Mobilitätsbudget für Mitarbeiter:
Die bessere Alternative zum Dienstwagen?

Moderne Mobilitätsmittel wie E-Roller oder Carsharing haben das allgemeine Mobilitäts­verhalten verändert. Auch viele Mitarbeiter fah­ren nicht mehr klassisch mit dem Auto in die Arbeit, sondern setzen auf nachhaltigere Alter­nativen. Was sind die Vorteile eines festgeleg­ten Mobilitätsbudgets im Gegensatz zum Dienstwagen? Und wie lässt sich ein Mobili­tätsbudget im Unternehmen umsetzen? Alle Antworten finden Sie in diesem Artikel.

Das Mobilitätsbudget ist eine Möglichkeit für Unternehmen, ihren Mitarbeitern ein festgelegtes Budget zum Zweck von beruflichen und privaten Fahrten zur Verfügung zu stellen. Arbeitnehmer können hier je nach Mobilitätsangebot selbst entscheiden, welches Mobilitätsmittel sie nutzen. Hierbei kann es sich beispielsweise um den ÖPNV, E-Bikes oder Zugfahrten handeln. Wird das festgelegte Budget von den Mitarbeitern nicht komplett verbraucht, kann der Restbetrag für andere Leistungen und Zwecke eingesetzt werden.

Damit unterscheidet sich das Mobilitätsbudget deutlich vom herkömmlichen Dienstwagen und bietet Mitarbeitern eine flexible Möglichkeit, nachhaltigere Mobilitätsformen zu nutzen. Dies spricht besonders die neuen Generationen Y und Z an, die ihr Mobilitätsverhalten immer mehr auf eine moderne und nachhaltigere Mobilitätsnutzung ausrichten. Zudem berücksichtigen Arbeitgeber mit einem flexiblen Mobilitätsbudget die unterschiedlichen Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter, da das Budget im Gegensatz zum Dienstwagen nicht personengebunden ist.

Auch aufgrund der steuerlichen Behandlung ist das Mobilitätsbudget ein beliebter Benefit: Fahrten mit dem öffentlichen Nah- und Fernverkehr bieten eine hohe Steuerersparnis, da sie seit 2019 vom Arbeitgeber steuerfrei bezuschusst werden können. Aber auch die Abrechnung über den Sachbezug bietet Unternehmen die Möglichkeit, das Mobilitätsbudget steuerfrei anzubieten. Ab Mai 2023 wird beispielsweise das 49 Euro Deutschlandticket eingeführt, welches Arbeitgeber sowohl über das Mobilitätsbudget als auch über den 50 Euro Sachbezug steuerfrei an ihre Mitarbeiter übergeben können.

Weitere Informationen zum Deutschlandticket als Jobticket finden Sie hier.

Das Mobilitätsbudget bietet vor allem für Mitarbeiter, die in größeren Städten wohnen, eine passende Dienstwagen-Alternative, um moderne Mobilitätsmittel wie E-Bikes, Carsharing, E-Roller oder den ÖPNV zu nutzen. Probleme, wie die wenigen Parkplätze in Großstädten, können dadurch entfallen. Zudem nutzen ohnehin viele Mitarbeiter aus Großstädten alternative Verkehrsmittel und haben auch in der Vergangenheit kein eigenes Auto besessen.

Neben dem regionalen Aspekt kann das Mobilitätsbudget besonders für jüngere Mitarbeiter eine passende Alternative zum Dienstwagen sein. Dies lässt sich zum einen der grundlegenden Offenheit und zum anderen dem Wunsch nach Flexibilität und Freiheit zuschreiben. Mobilitätsmittel wie Fahrräder oder E-Roller können je nach Bedarf frei genutzt und an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

Auch aus Nachhaltigkeitsgründen bietet das Mobilitätsbudget eine geeignete Alternative zum Dienstwagen: Umweltfreundlichere Mobilitätsmittel wie E-Bikes oder Cityroller reduzieren die CO2-Emissionen und schonen im Gegensatz zum Dienstwagen aktiv die Umwelt.

