Personalkosten richtig berechnen:
So behalten Sie Ihre Ausgaben im Griff

Für Unternehmen gehören Mitarbeiter zu den wertvollsten Ressourcen überhaupt. Die Kosten, die für das Personal anfallen, sind jedoch nicht gerade gering. Zudem gibt es bei der Berechnung von Personalkosten viele Faktoren zu berücksichtigen. Welche Besonderheiten es gibt und wie Sie Ihre Ausgaben für Ihr Personal im Griff behalten können, zeigt Ihnen dieser Artikel.

Wenn ein Unternehmen Angestellte beschäftigt, entstehen dafür Kosten. „Personalkosten“ ist ein Oberbegriff für alle Kosten, die rund um Mitarbeiter anfallen. Dazu gehören nicht nur die Löhne und Gehälter, sondern auch Personalnebenkosten wie Verwaltungskosten und Sozialleistungen. 

In vielen Unternehmen machen Personalkosten den Großteil der Ausgaben aus. Daher ist es umso wichtiger, sich mit dem Thema zu befassen und zu sehen, woher die Kostenpunkte überhaupt kommen. Man unterscheidet direkte und indirekte Personalkosten.

Zu den direkten Personalkosten gehört das Arbeitsentgelt – also der Lohn oder das Gehalt eines Angestellten. Jedoch zählen hierzu auch variable Bestandteile und Zuschläge – zum Beispiel Nacht- und Schichtzulagen oder erfolgsabhängige Zahlungen. 

Der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt ist einfach: 

• Löhne sind variabel und werden abhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit gezahlt. Der Zeit- bzw. Stundenlohn ist relevant. Beim Akkordlohn wird nach Arbeitsleistung gezahlt. 

• Gehälter hingegen sind jeden Monat gleich. Sie werden unabhängig von der erbrachten Arbeitszeit und -leistung bezahlt.

Alle weiteren Kosten, die neben Löhnen und Gehältern für das Personal anfallen, fallen in die Kategorie „indirekte Personalkosten“. Diese wiederum lassen sich in mehrere Kategorien unterteilen: Lohnnebenkosten, Strukturkosten und sonstige Personalkosten.

Zu den Lohnnebenkosten zählen in erster Linie die Sozialabgaben, die der Arbeitgeber auf das Bruttoentgelt seiner Mitarbeiter zahlt. Das beinhaltet die Beiträge zur: 

• Krankenversicherung, 

• Pflegeversicherung, 

• Rentenversicherung, 

• Arbeitslosenversicherung, 

• Unfallversicherungen der Berufsgenossenschaften und 

• für verschiedene Umlagen. 

Hier gibt es sowohl einen Arbeitgeber- als auch einen Arbeitnehmeranteil. Zu den Personalkosten gehört nur das, was der Arbeitgeber zahlen muss – also nur der Arbeitgeberanteil. 

Auch freiwillige Leistungen des Arbeitgebers wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld – häufig als das 13. bzw. 14. Monatsgehalt bezeichnet – gehören zu den Lohnnebenkosten. Sachzuwendungen wie Zuschüsse zu Verpflegung, Transport, Gesundheitsvorsorge und Erholung werden ebenfalls dazugezählt. 

Um die Verwaltungs- und Organisationsstruktur eines Unternehmens aufrechtzuerhalten, entstehen Kosten. Diese fallen in verschiedenen Bereichen an – auch im Personalbereich. Man bezeichnet sie passenderweise als „Strukturkosten“. Unternehmen wenden Strukturkosten als Personalkosten beispielsweise für die Personalabteilung, den Betriebsarzt, die Kantine oder ein internes Weiterbildungszentrum auf.  

Sie bringen eine große Besonderheit mit: Strukturkosten gelten weitgehend als „sprungfix“. Das bedeutet, dass sie einerseits fix sind und sich andererseits stark verändern können. Hierzu ein Beispiel: 

Das Unternehmen betreibt eine firmeneigene Kantine. Wenn 2-3 neue Mitarbeiter eingestellt werden, muss an ihr nichts geändert werden. Wenn nun aber 50 neue Angestellte im Unternehmen arbeiten, muss mehr Küchenpersonal eingestellt werden, wofür entsprechend höhere Kosten anfallen. 

Die Kosten bleiben also entweder konstant oder machen einen Sprung.

Zu guter Letzt sind da noch die sogenannten „sonstigen Personalkosten“. Unternehmen sind dazu verpflichtet, ihren Mitarbeitern einen angemessenen Arbeitsplatz und die nötigen Mittel zur Verfügung zu stellen, damit sie ihren Aufgaben nachkommen können. Kosten entstehen unter anderem für: 

• Aus- und Weiterbildung wie Bücher und Seminare 

• Arbeitskleidung 

• Ausstattung des Arbeitsplatzes wie Schreibtisch, Bürostuhl etc. 

