Übernachtungspauschale:
Aktuelle Sätze für In- & Ausland

Wenn eine Geschäftsreise mehrere Tage umfasst, fallen Übernachtungskosten für den Aufenthalt in einem Hotel oder einer anderen Unterkunft an. Doch müssen Mitarbeiter selbst für diese Kosten aufkommen? Was die Übernachtungspauschale ist und wie Angestellte auf Dienstreisen dadurch entlastet werden, erklärt dieser Artikel.

Wenn Mitarbeiter auf Geschäftsreise sind und in einem Hotel oder einer anderen Unterkunft übernachten, müssen sie diese Kosten nicht selbst tragen. Hier kommt die Übernachtungspauschale ins Spiel.

Dabei handelt es sich um einen Pauschbetrag, den Angestellte von ihrem Unternehmen steuerfrei gezahlt bekommen, um auf Dienstreise beispielsweise in einem Hotel übernachten zu können.

Wer im privaten Rahmen übernachtet, ist nicht dazu berechtigt, die Übernachtungspauschale zu erhalten. Andere Begriffe für die Übernachtungspauschale sind „Hotelpauschale“ oder „Unterkunftspauschale“.

Die Übernachtungspauschale ist ein Teil der Reisekostenabrechnung, die zur Vereinfachung gedacht ist. Dank ihr müssen nicht die tatsächlichen Übernachtungskosten abgerechnet werden, sondern nur ein fixer Pauschalbetrag.

Wer auf Geschäftsreise ist, erhält die Übernachtungspauschale steuerfrei. Das Unternehmen kann sie als Betriebsausgabe verbuchen und senkt damit die zu versteuernden Einnahmen. Damit ist die Übernachtungspauschale transparent und bringt für beide Seiten gewisse Vorteile: Arbeitgeber wissen, was sie bezahlen, und Arbeitnehmer wissen, was sie erhalten.

Viele Angestellte denken, dass die Übernachtungspauschale verpflichtend ist. Tatsächlich gibt es aber keine gesetzliche Grundlage, die Arbeitgeber zur Zahlung einer Übernachtungspauschale verpflichtet. Arbeitnehmer sollten sich daher immer vor einer Geschäftsreise darüber informieren, ob sie eine Übernachtungspauschale vom Unternehmen erhalten oder nicht.

Wenn das nicht der Fall ist, gibt es zwei Alternativen:

• Anstelle des Pauschbetrags können Unternehmen die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten erstatten. Dazu werden dem Arbeitgeber die Belege und Rechnungen im Zuge der Reisekostenabrechnung übermittelt.

• Wenn das Unternehmen weder die tatsächlichen Übernachtungskosten noch eine Pauschale zahlen, können sich Angestellte die Ausgaben über die eigene Steuererklärung zurückholen. Sie werden als Werbungskosten angegeben und damit von der Steuer abgesetzt.

Dass die Übernachtungspauschale steuerfrei ist, ist eine ihrer wichtigsten Eigenschaften. Wenn Arbeitnehmer diesen Pauschbetrag also im Zuge einer Dienstreise vom Arbeitgeber erhalten, wird er nicht wie das Arbeitsentgelt versteuert. Dienstreisende erhalten die Übernachtungspauschale also brutto für netto. Zusatzkosten oder Abzüge gibt es keine.

Das bedeutet jedoch, dass keine der beiden Parteien – also weder Arbeitgeber noch -nehmer – die Übernachtung von der Steuer absetzen kann. Angestellte können Kosten für eine Übernachtung dann in der Steuererklärung geltend machen, wenn das Unternehmen keine Erstattung vornimmt. Und wenn das Unternehmen einen höheren Betrag als den Pauschbetrag zahlt, gilt einerseits die Steuerpflicht und andererseits kann es die Summe als Betriebsausgaben absetzen.