Das Mobilitätsbudget für Mitarbeiter bietet einige steuerliche Vorteile, was die Kosten dieses Benefits stark reduzieren. Besonders das Angebot des Mobilitätsbudgets über Benefit-Anbieter sorgt für eine maximale Kostenersparnis: Dadurch, dass entsprechende Anbieter automatisch die vorteilhaftesten steuerlichen Regelungen anwenden und mit intelligenten Steueralgorithmen arbeiten, profitieren Kunden hier von einer smarten Steueroptimierung.

Je nach Mobilitätsform unterscheidet sich die steuerliche Behandlung des Mobilitätsbudgets.

Unter folgenden Kriterien bleibt das Mobilitätsbudget komplett steuerfrei:

• Das festgelegte Mobilitätsbudget erfolgt zusätzlich zum Gehalt.

• Die Kosten für das Unternehmens werden auf der Einkommensteuerbescheinigung ausgewiesen.

• Mitarbeiter reichen die Fahrscheine für den öffentlichen Nahverkehr, wie beispielsweise Einzel- oder Monatsfahrkarten, für Fahrten zum Betrieb und für private Fahrten ein.

• Mitarbeiter reichen Fahrkarten für den öffentlichen Fernverkehr, wie beispielsweise Einzel- oder Monatsfahrkarten, für Fahrten von der Wohnung direkt zur ersten Arbeitsstelle ein.

• Mitarbeiter erhalten den Zuschuss über den 50 Euro Sachbezug in Form von steuerfreien Gutscheinen für Miles oder Flixbus.

Folgende Regelungen gelten für das nicht-steuerfreie Mobilitätsbudget:

• Erfolgt das Mobilitätsbudget in Form einer Lohnumwandlung, d.h. als Aufwandsersatz anstelle von Lohn, fällt eine pauschale Lohnsteuer von 25% an. Außerdem sind der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer zu entrichten, während keine Sozialversicherungsbeiträge mehr anfallen.

• Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern eine Fahrtkostenpauschale gewähren (z.B. 0,50 Euro pro Kilometer vom Wohnort zum Arbeitsplatz), wird die Lohnsteuer pauschal mit 15% erhoben. Außerdem sind Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer zu entrichten und es fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an.

Sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter können deutlich vom Mobilitätsbudget profitieren.

Vorteile des Mobilitätsbudgets für Mitarbeiter

• Mitarbeiter erhalten durch ein festgelegtes Mobilitätsbudget die maximale Flexibilität und Freiheit bei der Nutzung diverser Mobilitätsmittel. So können sie ihre Mobilität individuell an ihre Lebenssituation und Vorlieben anpassen und sind so unabhängiger.

• Probleme in Großstädten wie die Parkplatzsuche oder hohe Staudichten können durch alternative Mobilitätsmittel umgangen werden und so zu einem Zeitersparnis führen.

• Auch Mitarbeiter ohne Führerschein werden bei einem Mobilitätsbudget berücksichtigt und erhalten keinen Nachteil wie bei einem Dienstwagen.

• Verbrauchen Mitarbeiter nicht das vollständige Mobilitätsbudget, kann der Restbetrag für andere Vorteile und Leistungen eingesetzt werden.

• Mitarbeiter erhalten beim steuerfreien Mobilitätsbudget deutlich mehr Netto vom Brutto im Gegensatz zu einer herkömmlichen Gehaltserhöhung.

Vorteile des Mobilitätsbudgets für Arbeitgeber

• Aufgrund der steuerlichen Behandlung des Mobilitätsbudgets können Arbeitgeber von einer niedrigeren Gesamtversteuerung profitieren.

• Der Umstieg auf nachhaltigere Mobilitätsformen und die damit einhergehende Verbesserung der CO2-Emissionen des Unternehmens ist gut für die Umwelt.

• Das Mobilitätsbudget reduziert den Aufwand und die Kosten für das Fuhrparkmanagement.

• Zudem bietet das Mobilitätsbudget den Vorteil, dass Anschaffungskosten für Dienstwagen entfallen bzw. sich reduzieren.

• Auch die langfristige Bindung bei bspw. Leasingverträgen entfällt und bietet so Unternehmen die maximale Flexibilität.

