Fahrtkostenzuschuss steuerfrei 2024: Wissen für Arbeitgeber

Den Weg zur Arbeit muss jeder Mitarbeiter, der nicht im Homeoffice tätig ist, bestreiten. Daher bietet es sich für Arbeitgeber an, genau dort anzusetzen und einen Mitarbeitervorteil anzubieten, der die Fahrten zur Arbeit einfacher machen. Die Rede ist vom Fahrtkostenzuschuss. Unter welchen Bedingungen er steuerfrei ist und wieso auch Arbeitgeber davon profitieren, erklärt dieser Artikel.

Der Fahrtkostenzuschuss gehört zu den Leistungen, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern freiwillig zusätzlich zum regulären Entgelt zur Verfügung stellen. Sinn und Zweck davon ist es, sich als Arbeitgeber an den Fahrtkosten der Mitarbeiter zu beteiligen.

Da es sich um eine freiwillige Leistung handelt, sind Arbeitgeber keineswegs dazu verpflichtet, einen Fahrtkostenzuschuss zu gewähren. Hier gelten die gleichen Regeln wie bei einem geldwerten Vorteil.

Der Fahrtkostenzuschuss bezieht sich auf Fahrtkosten zwischen der Wohnung der Arbeitnehmer und der ersten Tätigkeitsstätte. Pendler sollen auf diese Weise finanziell entlastet werden. Allerdings bietet der Fahrtkostenzuschuss nicht nur Mitarbeitern, sondern auch Arbeitgebern einige Vorteile.

Ist ein Fahrtkostenzuschuss nicht genau das Gleiche wie die Fahrtkostenpauschale bzw. Pendlerpauschale? Diese Begriffe lassen sich schnell miteinander verwechseln. Allerdings unterscheiden sie sich in vielerlei Hinsicht.

• Fahrtkostenzuschuss: freiwillige Leistung vom Arbeitgeber

• Fahrtkostenpauschale / Pendlerpauschale: Angebot vom Staat

Arbeitnehmer können am Ende des Jahres in ihrer Steuererklärung eine Pendlerpauschale als Werbungskosten angeben. Sie erhalten also auf diese Weise kein zusätzliches Geld, sondern können bereits bezahlte Kosten von der Steuer absetzen. So wird das zu versteuernde Bruttoentgelt reduziert.

Im Gegensatz dazu erhalten Mitarbeiter bei einem Fahrtkostenzuschuss von ihrem Arbeitgeber eine finanzielle Unterstützung. Dieser Zuschuss reduziert jedoch die von der Steuererklärung absetzbare Pendlerpauschale.

Für Mitarbeiter sind die Vorteile, die ein Fahrtkostenzuschuss durch den Arbeitgeber mit sich bringt, klar: Sie werden finanziell entlastet, was die Kosten für die Beförderung zur Betriebsstätte betrifft. Da sowohl Spritpreise als auch die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel immer höher werden, lohnt sich das durchaus.

Doch auch Arbeitgeber profitieren von dieser Leistung. Mitarbeiter werden grundsätzlich zufriedener, wodurch sich die Arbeitsmoral erhöht. Es entsteht ein positiveres Umfeld am Arbeitsplatz und durch entsprechende Leistungen werden nicht selten auch die Produktivität und Motivation gesteigert.

Zwar bedeutet ein Fahrtkostenzuschuss für Arbeitgeber zunächst einmal höhere Kosten. Doch die damit einhergehenden Steuervorteile relativieren diese schnell. Immerhin sind steuerfreie Zuschüsse in der Regel günstiger als eine Lohnerhöhung.

Der Fahrtkostenzuschuss stellt für viele Mitarbeiter ein wichtiges Argument dar. In Gehaltsverhandlungen kann es ratsam sein, einen Zuschuss zu gewähren. Und auch bei der Einstellung neuer Mitarbeiter kann sich der Fahrtkostenzuschuss als nützlich erweisen, um das eigene Unternehmen als besseren Arbeitgeber als die Konkurrenz herauszustellen.

Das Thema Steuern ist bei Zuschüssen immer sehr interessant. Bei einem Fahrtkostenzuschuss gibt es zwei Möglichkeiten der Versteuerung:

• Pauschalversteuerung von 15 % zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer

• Versteuerung gemäß der Einkommensklasse des Mitarbeiters

Diese beiden Formen der Versteuerung treffen sowohl auf einen Fahrtkostenzuschuss zu, den Arbeitnehmer direkt mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung erhalten, als auch auf Jobtickets für die öffentlichen Verkehrsmittel. Dabei zahlt der Arbeitgeber die Steuern.

