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Alles, was Sie zur steuerfreien Internetpauschale für Mitarbeiter wissen müssen

Das Internet ist zu einem unverzichtbaren Bestandteil unseres Alltags geworden, sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich. Allerdings bieten nur wenige Unternehmen ihren Mitarbeitern einen Zuschuss dafür an. Dabei kann die sogenannte Internetpauschale sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter von Vorteil sein. In diesem Artikel möchten wir die steuerfreie Internetpauschale vorstellen und Ihnen zeigen, wie Sie davon profitieren können.

Die steuerfreie Internetpauschale ist ein Zuschuss von bis zu 50 Euro monatlich, den Arbeitgeber ihren Mitarbeitern zur Deckung der laufenden Kosten für den privaten Internetanschluss anbieten können. Diese Pauschale dient dazu, die Belastungen des Mitarbeiters für die private Nutzung des Internets auszugleichen, insbesondere für diejenigen, die im Homeoffice arbeiten und somit häufiger auf eine private Internetverbindung angewiesen sind. Rechtsgrundlage für die steuerfreie Internetpauschale des Arbeitgebers ist das Einkommensteuergesetz (LStR) § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG (Lohnsteuerrichtlinie (LStR) § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG).

Was fällt alles unter die Internetpauschale?

Bei der steuerfreien Internetpauschale von 50 Euro pro Monat übernimmt der Arbeitgeber die laufenden Kosten des Internetzugangs seiner Mitarbeiter. Beim Internetzuschuss hingegen können auch zusätzliche einmalige Kosten erstattet werden.

Folgende Aufwendungen können bei der Internetpauschale erstattet werden:

• DSL-Internetverträge

• Kabel-Internetverträge

• Weitere laufende Kosten für den Internetzugang

Folgende Kosten können zusätzlich über den Internetzuschuss erstattet werden:

• Kosten für den Router

• Kosten für das Modem

• Reparaturen

• Anschlussgebühren

• Einrichtungskosten für einen Internetanschluss

• Und noch weitere zusätzliche Kosten

Andere Kosten wie beispielsweise Mobiltelefonverträge oder Streaming-Dienste sind hingegen nicht abgedeckt. (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG)

Damit der Mitarbeiter die steuerfreie Internetpauschale vom Arbeitgeber zusätzlich zum Lohn erhalten kann, müssen folgende Regelungen beachtet werden:

• Der Internetvertrag muss auf den Namen des Mitarbeiters laufen

• Bei gemeinsamer Kostenübernahme durch mehrere Parteien erhält der Mitarbeiter nur einen Anteil der Bezuschussung

• Der Freibetrag von 50 Euro monatlich je Mitarbeiter darf nicht überschritten werden

• Die steuerfreie Internetpauschale wird vom Arbeitgeber als zusätzlicher Lohn gewährt und nicht als Ersatz für bisherige Zahlungen

Um die Verwaltung zu vereinfachen, können Arbeitgeber die laufenden Internetnutzungskosten ihrer Arbeitnehmer pauschal mit 25% versteuern. Dies gilt, solange der vom Arbeitnehmer angegebene Betrag den Freibetrag von 50 Euro pro Monat nicht überschreitet (gültig seit 2022). Zusätzlich sind noch die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag abzuführen, während Sozialversicherungsbeiträge nicht anfallen.

Neben der Erstattung der laufenden Kosten können Arbeitgeber auch einmalige Kosten bis zur tatsächlichen Höhe der Aufwendungen erstatten. Somit sind hier auch Beträge über 50 Euro erstattungsfähig. Hierfür sind von den Mitarbeitern jedoch einzelne Nachweise der Kosten vorzubringen.

Dabei muss der Internetvertrag auf den Namen des Mitarbeiters laufen, um die Pauschale zu erhalten.

Kann die Internetpauschale auch als Sachbezug abgerechnet werden?

Der Sachbezug ist eine steuerliche Bewertung von Leistungen, die ein Arbeitgeber an seine Mitarbeiter erbringt und kann in Form von Geld- oder Sachleistungen gewährt werden. Die Internetpauschale fällt dabei in die Kategorie der Sachleistungen. Die Pauschale wird vom Arbeitgeber für den Internetanschluss und für die erforderliche Hardware gezahlt und stellt somit eine Sachleistung dar.

Grundsätzlich fällt die Internetpauschale nicht unter den 50 Euro Sachbezug, kann jedoch theoretisch auch als diesen abgerechnet werden. Allerdings ist dies nicht üblich, da die Abrechnung als Internetpauschale ohnehin steuerliche Vorteile bietet und somit auch zusätzlich zu weiteren Sachbezügen wie steuerfreien Gutscheinen, Mitgliedschaften zum Fitnessstudio oder dem Gesundheitsbudget genutzt werden kann. Zudem bietet die Pauschale den Vorteil, dass Arbeitgeber und Mitarbeiter die aufwendige Dokumentation und Abrechnung einzelner Ausgaben für das Homeoffice sparen.

Für Mitarbeiter im Homeoffice gelten grundsätzlich dieselben Regeln wie für Mitarbeiter im Büro. Der Arbeitgeber kann ihnen eine steuerfreie Internetpauschale von bis zu 50 Euro pro Monat zahlen, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind. Die Internetpauschale dient der Erstattung der Kosten, die beim Mitarbeiter für seinen privaten Internetanschluss entstehen. Der Internetanschluss muss dabei nicht zu betrieblichen Zwecken genutzt werden – es kann sich also um einen reinen Privatanschluss handeln.