• Unternehmen, die Themen wie Nachhaltigkeit berücksichtigen, erzielen eine bessere Außenwirkung.

• Das Mobilitätsbudget stellt für Unternehmen ein einfaches Mittel dar, um Gerechtigkeit unter den Arbeitnehmern zu schaffen. Häufig erhalten eher Führungspersonen einen Dienstwagen, wohingegen das Mobilitätsbudget einfach für alle Mitarbeiter umgesetzt werden kann.

• Durch den attraktiven Benefit können Unternehmen einfach Wertschätzung zeigen und dadurch auch die Motivation der Arbeitnehmer steigern.

• Durch das Angebot eines Mobilitätsbudgets bieten Arbeitgeber einen attraktiven Benefit, der ihnen beim „War for Talents“ einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Allerdings ist das Mobilitätsbudget für Mitarbeiter nicht unter allen Umständen die beste Lösung. Vor allem Unternehmen, die eher auf dem Land sitzen, ist der Anschluss an den öffentlichen Nah- und Fernverkehr nicht optimal. Auch Angebote wie E-Roller oder Carsharing sind in ländlichen Regionen eher weniger vertreten.

Zudem gibt es Tätigkeiten, die einen Transport von Arbeitsmitteln wie bspw. Werkzeuge erfordern. Hierbei sind Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder E-Bikes im Gegensatz zum Dienstwagen sehr unpraktisch. Aber auch Berufe im Außendienst mit langen beruflichen Fahrten können durch einen Dienstwagen effizienter und angenehmer gestaltet werden.

Für einige Arbeitgeber kann auch die Einführung und Umsetzung des Mobilitätsbudgets im eigenen Unternehmen ein Hindernis darstellen. Aufgrund der steuerlichen Regelungen des Mobilitätsbudgets müssen die Belege der Mitarbeiter für die genutzten Mobilitätsmitteln gesammelt und geprüft werden, was einen zusätzlichen Aufwand für die Personalabteilung bedeuten kann.

Jedoch gibt es hier inzwischen Anbieter wie Probonio, die die Umsetzung des Mobilitätsbudgets digital per App ermöglichen und Prozesse wie die Belegprüfung komplett übernehmen. Hierfür müssen die Mitarbeiter lediglich ein Foto des Belegs per App hochladen und den entsprechenden Betrag eingeben. Alle Daten werden am Ende des Monats automatisch an die Lohnabrechnung übermittelt, wodurch für das Unternehmen kein Verwaltungsaufwand für das Angebot eines Mobilitätsbudgets anfällt.

Ob das Mobilitätsbudget die bessere Alternative zum Dienstwagen ist, hängt vom Unternehmen und den örtlichen Gegebenheiten ab. Jedoch zeigt sich, dass das Mobilitätsbudget einige Vorteile mitbringt: In der heutigen Zeit stehen Bedürfnisse wie Flexibilität und Freiheit im Vordergrund, welchen das Mobilitätsbudget gerecht wird. Zudem können Unternehmen hierdurch aktiv die Gleichberechtigung fördern und die individuellen Bedürfnisse ihrer Arbeitnehmer berücksichtigen. Dies steigert nicht nur die Motivation und Wertschätzung bestehender Mitarbeiter, sondern wirkt sich auch positiv auf den Gewinn neuer Fachkräfte aus.

Jedoch sollten Unternehmen in eher ländlichen Regionen abwägen, welcher Benefit hier wirklich passend ist. Oft gibt es außerhalb von größeren Städten deutlich weniger Mobilitätsangebote, was die flexible Nutzung nochmals stark einschränkt.

Dennoch kann neben den Großstädten auch in ländlichen Regionen das steuerfreie Mobilitätsbudget gut für den öffentlichen Nah- und Fernverkehr eingesetzt werden. Vor allem das Angebot eines Deutschlandtickets als Jobticket bietet Arbeitgebern eine optimale Möglichkeit, das Mobilitätsbudget im Unternehmen zu integrieren. Dies bietet sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter einige Steuervorteile. Anbieter wie Probonio erleichtern die Umsetzung hierbei sehr und sorgen dafür, dass die Personalabteilung keinen weiteren Verwaltungsaufwand aufbringen muss.