oder -gehalts benötigen, variiert. Wenn Sie 2025 eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung erstellen möchten, sollten Sie demnach die aktuellen Beitragssätze kennen. Wir von Probonio geben Ihnen eine Übersicht:

Bei der Pflegeversicherung gibt es einige Besonderheiten zu beachten. Ihre Höhe richtet sich einerseits nach dem Alter der Beschäftigten und andererseits nach der Anzahl der Kinder. Die Höhe der Pflegeversicherung 2025 beträgt allgemein 3,6 %. Je nach Konstellation kommen Abschläge oder Zuschläge ins Spiel:

• Beschäftigte ohne Kinder: Zuschlag von 0,6 %

• Beschäftigte mit 2 Kindern unter 25 Jahren: Abschlag von 0,25 %

• Beschäftigte mit 3 Kindern unter 25 Jahren: Abschlag von 0,5 %

• Beschäftigte mit 4 Kindern unter 25 Jahren: Abschlag von 0,75 %

• Beschäftigte mit 5 oder mehr Kindern unter 25 Jahren: Abschlag von 1 %

Der Arbeitgeberanteil liegt in jedem Fall bei 1,8 %. Demnach variieren auch die Anteile für den Arbeitnehmer.

Neben den Sozialversicherungsbeiträgen ist auch die Lohnsteuer relevant. Diese wird von der Lohnsteuerklasse beeinflusst. Davon gibt es 6 unterschiedliche. Für jede dieser Steuerklassen ergibt sich ein monatlich steuerfreier Arbeitslohn (msA).

In Deutschland soll es dazu jedoch bald Änderungen geben. Die Abschaffung der Steuerklassen 3 und 5 ist bereits im Gespräch und soll bis 2030 stattfinden. Die Steuerfreibeträge sollen zudem erhöht werden.

Viele Arbeitgeber, die sich zum ersten Mal an die Erstellung einer Gehalts- oder Lohnabrechnung wagen, laufen Gefahr, Fehler zu machen. Da es sich allerdings um ein steuerrelevantes Dokument handelt, müssen alle Angaben und Daten korrekt sein. Berechnungsfehler können Sie nur innerhalb von drei Monaten rückwirkend korrigieren. Das bedeutet allerdings viel Papierkram.

Schwerwiegender sind die Konsequenzen, wenn sie vergessen, fällige Beträge fristgerecht an Ämter und Behörden zu zahlen. Als Arbeitgeber machen Sie sich strafbar, wenn dies bei drei aufeinanderfolgenden Zahlungen passiert. Sie können mit Geld- oder sogar Freiheitsstrafen belangt werden.

Optimal ist es daher, sich vorab eingehende Gedanken zu dem Thema zu machen und sich mit allen Besonderheiten und Begriffen vertraut zu machen. So kann man dem ein oder anderen Fehlerpotenzial gekonnt vorbeugen.

Einige entscheiden sich aufgrund der vielfältigen Fehlerpotenziale womöglich für eine externe Erstellung der Gehalts- und Lohnabrechnung. Dadurch verlieren Sie jedoch an Unabhängigkeit, haben mehr Ausgaben und müssen sensible Daten an Externe weiterleiten. Viel besser ist es daher, sich eingehend mit dem Thema zu befassen, um die Gehalts- und Lohnabrechnung künftig problemlos intern vornehmen zu können.

Viele Arbeitgeber setzen auf praktische Tools, die ihnen die Erstellung der Entgeltabrechnungen erleichtern. Und auch die Aufbewahrung von Dokumenten ist hilfreich – zumal es auch bestimmte Aufbewahrungsfristen gibt, die Sie unbedingt einhalten sollten.

Wie sieht eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung in der Praxis aus? Wir haben ein Beispiel für Sie erstellt, damit Sie sich einen Überblick über die Erstellung einer Entgeltabrechnung verschaffen können.

Der Arbeitnehmer in unserem Beispiel im Überblick:

• Wohnort: Baden-Württemberg

• Geburtsjahr: 1993

• Steuerklasse: 1

• Monatsbruttolohn: 3.000 Euro

• Geldwerter Vorteil 0 Euro

• Zahl der Kinderfreibeträge: 9 Euro

• Kirchensteuer: 8 % (Wohnort Baden-Württemberg)

• Rentenversicherung: gesetzlich versichert

• Krankenversicherung-Zusatzbeitrag: 1,7 %

• Krankenversicherung: gesetzlich versichert

• Arbeitslosenversicherung: gesetzlich versichert

Der Nettolohn wird wie folgt berechnet:

Abgaben des Arbeitnehmers:

Sozialabgaben:

Als Nettolohn ergeben sich demnach in diesem Beispiel 2.012,70 Euro.

Wenn Sie sich dazu entscheiden, Gehalts- und Lohnabrechnungen selbst zu erstellen, kann das zunächst kompliziert und unwahrscheinlich umfangreich erscheinen. Befassen Sie sich jedoch mit der Materie, gelingt Ihnen die Erstellung und Sie profitieren von Vorteilen wie einer erhöhten Unabhängigkeit, einer erheblichen Kostenersparnis sowie der vollen Kontrolle über die Daten Ihrer Angestellten.

Um eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung erstellen zu können, braucht es einiges an Know-how. Damit Ihnen als Arbeitgeber dabei keine Fehler unterlaufen, empfiehlt es sich, sich vorab eingehend mit der Thematik zu befassen. Auf diese Weise lassen sich kostengünstige und vor allem korrekte Entgeltabrechnungen intern erstellen.