Lohnnebenkosten: So können Arbeitgeber sie berechnen!

Neben den regulären Löhnen und Gehältern fallen sogenannte Lohnnebenkosten an. Diese Ausgaben sind für Angestellte nicht sichtbar, für Arbeitgeber jedoch sehr wichtig. Worum es sich dabei im Detail handelt und wie Lohnnebenkosten berechnet werden, zeigt dieser Artikel. 

Durch Gehaltszahlungen an Arbeitnehmer fallen sogenannte Lohnnebenkosten an. Sie lassen sich in drei Kategorien unterteilen: 

• Gesetzliche Lohnnebenkosten 

• Variable Lohnnebenkosten 

• Freiwillige Lohnnebenkosten 

Die Lohnnebenkosten sind für Arbeitnehmer nicht ersichtlich, wenn sie sich ihre Gehaltsabrechnung ansehen. Nur in der internen Buchhaltung des Arbeitgebers werden sie aufgeführt. Hier sind sie immerhin auch relevant. 

Sie belaufen sich auf rund 22 % des Bruttolohns eines Angestellten. Somit müssen Arbeitgeber immer mehr bezahlen, als sie ihren Angestellten tatsächlich auszahlen. Für Arbeitnehmer sind diese Mehrkosten auf den ersten Blick nicht erkennbar. Für Arbeitgeber ist es jedoch unverzichtbar, sich mit dem Thema zu befassen. 

Arbeitgeber zahlen den Versicherungsträgern sofort die entsprechenden Abgaben. In der Steuererklärung können sie anschließend geltend gemacht werden. 

Worin besteht der Unterschied zwischen Gehalt bzw. Lohn und den Lohnnebenkosten? Gehälter und Löhne von Arbeitnehmern werden als direkte Arbeitskosten bezeichnet. Die Lohnnebenkosten hingegen sind indirekte Arbeitskosten. Es fallen darunter alle Ausgaben, die zusätzlich zum Bruttolohn eines Angestellten anfallen. Dies wird später bei der Steuererklärung noch relevant. 

Lohnnebenkosten bestehen vorwiegend aus den sogenannten Sozialversicherungsbeiträgen. Es gibt insgesamt 5 Sozialversicherungen, an die Arbeitgeber Beiträge direkt abführen müssen: 

• Krankenversicherung: Die Krankenversicherung ist in Deutschland für jeden Menschen verpflichtend. Sie sichert die medizinische Versorgung im Falle einer Erkrankung. 

• Rentenversicherung: Diese Versicherung ist nur für Arbeitnehmer verpflichtend. Sie sichert die Rentenzahlungen im Ruhestand und die verminderte Erwerbsfähigkeit. 

• Pflegeversicherung: Sie ist relevant, wenn ein Pflegeanspruch entsteht, d.h. wenn ein Mensch einen Pflegegrad erhält. Dazu kann es bei körperlichen sowie geistigen Beeinträchtigungen sowie im Alter kommen. Wie auch die Krankenversicherung ist auch die Pflegeversicherung für alle Menschen in Deutschland Pflicht. In der gesetzlichen Krankenversicherung ist sie automatisch versichert. 

• Arbeitslosenversicherung: Im Falle einer Erwerbslosigkeit werden Arbeitnehmer von der Arbeitslosenversicherung finanziell unterstützt. Somit ist auch diese Sozialversicherung für Angestellte Pflicht. 

• Unfallversicherung: Arbeitgeber zahlen auch in die gesetzliche Unfallversicherung ein. Sie unterstützt Menschen bei einem Berufsunfall oder bei einer Berufskrankheit. Für Angestellte ist sie verpflichtend. 

Bei diesen sogenannten gesetzlichen Nebenkosten zahlen Arbeitgeber in der Regel die Hälfte. Die andere Hälfte bezahlt der Arbeitnehmer direkt über sein Arbeitsentgelt. Die einzige Ausnahme stellt die Unfallversicherung dar. Hier entrichtet der Arbeitgeber den Beitrag alleinig. 

Neben den genannten Sozialversicherungsbeiträgen und den Beiträgen zur Unfallversicherung zahlen Unternehmen noch Beiträge für Umlagen – auch U1, U2 und U3 genannt. Während Arbeitgeber bei U1 und U2 von der gesetzlichen Krankenkasse unterstützt werden, bietet die Agentur für Arbeit bei U3 Unterstützung. 

• Umlage 1 (U1): Wenn Mitarbeiter erkranken und ausfallen, zahlt die jeweilige gesetzliche Krankenkasse einen Teil des Entgelts weiter. Alle Unternehmen mit weniger als 30 Mitarbeitern sind zur Teilnahme verpflichtet. 

• Umlage 2 (U2): Wenn ein Arbeitnehmer in den Mutterschutz geht, übernimmt die gesetzliche Krankenkasse alle Bezüge. Alle Unternehmen sind zur Teilnahme an der Umlage 2 verpflichtet. 

• Umlage 3 (U3): Die Agentur für Arbeit wird dann tätig, wenn Arbeitnehmer Insolvenz beantragen müssen. Die Löhne und Gehälter des Angestellten werden dann für drei weitere Monate von ihr übernommen. 