Allerdings sollte der Arbeitgeber sicherstellen, dass der Mitarbeiter tatsächlich über einen eigenen Internetanschluss verfügt. Wenn der Mitarbeiter zum Beispiel den Internetanschluss seines Nachbarn oder öffentliche WLAN-Hotspots nutzt, kann dies problematisch sein. In diesem Fall kann der Arbeitgeber die Kosten für den Internetzugang nicht im Rahmen der Internetpauschale erstatten.

Aufgrund dessen ist es auch erforderlich, dass Mitarbeiter beim Arbeitgeber einmal jährlich eine Zusatzvereinbarung unterschreiben, um die Kosten für die Internetnutzung zu bestätigen. Mit einem Benefit-Anbieter wie Probonio kann die Zusatzvereinbarung jährlich ganz einfach per App unterschrieben werden und für den Arbeitgeber besteht kein weiterer Verwaltungsaufwand.

Zudem sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer darauf achten, dass die Internetpauschale nicht mit dem steuerfreien Arbeitszimmer-Pauschbetrag verwechselt wird. Denn dieser kann in bestimmten Fällen ebenfalls für das häusliche Arbeitszimmer im Homeoffice genutzt werden, während die Internetpauschale explizit für den privaten Internetzugang gedacht ist.

Aufgrund der steuerlichen Begünstigungen bringt die Internetpauschale sowohl für Mitarbeiter als auch Arbeitgeber einige Vorteile mit sich:

• Die Erhöhung des Jahresbruttogehalts um 600 Euro mittels einer klassischen Bruttolohnerhöhung erfordert eine Ausgabe von mindestens dem doppelten Betrag. Im Gegensatz dazu können Unternehmen durch die Internetpauschale von Probonio das Gehalt ihrer Mitarbeiter um bis zu 600 Euro pro Jahr erhöhen und dabei im Gegensatz zu einer herkömmlichen Gehaltserhöhung hohe Kosten sparen.

• Durch die uneingeschränkte Nutzung der steuerfreien Internetpauschale ist der Zuschuss sowohl für private als auch für berufliche Zwecke zugelassen.

• Neben bereits bestehenden Verträgen können auch neue Verträge durch Vertragsänderungen mit der steuerfreien Internetpauschale bezuschusst werden.

• Die Einführung der Internetpauschale ist einfach und kostengünstig und erfordert nur geringen administrativen Aufwand.

• Die Bereitstellung einer Internetpauschale signalisiert, dass das Unternehmen die Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeiter ernst nimmt und ihre Arbeitsbedingungen verbessern möchte.

Durch die Einführung der steuerfreien Internetpauschale können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern eine zusätzliche Vergütung bieten, ohne ihre Kosten für Löhne und Gehälter signifikant zu erhöhen. Mit Benefit-Anbietern wie Probonio ist die Einführung der steuerfreien Internetpauschale im Unternehmen ganz einfach:

• Schnelle und einfache Implementierung: Sobald der Vertragszusatz unterzeichnet wurde, müssen die Mitarbeiter lediglich die Höhe ihrer monatlichen Internetkosten angeben, um die Internetpauschale zu erhalten.

• Automatischer Prozess: Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, wird die Internetpauschale automatisch jeden Monat an die Mitarbeiter ausgeschüttet, wodurch kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand entsteht.

• Nahtlose Integration zur Lohnbuchhaltung: Automatisierte Übermittlung der Abrechnungsdaten an Ihr gewünschtes Lohnprogramm, wie z.B. Datev LODAS oder Lexware.

Berechnung der Gesamtbelastung (Budget auf Arbeitgeberseite): Bei 10 Mitarbeitern mit durchschnittlich 35 Euro Internetkosten berechnet sich die Gesamtbelastung wie folgt:

• 35 Euro Auszahlung an die Mitarbeiter (ohne Abzüge auf Arbeitnehmerseite)

• 9,23 Euro Pauschalsteuer inkl. Soli (=35*(0,25*1,055); Kirchensteuer nicht berücksichtigt)

• 1,60 Euro Lizenzgebühr an Benefit-Anbieter wie z.B. Probonio

• 458,30 Euro monatlich bei 10 Mitarbeitern. Im Vergleich zu einer klassischen Gehaltserhöhung werden ca. 750 Euro Budget für dieselbe Nettoauszahlung an Mitarbeiter benötigt (abhängig von den individuellen Lohn- und Steuerdaten)

Die steuerfreie Internetpauschale lohnt sich definitiv: Arbeitgeber haben die Möglichkeit einen attraktiven Benefit anzubieten, der täglich vom Mitarbeiter genutzt werden kann. Zudem kann das Gehalt der Mitarbeiter kostengünstig erhöht werden, da die Internetpauschale einen wesentlich geringeren finanziellen Aufwand erfordert als eine herkömmliche Gehaltserhöhung.

Mit Benefit-Anbietern wie Probonio kann die tägliche Wahrnehmung des Benefits durch die Visualisierung in der App gesteigert werden. Aber auch der geringe Verwaltungsaufwand aufgrund der bereits verfügbaren Zusatzvereinbarung in der App macht die Internetpauschale zu einem effizienten Benefit – und zeigt den Mitarbeitern dabei zusätzliche Anerkennung.