• Arbeitsgeräte wie Computer, Werkzeuge etc. 

Zu den sonstigen Personalkosten gehören auch die Ausgaben, die das Unternehmen tätigt, um Mitarbeiter einzustellen oder zu entlassen. Dazu gehören in erster Linie Abfindungen sowie Kosten für Recruiting wie Stellenanzeigen oder die Beauftragung eines Personaldienstleisters. 

Es gibt viele verschiedene Arten von Personalkosten. Es hängt stark individuell vom Unternehmen ab, welche Kosten tatsächlich entstehen und welche nicht. Trotzdem müssen die Personalkosten in jeder Firma berechnet werden – natürlich nur, wenn sie Mitarbeiter beschäftigt. 

Die direkten Personalkosten sowie die Lohnnebenkosten sind schnell und einfach berechnet: Es werden lediglich die gezahlten Gehälter und Löhne und die Anteile an den Abgaben zu den Sozialversicherungen, die freiwilligen Leistungen und sonstigen Kosten zusammengerechnet. Man kann sich daran orientieren, dass die gesetzlich bedingten Lohnnebenkosten rund 21 % der Löhne und Gehälter ausmachen. 

Bei unregelmäßigen Sonderzahlungen wie Erfolgsboni oder Weihnachtsgeld werden alle Kosten eines Jahres addiert und durch 12 geteilt. Das Ergebnis sind die durchschnittlichen monatlichen Personalkosten. Wenn dieses noch einmal durch die Anzahl der Beschäftigten geteilt wird, ergibt das die durchschnittlichen Personalkosten pro Kopf. 

Wir von Probonio haben die Formel für Sie: 

• (Jährliche Gehälter + Löhne + Abgaben und Sonderleistungen) / 12 Monate / Anzahl der Angestellten = Personalkosten pro Person 

Besonderheiten gibt es bei Teilzeitbeschäftigten. Sie dürfen in die Berechnung der Personalkosten nur anteilig einbezogen werden. Wenn eine Person beispielsweise nur 50 % einer Vollzeitstelle arbeitet, zählt sie in der Rechnung wie eine halbe Person. 

Die Struktur- und Verwaltungskosten sind etwas schwieriger zu berechnen. Zunächst müssen Sie als Arbeitgeber entscheiden, welche der Kosten Sie zu den Personalkosten hinzurechnen möchten. Das Gehalt Ihres Personalmanagers beispielsweise kann sowohl als direkte Personalkosten als auch als Nebenkosten auf alle anderen Beschäftigten umgelegt werden. Hier gibt es kein Richtig und kein Falsch. Nur doppelt dürfen die Kosten nicht aufgeführt werden. 

Nachdem Sie eine Aufstellung Ihrer Kosten erstellt haben, können Sie ähnlich wie bei der Berechnung von direkten Personalkosten und Lohnnebenkosten vorgehen. Folgende Formel eignet sich dafür: 

• Jährliche Gesamtkosten / 12 Monate / Anzahl der Angestellten = Kosten pro Monat pro Person 

Wichtig bei der Berechnung der Personalkosten ist in jedem Fall, gründlich vorzugehen. Am besten ist es, die Personalkosten eingehend zu prüfen. Andernfalls kann es schnell teuer werden. 

Für die Analyse der Personalkosten reichen die absoluten Personalkosten sowie die durchschnittlichen Personalkosten pro Kopf nicht aus. Wer gründlich vorgehen möchte, sollte folgende zwei Kennzahlen ermitteln: 

• Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten 

• Personalkosten im Verhältnis zum Ergebnis 

Diese Kennzahl beschreibt, wie hoch der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten eines Unternehmens ist. Je nach Branche kann dieser Anteil stark variieren. 

In einem Produktionsbetrieb beispielsweise wird ein großer und in die Millionen gehender Maschinenpark betrieben. Er wird allerdings nur von wenigen Mitarbeitern bedient. Auf der anderen Seite gibt es zum Beispiel eine Unternehmensberatung: Die Büros sind nicht kostspielig eingerichtet, doch viele Mitarbeiter sind für den Betrieb tätig. Im ersten Szenario nehmen die Personalkosten einen wesentlich geringeren Anteil ein als im zweiten. 

Es macht daher Sinn, den Anteil der Personalkosten zu berechnen und ihn mit dem Anteil bei anderen, ähnlichen Unternehmen zu berechnen. Auf Branchenzahlen können Sie beispielsweise über Marktstudien zugreifen. Auch der Branchenverband gibt Aufschluss darüber. Orientieren Sie sich am Branchendurchschnitt: Ihr Personalkostenanteil sollte nicht darüber liegen. 

