FTE berechnen: So ermitteln Sie das Vollzeitäquivalent richtig

In Unternehmen sind meist sowohl Vollzeitarbeitskräfte als auch Beschäftigte in Teilzeit angestellt. Es ist die Aufgabe des Arbeitgebers bzw. von Personalern, sie beide rechnerisch unter einen Hut zu bringen. Dabei hilft das Vollzeitäquivalent (FTE). Worum es sich dabei handelt und wie man es korrekt ermittelt, erklärt dieser Artikel.

Das Vollzeitäquivalent (VZÄ) wird auch Full Time Equivalent (FTE) genannt. Dieser Begriff steht für eine Rechengröße, die dabei hilft, die Arbeitszeit zu messen. FTE bezieht sich nicht auf die Anzahl realer Angestellter oder Stellen in einer Firma. Vielmehr geht es um den Zeitwert, den eine Arbeitskraft, die in Vollzeit angestellt ist, erbringt.

1 FTE entspricht damit einer Vollzeitarbeitskraft. Bei 0,5 FTE handelt es sich demnach um einen Teilzeitmitarbeiter mit 20 Stunden in der Woche. Das Prinzip ist daher recht simpel.

In Personalabteilungen spielt das Vollzeitäquivalent eine wichtige Rolle. Die Vergleichsgröße dient dazu, die Gesamtarbeitszeit im Unternehmen auf fiktive Vollzeitstellen aufzurechnen. Ob und wie viele Mitarbeiter in Teilzeit beschäftigt werden, ist dafür nicht relevant.

Ein FTE entspricht also der Arbeitszeit eines Angestellten in Vollzeit. Für die Umrechnung von einem FTE in Arbeitszeit bezieht man sich auf die durchschnittliche Arbeitszeit pro Werktag.

Die Berechnung des Vollzeitäquivalents (FTE) kann sinnvoll sein, um die Arbeitsstunden, die Teilzeitmitarbeiter leisten, in die Arbeitskapazität fiktiver Mitarbeiter in Vollzeit zu konvertieren. Das ist gerade dann ratsam, wenn in einem Unternehmen viele Teilzeitangestellte beschäftigt sind. FTEs bilden die Basis für weitere Analysen, die dabei helfen, das Unternehmen in vielfältiger Weise voranzubringen.

Um den Personalbedarf zu ermitteln, ist die Berechnung des Vollzeitäquivalents sinnvoll. Das FTE gibt an, welche Arbeitsleistung einem Unternehmen tatsächlich zur Verfügung steht. Auf dieser Basis kann eine strategische Personalplanung und Budgetierung erfolgen, die dem Unternehmen tatsächlich gerecht wird. Wichtig: Die Anzahl der tatsächlichen Mitarbeiter spielt dabei keine Rolle.

FTEs helfen dabei, die Leistung des Unternehmens zu berechnen. Über das Vollzeitäquivalent können die Normierung und Einteilung von Aufgaben in Zeiteinheiten sinnvoll bewertet werden. Dadurch gewinnen Arbeitgeber wertvolle Erkenntnisse, die sie nutzen können, um die Effizienz ihres Unternehmens zu steigern. Gerade bei der Projektplanung ist das Vollzeitäquivalent sehr praktisch. Mit FTE lassen sich Umsatz, Gewinn und Produktivität pro Mitarbeiter viel einfacher berechnen.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, lohnt sich auch ein Blick auf die Konkurrenz. Mit der FTE-Berechnung lässt sich die Mitarbeiterkapazität verschiedener Unternehmen vergleichen. Doch auch für einen internen Vergleich ist das Vollzeitäquivalent hilfreich: Es können verschiedene Unternehmensteile oder Abteilungen hinsichtlich der Mitarbeiterkapazität verglichen werden. Ob Mitarbeiter in Voll- oder Teilzeit angestellt sind, ist dabei nicht relevant.

Das Vollzeitäquivalent gehört zu den wichtigsten Personalkennzahlen. Die Personalabteilung kann auf diese Weise Entwicklungen besser einschätzen, beurteilen und steuern. Trends sind mit der FTE-Berechnung bereits frühzeitig zu erkennen.

Gerade deshalb, weil immer mehr Deutsche in Teilzeit angestellt werden, wird die Personalplanung in Unternehmen oftmals unübersichtlich. Jedoch nicht, wenn man das Vollzeitäquivalent berechnet. Es hilft dabei, stets den Überblick über die Arbeitsleistung im Unternehmen zu behalten.

Doch nicht nur Entwicklungen im eigenen Betrieb lassen sich mit dem FTE beobachten. Auch aktuelle Trends auf dem Arbeitsmarkt können mit der Berechnung des Full Time Equivalent viel besser eingeordnet werden.

Welche Arbeitsgesetze für ein Unternehmen gelten, hängt unter anderem davon ab, wie viel Arbeit von Mitarbeitern geleistet wird. Auch hier geht es nicht um die tatsächliche Mitarbeiterzahl, sondern um FTEs.

