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Erfolgreiche Personalbeschaffung:
So gewinnen Sie Top-Talente
aktualisiert am 05. Februar 2025
Lesezeit: 6 Minuten
Qualifizierte Mitarbeiter sind ein wertvolles Gut für Unternehmen. Sie bringen die Firma voran, unterstützen bei der Erreichung von Unternehmenszielen und sind essenziell für den Fortbestand des Betriebs. Doch wie findet man Personal, das wirklich zum Unternehmen passt? Mit der Beantwortung dieser Frage und weiteren Themen rund um die Personalbeschaffung beschäftigt sich nachfolgender Artikel.
Das Wichtigste in Kürze
Wenn ein Unternehmen eine Stelle zu vergeben hat, sucht es nach neuen Mitarbeitern, was man auch als Personalbeschaffung oder Personalgewinnung bezeichnet.
Der erste Schritt der Personalbeschaffung ist die Personalbedarfsplanung, um zu ermitteln, welche Personen für die freie Stelle geeignet sind.
Man unterscheidet externe von internen Methoden der Personalbeschaffung.
Für jedes Unternehmen eignet sich eine andere Strategie, sodass zunächst einmal alle Optionen bekannt sein sollten.
Was ist Personalbeschaffung und wie funktioniert das Recruiting?
Als Personalbeschaffung oder Personalgewinnung bezeichnet man laut dem Gabler-Wirtschaftslexikon eine „Teilfunktion des Personalmanagements“, also der Personalwirtschaft. Seine Aufgabe ist klar: Es sollten „die in einer Organisation benötigten Arbeitskräfte in qualitativer, quantitativer, zeitlicher und räumlicher Hinsicht“ rekrutiert werden. Im englischen Sprachraum verwendet man „Recruitment“ oder „Recruiting“ – Begriffe, die hierzulande in der HR-Abteilung immer gängiger werden.
Bevor es aber an die Rekrutierung neuer Mitarbeiter gehen kann, muss der Personalbedarf ermittelt werden. Folgende Fragen sollten Sie als Arbeitgeber für sich selbst beantworten können, ehe Sie auf die Suche nach neuen Angestellten gehen:
Qualitativ: Welche Qualifikationen muss ein Mitarbeiter mitbringen?
Quantitativ: Welche Stellen sollen besetzt werden und wie viele Mitarbeiter werden dafür benötigt?
Zeitlich und räumlich: Wann und wo werden die Mitarbeiter benötigt?
Wenn diese Bedarfsfragen geklärt sind, können Sie mit der Personalgewinnung loslegen. Grundsätzlich ist dies die Aufgabe der Personalabteilung. Sowohl früher als auch in der heutigen digitalen Zeit gibt es einen logischen Ablauf der Personalbeschaffung:
Suchen
Auswählen
Einstellen
Übrigens:
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Definition von interner und externer Personalbeschaffung
Wenn von Personalbeschaffung die Rede ist, kommt schnell die Frage auf, ob die Stelle intern oder extern besetzt werden soll. Doch worum handelt es sich überhaupt bei interner bzw. externer Personalbeschaffung?
Bei der internen Personalbeschaffung werden offene Stellen mit bestehenden Mitarbeitern besetzt.
Bei der externen Personalbeschaffung werden neue Talente von außen angeworben.
Interne vs. externe Personalbeschaffung – Welche Strategie passt zu Ihrem Unternehmen?
Als Arbeitgeber haben Sie grundsätzlich die Wahl, ob Sie eine Stelle intern oder extern besetzen möchten. Prüfen Sie am besten zunächst, ob Sie eine vakante Stelle sinnvoll mit einem bereits bestehenden Mitarbeiter besetzen können. Eine Beförderung bzw. eine Versetzung sind möglich. Bei fachlichen Mängeln können Sie den entsprechenden Mitarbeiter auch weiter qualifizieren oder ihm einen Mentor an die Seite stellen.
Wenn Sie niemanden aus den eigenen Reihen finden, der für die Stelle passt, können Sie sich auch außen umsehen. Zwar muss diese Person erst mit den Prozessen Ihres Unternehmens vertraut werden. Doch grundsätzlich ist es eine gute Möglichkeit, um sich fachlich qualifiziertes und geeignetes Personal zu beschaffen.