Relevant ist ebenfalls, welche Ergebnisse Sie mit Ihrem Personalbestand erzielen. Dazu müssen Sie Ihre Personalkosten mit der Leistung Ihres Unternehmens in Relation setzen. Stellen Sie sich die Frage: „Wie hoch sind meine Personalkosten pro Einheit X?“ 

Welche Einheiten Sie für die Berechnung verwenden, hängt von der Branche und Unternehmensart ab. Wir haben ein paar Beispiele für Sie zusammengetragen: 

• Personalkosten pro 100.000 Euro Umsatz 

• Personalkosten pro bedienten Gast 

• Personalkosten pro produziertes Produkt 

Um eine aussagekräftige Analyse zu erzielen, stellen Sie am besten wieder einen Vergleich mit anderen Unternehmen an. Es ist zwar schwierig, an die Zahlen heranzukommen, doch nicht unmöglich. Bei bilanzierungspflichtigen Unternehmen können Sie die Kennzahl auf Basis des Jahresabschlusses berechnen. 

Zudem ist es sinnvoll, sich die Entwicklung im eigenen Unternehmen genau anzusehen. Wie entwickeln sich Ihre Personalkosten über die Zeit? Das liefert Ihnen eine Aussage darüber, ob sich in Ihrem Unternehmen ein Positiv- oder Negativtrend abzeichnet. 

Personalkosten machen einen Großteil der Ausgaben vieler Unternehmen aus. Demnach ist es das A und O, die Kosten zu bedenken, wenn es um die Personalplanung geht. Es gibt jedoch auch Maßnahmen, mit denen sich die Personalkosten senken lassen.

Eine Option, um Personalkosten zu sparen, ist, weniger Personal zu beschäftigen. Immer mehr Unternehmen setzen in bestimmten Bereichen auf Outsourcing – also auf die Auslagerung von Aufgaben an externe Dienstleister oder freie Mitarbeiter. 

Ob das jedoch tatsächlich günstiger ist, sei einmal dahingestellt. Zwar fallen weniger Personalkosten an, doch in der Regel sind die Honorare höher angesetzt. Allerdings haben Sie mehr Spielraum und Flexibilität: Gibt es keine Aufgaben mehr, kann die Zusammenarbeit einfacher pausiert oder beendet werden als bei einem fest angestellten Mitarbeiter. 

Unternehmen, die Werkstudenten beschäftigen, zahlen dafür geringere Lohnnebenkosten. Immerhin liegt die Wochenarbeitszeit bei maximal 20 Stunden. Somit liegen die Kosten nur bei 9,3 % anstelle von 20 %. Dennoch sollten Werkstudenten nicht als „billige Arbeitskräfte“ gesehen werden.

Im digitalen Zeitalter wird es immer einfacher, Prozesse zu verschlanken und zu automatisieren. Dadurch sind in bestimmten Bereichen weniger Mitarbeiter nötig. Die Ziele werden trotzdem erreicht. 

Automatisierung eignet sich vor allem bei Routineaufgaben. Dadurch werden auch die bestehenden Mitarbeiter entlastet, da sie mehr Zeit und Kapazität für wichtigere Aufgaben haben. 

Der große Vorteil der Automatisierung besteht darin, dass Ihr Personal ein höheres Arbeitspensum in derselben Zeit erreicht. Sie sparen effektiv Personalkosten und Ihre Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt steigt. 

Hinzu kommt, dass durch sinnvolle Automatisierungsmöglichkeiten die Mitarbeiterzufriedenheit steigen kann. Immerhin fallen gerade die Aufgaben weg, die als lästig und umständlich empfunden werden. 

Eine Alternative zur Gehaltserhöhung oder zu einem Bonus ist die Leistungs- bzw. Sachzuwendung. Diese ist entweder steuerfrei oder wird pauschal besteuert, sodass aktiv Personalkosten gespart werden können. 

Wir von Probonio ermöglichen Ihnen als Arbeitgeber, eine Reihe an Sachzuwendungen anzubieten. Vom Dienstfahrrad über Sachbezüge in Form von Gutscheinen bis hin zu Zuschüssen zu Fitnessstudio-Mitgliedschaften in Form von Firmenfitness ist vieles möglich. So können Sie für eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit sorgen und gleichzeitig Ihre Personalkosten senken. 

Personalkosten sind für Unternehmen sehr umfangreich. Sie umfassen eine Reihe an Kostenpunkten, sodass die Berechnung mehr oder weniger kompliziert ist. Wichtig ist, bei der Berechnung gründlich vorzugehen und die Personalkosten auch bei der Personalplanung zu berücksichtigen, um sich finanziell nicht zu überheben. Mit Mitarbeiter-Benefits wie von Probonio lassen sich die Personalkosten effektiv senken.