Im ersten Moment mag das Vollzeitäquivalent kompliziert erscheinen. Allerdings geht die Berechnung sehr einfach. Zunächst muss man die jährliche Basis für ein Full Time Equivalent kennen. Diese wird standardmäßig verwendet und liegt bei 2080 Arbeitsstunden. Dieser Wert ergibt sich aus der Annahme, dass eine Vollzeitkraft 8 Stunden am Tag an 5 Tagen in der Woche arbeitet und dies 52 Wochen pro Jahr:

• 8 x 5 x 52 = 2080

Was in diesem Rechenmodell jedoch fehlt, sind Krankheitstage, Urlaubstage und Feiertage. Dennoch wird der Wert als Grundlage für die FTE-Berechnung verwendet.

1. Im ersten Schritt wird die Anzahl der Stunden bestimmt, die von Teilzeitmitarbeitern geleistet werden.

2. Danach werden die Stunden bestimmt, die Vollzeitmitarbeiter leisten.

3. Teilzeitstunden und Vollzeitstunden werden addiert. Es ergibt sich die Gesamtstundenzahl.

4. Für die Berechnung der jährlichen FTE, werden die Gesamtstunden durch die Anzahl der Vollzeitstunden einer FTE geteilt.

Die Formel lautet daher:

• Teilzeitstunden + Vollzeitstunden = Gesamtstunden

• Gesamtstunden : Vollzeitstunden = FTE

Damit es Ihnen gelingt, das Vollzeitäquivalent korrekt zu berechnen, haben wir von Probonio ein Rechenbeispiel für Sie zusammengetragen:

In Ihrem Unternehmen haben 3 Teilzeitmitarbeiter jeweils 20 Stunden pro Woche über einen Zeitraum von 30 gearbeitet. 2 Teilzeitmitarbeiter waren je 15 Stunden über einen Zeitraum von 40 Wochen tätig.

• 3 x 20 x 30 = 1.800

• 2 x 15 x 40 = 1.200

Daneben gibt es 8 Vollzeitmitarbeiter, die über einen Zeitraum von 52 Wochen 40 Stunden gearbeitet haben.

• 8 x 40 x 52 = 16.640

Insgesamt ergibt sich folgende Anzahl an Arbeitsstunden im Unternehmen:

• 1.800 + 1.200 + 16.640 = 19.640

Um die jährliche FTE zu berechnen, teilen Sie die Gesamtstundenzahl durch die Anzahl der Vollzeitstunden einer FTE – also durch 2080.

• 19.640 : 2080 = 9,442 FTE jährlich

Womit man FTE nicht verwechseln sollte, sind reale Mitarbeiter. Da es sich lediglich um ein Rechenmodell handelt, wird mit fiktiven Mitarbeitern gerechnet. Es sind echten keine Vollzeitangestellten, sondern nur das rechnerische Äquivalent dazu – also der Zeitwert der Arbeitsleistung eines Vollzeitmitarbeiters.

Da Sie Ihre Teilzeitkräfte in die Arbeitsleistung einer Vollzeitkraft umrechnen, bleibt der FTE so lange stabil, bis Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter anpassen. Dann ändert sich die Berechnungsgrundlage und das Vollzeitäquivalent (FTE) liegt wo anders.

Ein häufiger Fehler bei der Berechnung des Full Time Equivalent ist die ungenaue Erfassung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten oder Überstunden. Dies kann die FTE-Berechnung verfälschen, sodass ein Wert herauskommt, der keine Aussagekraft hat. Besonders dann, wenn es um manuelle Eingaben geht, erhöht sich das Fehlerrisiko. Sind dann noch sehr viele Mitarbeiter involviert, können sich die Fehler potenzieren. Besser ist es daher, auf eine digitale Zeiterfassung zu setzen, um korrekte Werte für die FTE-Berechnung zu erhalten.

Neben dem FTE gibt es eine weitere Kennzahl in der HR-Abteilung: den sogenannten Headcount. Dabei handelt es sich um die tatsächliche Anzahl der Mitarbeiter. Man spricht also von einer rein quantitativen Planungskennzahl, die für die Personalberechnung eingesetzt wird.

Während FTEs für die Budgetierung und Ressourcenplanung geeignet sind, wird der Headcount für das Reporting und die Organisationsstruktur verwendet. Somit sind beide Kennzahlen für Unternehmen von großer Bedeutung, beziehen sich jedoch auf andere Werte.

Das Vollzeitäquivalent (FTE) ist eine wichtige HR-Kennzahl, die dabei hilft, die geleisteten Arbeitsstunden in einem Unternehmen zu ermitteln. Nicht zu verwechseln ist das FTE mit dem Headcount, mit dem tatsächliche Mitarbeiter gemeint sind. Die FTE-Berechnung hilft in verschiedenen Unternehmensbereichen – beispielsweise bei der strategischen Personalplanung oder Budgetplanung.