Auch Kosten für Aus- und Weiterbildung können zu den Lohnnebenkosten zählen. Wenn Unternehmen ihre Angestellten durch Schulungen und Kurse weiterbilden, fallen gleich mehrere Lohnnebenkosten an. Hierzu zählen die Kosten für die Kurse selbst sowie Kosten, die für einen Trainer oder Ausbilder angefallen sind. Auch die Mietkosten für die Räumlichkeiten, in denen die Weiterbildung stattfindet, sowie Ausgaben für Lehrmaterialien gehören zu den Lohnnebenkosten. 

Diese Art der Lohnnebenkosten kann von Monat zu Monat unterschiedlich hoch ausfallen. Es handelt sich somit nicht um monatliche Fixkosten und sie können wegfallen. 

Überdies gibt es noch sonstige Anwendungen, die in die Lohnnebenkosten einfließen: 

• Kosten für Berufsbekleidung 

• Umzugskosten 

• Anwerbungskosten 

• Einrichtungsbeihilfen 

Bei Einrichtungsbeihilfen handelt es sich um Leistungen, die Arbeitgeber ihren Angestellten bewilligen können, damit ihnen der Start im neuen Job leichter fällt. 

Zu guter Letzt stellen auch Steuern einen wichtigen Teil der Lohnnebenkosten dar. Die Steuern auf die Lohnsumme bzw. die Angestelltenzahl fließen in die Berechnung mit ein. 

Je höher das Arbeitsentgelt, desto höher die Lohnnebenkosten? Das ist ein häufiger Trugschluss. Tatsächlich sind die Abgaben daran gekoppelt, wie viel ein Angestellter verdient. Jedoch gibt es sogenannte Beitragsbemessungsgrenzen, die den Arbeitgeberanteil bei den Lohnnebenkosten deckelt. 

Sie legen fest, bis zu welcher Einkommenshöhe Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen. Für den Teil des Bruttoeinkommens, der über der Grenze liegt, muss der Arbeitgeber keine Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Auf diese Weise bleiben auch sehr gut verdienende Angestellte für Arbeitgeber attraktiv. 

Doch wie viel ist es nun, was monatlich an Lohnnebenkosten fällig wird? Tatsächlich gibt es dabei Unterschiede zwischen den alten und den neuen Bundesländern – zumindest noch eine kurze Zeit lang. 

Arbeitgeber können davon ausgehen, dass die Höhe der Lohnnebenkosten auch 2025 rund 21-22 % der Bruttolöhne ihrer Angestellten beträgt. Im Jahr 2025 sollen die Sozialversicherungsbeiträge erneut steigen. Der Grund dafür waren unter anderem steigende Löhne im Jahr 2023. 

Ab 1. Januar 2025 gelten eine einheitliche Beitragsbemessungsgrenze sowie eine einheitliche Bezugsgröße in den neuen und alten Bundesländern. Bislang gab es bei der Renten- und Arbeitslosenversicherung Unterschiede zwischen West und Ost. 

Grund für die Änderung ist ein Gesetz, das eine schrittweise Angleichung vorsieht. Seit 1. Januar 2019 nähern sich die Ostwerte den Westwerten an. 2025 ist es so weit und die Beitragsbemessungsgrenze wird vollständig angehoben worden sein. 

Doch was bedeutet das in der Praxis? Zunächst einmal steigt der gesetzliche Mindestlohn, was auch eine Erhöhung der Geringfügigkeitsgrenze nach sich zieht. Nun jedoch zu den Lohnnebenkosten: Die Sozialversicherungsbeiträge werden steigen, sodass sich auch die Lohnnebenkosten erhöhen. Auch die Beitragsbemessungsgrenzen ändern sich. 

Die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge für 2025 wurde in einem ersten Entwurf bereits veröffentlicht. Natürlich kann sich bis zum 1. Januar 2025 jedoch noch etwas ändern, sodass die Werte nur mit Vorsicht zu genießen sind: 

Die Unterschiede zwischen West und Ost bei der Renten- und Arbeitslosenversicherung sind bald passé. Die Bezugsgrößen 2025 sollen voraussichtlich wie folgt aussehen: 

• Gesetzliche Kranken- und Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung 2025 für Ost und West: 44.940 Euro jährlich 

• Gesetzliche Kranken- und Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung 2025 für Ost und West: 3.745 Euro monatlich 

Und wie steht es um die Beitragsbemessungsgrenzen? Diese sind ab 2025 für die neuen und alten Bundesländer einheitlich: 

Ausnahmen bei den Lohnnebenkosten gibt es bei Menschen, die geringfügig beschäftigt sind. Man spricht auch von Minijobbern. Die aktuelle Einkommensgrenze liegt bei 538 Euro monatlich (2024), steigt im Jahr 2025 jedoch auf 556 Euro an. 

Minijobber zahlen nur einen geringen Anteil des Rentenbeitrags. Der Arbeitgeber entrichtet die restlichen Beiträge zu den Sozialversicherungen. Dabei sind die Lohnnebenkosten bei geringfügig Beschäftigten keineswegs geringer, sondern sogar höher als bei regulär sozialversicherungspflichtigen Jobs. 