Damit ein Fahrtkostenzuschuss pauschal versteuert werden kann, müssen verschiedene Voraussetzungen bestehen. Der Zuschuss darf die Maximalgrenze der jährlichen Werbungskosten nicht überschreiten und muss eine zusätzliche Arbeitgeberleistung sein. Des Weiteren darf kein Teil des Arbeitsentgelts in einen Fahrtkostenzuschuss umgewandelt werden. Zusätzlich gilt, dass ein Fahrtkostenzuschuss für die Pauschalversteuerung nicht mehr als 4.500 Euro jährlich beträgt. Bei dieser Variante entfallen übrigens die Sozialversicherungsbeiträge.

Wenn die genannten Voraussetzungen nicht erfüllt werden, ist keine Pauschalversteuerung möglich. Dann wird der Fahrtkostenzuschuss individuell versteuert. Auch dann, wenn die maximal anwendbare Pendlerpauschale überschritten wird, trifft auf die Differenz die individuelle Besteuerung zu. Das bedeutet, dass man sich an der Einkommensklasse der Mitarbeiter orientiert. Wer weniger als den Grundfreibetrag verdient, kann davon womöglich profitieren, da die individuelle Besteuerung vermutlich günstiger als die Pauschalbesteuerung ist.

Nur in wenigen Ausnahmefällen ist ein Fahrtkostenzuschuss sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber steuerfrei:

• Doppelte Haushaltsführung, zum Beispiel bei beruflichen Auswärtstätigkeiten

• Auszubildende

Mitarbeitervorteile bzw. Mitarbeiter Benefits werden meist in Form eines Sachbezugs angeboten. Sachbezüge sind vollkommen von der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen befreit. Es gibt eine Maximalgrenze, die dabei nicht überschritten werden darf. Auf diese Weise müssen weder Arbeitgeber noch -nehmer Steuern für den Mitarbeitervorteil zahlen.

Bis 2022 war der Fahrtkostenzuschuss als Sachbezug bis 44 Euro im Monat steuerfrei. 2022 wurde die Obergrenze auf 50 Euro monatlich angehoben. Das bedeutet, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitern einen monatlichen Fahrkostenzuschuss in Höhe von 50 Euro zur Verfügung stellen können, der komplett steuerfrei ist – für beide Seiten!

Bei einem Fahrtkostenzuschuss als Mitarbeitervorteil spricht man auch von einem Mobilitätsbudget. Dieses kann auf unterschiedliche Art und Weise verwendet werden. Entweder erhalten Mitarbeiter ein 49-Euro-Ticket für Bus und Bahn oder aber sie erhalten einen Zuschuss für die Fahrt mit dem eigenen Auto zur Arbeitsstätte. Auch das Fahrradleasing ist eine Möglichkeit, die sich anbietet. Das sogenannte Dienstfahrrad ist aus verschiedenen Gründen sehr beliebt – unter anderem aufgrund von Nachhaltigkeit und der gesünderen Fortbewegung.

Wichtig: Wer ein Mobilitätsbudget als Sachbezug vom Arbeitgeber erhält, kann dieses nicht nur für Fahrten zur Arbeit und zurück benutzen. Es ist ebenfalls zulässig, das Budget auf private Fahrten anzuwenden.

Der Fahrtkostenzuschuss wird auf Basis der Entfernungspauschale berechnet. Die kürzeste und einfachste Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte wird mit der Anzahl der Arbeitstage multipliziert.

Dabei werden die ersten 20 Kilometer mit je 0,30 Euro berücksichtigt. Jeder weitere Kilometer fließt mit je 0,38 Euro in die Berechnung ein.  Anschließend darf nicht vergessen werden, dass die Strecke zweimal bewältigt werden muss. Immerhin fahren Mitarbeiter auch wieder den gleichen Weg zurück nach Hause.

Dazu eine Beispielrechnung:

Nehmen wir an, die einfache Wegstrecke Ihres Mitarbeiters beträgt 60 Kilometer. An 15 Arbeitstagen in Monat fährt dieser in die erste Tätigkeitsstätte.

(20 km x 0,30 Euro + 40 km x 0,38 Euro) x 15 = 318 Euro

Der monatliche Fahrtkostenzuschuss beläuft sich für diesen Mitarbeiter also auf 318 Euro. Auf diesen Betrag fallen 15 % Pauschalversteuerung an. Zudem werden 5,5 % Solidaritätszuschlag und je nach Bundesland 8 oder 9 % Kirchensteuer abgezogen, sofern der Arbeitnehmer kirchensteuerpflichtig ist.

Der Fahrtkostenzuschuss ist eine beliebte zusätzliche Leistung, die Arbeitgeber freiwillig zum Entgelt zur Verfügung stellen. Mitarbeiter werden auf diese Weise finanziell entlastet und für beide Seiten entstehen steuerliche Vorteile. Bei Probonio haben Sie eine große Auswahl an verschiedenen Leistungen, mit denen Sie Ihren Arbeitnehmern Fahrten zur Arbeit erleichtern können. Unser Mobilitätsbudget lässt sich vielfältig anwenden, um die individuell besten Vorteile für Sie auszuschöpfen.