Auch Selbstständige können Übernachtungskosten von der Steuer absetzen. Dazu rechnen sie auswärtige Übernachtungen als Betriebskosten an. Eine Übernachtungspauschale für Selbstständige gibt es allerdings nicht. Es gilt, die Originalbelege von Hotels und Unterkünften aufzubewahren, um sie anschließend steuerlich geltend machen zu können.

Arbeitgeber in Deutschland können die Übernachtungspauschale bis zu einem Betrag von 20 Euro nicht von ihren Betriebskosten absetzen. Daher sind Nachweise nicht zwingend erforderlich. Erst dann, wenn eine höhere Summe als die Übernachtungspauschale von der Steuer abgesetzt werden soll, ist es zwingend notwendig, alle Belege einzureichen.

Die Vorteile der Übernachtungspauschale liegen auf der Hand: Für Arbeitnehmer ist sie steuerfrei. Und wenn ein Hotel gewählt wird, das preislich unter dem Pauschbetrag liegt, darf er die Differenz steuerfrei für sich behalten.

Unternehmen hingegen sparen sich eine Menge Verwaltungsaufwand. Dank es Pauschalbetrags ist es einfach und unkompliziert, Mitarbeitern eine Übernachtung auf einer Geschäftsreise zu erstatten.

Die Übernachtungspauschale für Dienstreisen wird über die Reisekostenabrechnung abgerechnet. Dank festgelegter Sätze ist es einfach, die Übernachtungspauschale zu überweisen. Für Mitarbeiter sowie Unternehmen herrscht ein hohes Maß an Transparenz. Hinzu kommt, dass jede Dienstreise gleich behandelt wird.

Die Übernachtungspauschale ist ein Fixbetrag in der Reisekostenabrechnung. Außerdem werden keine Originalbelege benötigt, was die Abrechnung sehr unkompliziert macht.

Schon in 2024 betrug die Übernachtungspauschale in Deutschland 20 Euro pro Nacht – dieser Wert hat sich auch 2025 nicht geändert. Wenn der Arbeitgeber diese Pauschale für Übernachtungen auf Dienstreisen im Inland bezahlt, ist sie für den Arbeitnehmer steuerfrei.

Das gleiche Prinzip gilt für Übernachtungspauschalen im Ausland. Hier sind jedoch die Pauschbeträge etwas unterschiedlich. Sie orientieren sich stets an den Kosten für den Lebensunterhalt in bestimmten Bereichen. Nicht nur von Land zu Land sind die Pauschbeträge für Übernachtungen auf Dienstreisen unterschiedlich hoch. Auch ob der Angestellte in einer Metropole übernachtet, spielt eine Rolle. So ist beispielsweise der Pauschbetrag für eine Übernachtung in Paris höher als für Übernachtungen im Rest Frankreichs.

Arbeitnehmer profitieren bereits von der Übernachtungspauschale, sodass das Unternehmen die Ausgabe nicht als Betriebsausgabe in der Steuererklärung angeben kann. Für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands ist die Hotelpauschale für maximal drei Monate gültig. Wenn ein Mitarbeiter längere Zeit auswärts übernachtet, müssen die Kosten als „doppelte Haushaltsführung“ angegeben werden.

Wie bereits erwähnt, variiert die Höhe der Übernachtungspauschale je nach Region, in der die Dienstreise mit Übernachtung stattfindet. Wir von Probonio haben die wichtigsten Werte, die 2025 für Angestellte in Deutschland gelten, zusammengetragen:

Die Übernachtungspauschale ist kein Muss, aber eine praktische Möglichkeit, Mitarbeiter auf Dienstreise zu entlasten. Wenn Angestellte beruflich bedingt in einem Hotel übernachten müssen, entstehen Kosten. Diese können Arbeitgeber mit der Übernachtungspauschale ausgleichen. Es handelt sich um einen steuerfreien Pauschbetrag, der beiden Seiten gewisse Vorteile einbringt.