Damit gelten Minijobs nicht als Methode, um Lohnnebenkosten zu sparen. Vielmehr profitieren nur Arbeitnehmer in hohem Maße davon: Sie sparen sich Geld durch geringere Abzüge durch Steuern und Sozialversicherungsbeiträge, sodass ihnen mehr Geld von ihrer geringfügigen Beschäftigung übrigbleibt. 

Auch Werksstudenten bilden eine Ausnahme. Tatsächlich sind auf deren Gehalt nur die Abgaben für die Rentenversicherung fällig. Diese werden zu gleichen Teilen auf den Arbeitgeber und den Werksstudenten verteilt. 

Diese Regelung betrifft nur ordentlich immatrikulierte Studenten, die nicht mehr als 20 Arbeitsstunden in der Woche leisten. In den Semesterferien darf diese Stundenanzahl überschritten werden. Jedoch dürfen sie in den vorherigen 12 Monaten nicht mehr als 26 über 20 Stunden pro Woche gearbeitet haben. 

Wenn gegen diese Regelungen verstoßen wird, handelt es sich nicht mehr um einen Werksstudentenjob und die kompletten Abgaben werden fällig. 

Um die Lohnnebenkosten berechnen zu können, werden einige Daten benötigt: 

• Bruttoentgelt des Beschäftigten 

• Lohnsteuerklasse des Beschäftigten 

• Beschäftigungsart (reguläre Anstellung, Minijob…) 

• Bundesland (wegen der unterschiedlichen Sätze pro Bundesland) 

• Kirchensteuerpflicht des Beschäftigten 

• Kinderfreibeträge 

Damit Sie sehen, wie Lohnnebenkosten in der Praxis berechnet werden, haben wir ein Beispiel für Sie vorbereitet: 

Der Mitarbeiter in unserem Beispiel erhält ein Bruttogehalt von 4.500 Euro. Er ist 28 Jahre alt, ledig und kinderlos. Er ist gesetzlich krankenversichert und die Umlagesätze betragen für Umlage U1 0,9 % und für Umlage U2 0,29 %. 

Folgendermaßen lassen sich die Lohnnebenkosten für 2025 berechnen: 

Die Lohnnebenkosten belaufen sich in diesem Beispiel auf ganze 1964,70 Euro. 

Da Lohnnebenkosten für viele Unternehmen teuer sind, wird immer wieder nach Möglichkeiten gesucht, sie zu senken. Tatsächlich gibt es ein paar Möglichkeiten, mit denen die Lohnnebenkosten reduziert und Arbeitgeber entlastet werden können. 

Um die Lohnnebenkosten zu senken, können Arbeitgeber steuerfreie oder pauschal besteuerte Leistungs- und Sachzuwendungen verwenden. Dabei handelt es sich um Ergänzungen zum regulären Entgelt eines Mitarbeiters. Beispiele für solche Leistungen sind Firmenfitness, Essenszuschuss, Mobilitätsbudget oder eine Erholungsbeihilfe. Auch Zuschüsse für die Kinderbetreuung oder die Übernahme von Maßnahmen, die die Gesundheit von Mitarbeitern fördern, fallen in die Kategorie. 

Doch wie lassen sich die Lohnnebenkosten mit solchen Leistungen senken? Die Kosten fallen auf diese Leistungen nicht an. Arbeitnehmer erhalten vielmehr die volle Summe, ohne dass diese versteuert werden muss und ohne dass Beiträge für die Sozialversicherungen abgehen. 

Sie stellen damit eine hervorragende Alternative zur Gehaltserhöhung dar und gelten als Argument bei Gehaltsverhandlungen. Immerhin bleibt Angestellten hier mehr Netto von ihrem Brutto. Eine geringe Gehaltserhöhung fällt oftmals gar nicht so sehr ins Gewicht. Da ist es viel attraktiver, eine Zusatzleistung zum Arbeitsentgelt zu erhalten. Das erhöht oftmals auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter und hat einen echten Nutzen. 

Bei Probonio finden Arbeitgeber eine Reihe an Leistungen, die sie ihren Angestellten gewähren können, um Lohnnebenkosten zu senken. Davon profitieren beide Seiten. 

Arbeitgeber können Lohnnebenkosten genauso wie Personalkosten und Personalzusatzkosten in der Steuererklärung geltend machen. Löhne und Gehälter gehören zu den direkten Aufwendungen oder Arbeitskosten. Lohnnebenkosten hingegen zählen zu den indirekten Aufwendungen. 

In der Buchhaltung werden die Lohnnebenkosten neben den Löhnen berechnet und dokumentiert. Das bietet die ideale Grundlage für eine vollständige Steuererklärung. 

Lohnnebenkosten entstehen zusätzlich zum Arbeitsentgelt von Angestellten. Einen großen Teil machen die Beiträge zu den Sozialversicherungen aus. Im Jahr 2025 werden sowohl die Beitragsbemessungsgrenzen sowie die Steuersätze für die Berechnung der Sozialversicherungen steigen. Somit erhöhen sich hier auch die Ausgaben für Arbeitgeber.