Wir von Probonio haben die wichtigsten Methoden sowie Vor- und Nachteile zu beiden Arten der Personalbeschaffung für Sie zusammengetragen. So können Sie eine geeignete Strategie für Ihr Unternehmen finden.
Interne Personalbeschaffung: Methoden, Vor- und Nachteile & Beispiel
Interne Maßnahmen zur Personalbeschaffung können sich als äußerst lohnend und effektiv erweisen. Die Personalabteilung hat mehrere Möglichkeiten, in den eigenen Reihen nach einem passenden Mitarbeiter zu suchen:
Interne Stellenausschreibung: Über Mitarbeitermagazine, das Intranet, den Karrierebereich auf Ihrer Unternehmenswebseite oder einen Personalnewsletter können Sie eine interne Stellenausschreibung veröffentlichen. Auch das „Schwarze Brett“ eignet sich dafür, bekanntzugeben, dass es eine neue Möglichkeit gibt, sich innerhalb des Unternehmens weiterzuentwickeln.
Versetzung: Wenn sich ein Mitarbeiter fachlich für die offene Stelle eignet, kann dieser zeitlich befristet oder unbefristet versetzt werden. Im besten Fall erfolgt dies unter Absprache mit dem Mitarbeiter. Zudem sollten Sie auf die Regelungen im Arbeitsvertrag achten.
Empfehlung durch Vorgesetzte: Vorgesetzte können Mitarbeiter direkt für eine freie Stelle vorschlagen.
Mehrarbeit: Recht unbeliebt, aber nicht unmöglich ist die Mehrarbeit, wenn eine Stelle frei wird. Die Tätigkeiten der Person, die aus dem Unternehmen ausgeschieden ist, werden nicht auf einen Mitarbeiter, sondern auf alle übertragen.
Urlaubsverschiebung: Wenn ein Projekt dringend fertiggestellt werden muss, aber das Personal fehlt, kann gemeinsam mit einem Mitarbeiter eine Verschiebung des Urlaubs vereinbart werden. Damit lässt sich das fehlende Personal. Zumindest kurzfristig ausgleichen. Dennoch sollten im Anschluss andere Personalbeschaffungsmaßnahmen ergriffen werden, um die Stelle langfristig auszugleichen.
Beförderung: Wenn ein Mitarbeiter das Potenzial und die Bereitschaft dazu hat, sich im Unternehmen weiterzuentwickeln, ist eine Beförderung ideal geeignet. Im besten Fall erfolgt sie gleichzeitig mit einer Gehaltsanpassung.
Vor- und Nachteile der internen Personalbeschaffung
Mit internen Personalbeschaffungsmethoden werden Stellen in der Regel schnell besetzt und die Einarbeitung nimmt nicht viel Zeit in Anspruch – schließlich kennt der Mitarbeiter das Unternehmen bereits. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiterbindung gestärkt wird. Wenn es in einem Unternehmen interne Weiterentwicklungsmöglichkeiten gibt, wirkt sich das in der Regel positiv auf die Motivation aller Angestellten aus.
Mögliche Nachteile der internen Personalbeschaffung gibt es jedoch auch:
Neid durch Vorgesetztenempfehlung oder vermeintliche Bevorzugung eines Mitarbeiters
Höherer Arbeitsdruck bei vorhandenen Mitarbeitern
Keine passenden Mitarbeiter vorhanden
Kosten für Weiterbildungen und Nachqualifizierungen
Gefahr des Motivationsverlustes, falls eine interne Bewerbung abgelehnt wird.
Externe Personalbeschaffung: Möglichkeiten, Vor- und Nachteile & Beispiel
Die externe Personalbeschaffung wird in zwei Kategorien unterteilt: die aktive und die passive Personalbeschaffung. In beiden Fällen handelt es sich um Maßnahmen, die zum Ziel haben, potenzielle Mitarbeiter vom eigenen Unternehmen zu überzeugen, sodass sie sich der Firma anschließen.
Bei der passiven Personalbeschaffung wertet die Personalabteilung eingehende Initiativbewerbungen aus und sortiert die Bewerberdatenbanken nach Kandidaten, die für das Unternehmen infrage kommen. Dazu müssen Arbeitssuchende zunächst auf das Unternehmen aufmerksam werden. Entsprechende Werbemaßnahmen, die das Employer Branding stärken und die Reputation des Unternehmens verbessern, eignen sich.
Auf der anderen Seite steht die aktive Personalbeschaffung. Hier gibt es eine Menge Recruiting-Optionen, die Sie wahrnehmen sollten. Immerhin geht es hier darum, aktiv Stellenausschreibungen zu bewerben, um Arbeitssuchende auf sich aufmerksam zu machen.
Kanäle, auf denen Sie nach neuen Mitarbeitern suchen können, sind zum Beispiel:
unternehmenseigene Karrierewebseite
Printanzeigen
Online-Stellenbörsen
Jobmessen
Werbeaktionen auf Veranstaltungen
Empfehlungen aus dem Netzwerk
Headhunting
Abwerben bei Wettbewerbern
Social-Media-Recruiting
Die Instrumente der externen Personalbeschaffung wollen zielgenau und präzise eingesetzt werden. Nur so können sie ihr volles Potenzial entfalten. Ob Ihre Maßnahmen erfolgreich sind, können Sie unter anderem daran messen, ob die eingesetzten Kosten für die Personalbeschaffung den Rekrutierungsbedarf vertretbar abdecken. Berücksichtigen Sie dabei jeden Einzelfall separat, um aussagekräftige Informationen zu erhalten.
Vor- und Nachteile von externer Personalbeschaffung
Zu den Pluspunkten der externen Personalbeschaffung gehört, dass neue Bewerber frischen Wind und neue Ideen sowie Potenziale in das Unternehmen einbringen. Zudem ist die Auswahl der Bewerber größer als bei internen Prozessen, bei denen nur aus bestehenden Mitarbeitern gewählt werden kann. Hinzu kommt, dass meist keine Kosten für Weiterbildungen anfallen, da nach speziell qualifiziertem Personal gesucht wird.
Was jedoch anfällt, sind Mühen und Kosten für das Onboarding. Der Zeitaufwand der Suche sowie der Einarbeitung ist höher als bei internen Prozessen. Dazu kommen die höheren Kosten. Außerdem gehen Unternehmen das Risiko einer Fehlbesetzung der Stelle ein. Glücklicherweise gibt es die Probezeit, in der sich Unternehmen und Mitarbeiter näher kennenlernen können.
Fazit: Die besten Strategien für eine erfolgreiche Personalgewinnung
Wenn sich eine neue Stelle im Unternehmen auftut, stellt sich unweigerlich die Frage: Wer wird diese Stelle besetzen? Grundsätzlich haben Sie als Arbeitgeber die Möglichkeit, die Stelle intern oder extern zu vergeben. Es gibt viele Optionen, die je ihre eigenen Vor- und Nachteile mitbringen. Mit Fingerspitzengefühl und guter Planung treffen Sie garantiert die richtige Wahl. Wichtig ist, die Pros und Contras abzuwägen, da jede Option ihre eigenen Besonderheiten mitbringt.
FAQ – Häufig gestellte Fragen zur Personalbeschaffung
Bei der internen Personalbeschaffung wird eine freie Stelle von einem Mitarbeiter aus dem Unternehmen besetzt – zum Beispiel durch eine Beförderung.
Bei der externen Personalbeschaffung stellen Unternehmen einen neuen Mitarbeiter ein, um die freie Stelle zu besetzen.
Es gibt viele Möglichkeiten wie die interne Stellenausschreibung, die Beförderung, die Versetzung, die Urlaubsverschiebung, die Empfehlung durch Vorgesetzte oder die Mehrarbeit.
Bei der externen Personalbeschaffung unterscheidet man zwischen aktiver und passiver Personalbeschaffung. Beispiele sind Headhunting, Online-Stellenbörsen und gezielte Werbemaßnahmen, um das Employer Branding zu stärken.
Der erste Schritt des Personalbeschaffungsprozesses ist die Ermittlung des eigentlichen Personalbedarfs. Nur so kann ein geeigneter Kandidat gefunden werden.
