Geschenke an Arbeitnehmer als Betriebsausgabe absetzen:
So sparen Arbeitgeber Steuern

Bei einem Geschenk an Arbeitnehmer als abzugsfähige Betriebsausgabe handelt es sich um eine unentgeltliche Zuwendung in Form von Waren oder Dienstleistungen. Das Geschenk erfolgt dabei zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn und steht nicht in einem unmittelbaren Zusammenhang zu einer Gegenleistung.

Sofern Geschenke an Arbeitnehmer betrieblich veranlass werden, sind sie nach § 4 Abs. 4 EstG als Betriebsausgabe abzugsfähig. Ist dies nicht der Fall, werden die Kosten der privaten Lebensführung nach § 12 Nr. 1 EstG zugeordnet.

Damit Geschenke an Arbeitnehmer als abzugsfähige Betriebsausgaben gelten, müssen sie in Form von Sachzuwendungen an Arbeitnehmer gehen. Hier kann es sich bspw. um Gutscheine, Pralinen oder andere Sachwerte handeln. Auch Jobtickets können bspw. als abzugsfähiges Geschenk gelten.

Wichtig für Arbeitgeber wird bei der Nutzung der Steuervorteile die Einhaltung der Freigrenzen und Regelungen. Ansonsten unterliegen die Geschenke der Lohnsteuer als geldwerte Vorteile und müssen als Betriebseinnahmen beim Empfänger berücksichtigt werden.

Geht es um Geschenke an Mitarbeiter als abzugsfähige Betriebsausgabe, gilt es unterschiedliche Regelungen zu den Geschenken zu berücksichtigen. Welche das sind, zeigen wir Ihnen im Folgenden.

Geschenke mit einem Anschaffungspreis von bis zu 10 Euro werden als sogenannte Streuartikel bezeichnet. Hierbei kann es sich bspw. um Produkte wie einen Kugelschreiber handeln. Wird der Betrag von 10 Euro nicht überschritten, sind die Geschenke als Betriebsausgabe von der Steuer vollständig abzugsfähig. Somit fallen Geschenke bis zu 10 Euro nicht unter die Regelungen des geldwerten Vorteils und es muss weder eine Pauschalsteuer noch sonstige Steuern bezahlt werden.

Eine Möglichkeit, Mitarbeitern auf monatlicher Basis steuerfreie Geschenke zu gewähren, bietet der Sachbezug 50 Euro. Hierfür ist auch kein besonderer Anlass notwendig, weshalb Arbeitgeber die 50 Euro Freigrenze über das ganze Jahr monatlich nutzen können.

Die Möglichkeiten mit dem 50 Euro Sachbezug sind vielfältig. Besonders beliebt sind Gutscheine, wie bspw. Tankgutscheine für Mitarbeiter. Aber auch Jobtickets, Zuschüsse zum Fitnessstudio oder zur betrieblichen Krankenversicherung können über den Sachbezug 50 Euro steuerfrei als Betriebsausgabe abgerechnet werden.

Darüber hinaus können Arbeitgeber Geschenke an Mitarbeiter bis zu 60 Euro verschenken, und das komplett steuerfrei. Voraussetzung hierfür ist, dass die Geschenke in Zusammenhang mit einem persönlichen Anlass wie der Geburtstag oder die Hochzeit des Mitarbeiters stehen. Auch zum Firmenjubiläum oder die Geburt eines Kindes können Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen verschenkt werden. Diese Geschenke können vollständig als abzugsfähige Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

In welcher Form das Geschenkt erfolgt, ist flexibel, sofern es sich hierbei nicht um eine Bargeldauszahlung handelt. Genauso wie beim 50 Euro Sachbezug sind verschiedene Gutscheine wie Tankgutscheine beliebt. Aber auch Blumensträuße oder Pralinen eignen sich ideal für eine Aufmerksamkeit. Wichtig ist, dass der Wert des Geschenks die 60 Euro Grenze nicht übersteigt, denn dann wird das Geschenk steuerpflichtig.

Eine Möglichkeit für Geschenke an Mitarbeiter über 60 Euro bietet § 37b EstG. Darüber können Arbeitgeber Arbeitnehmern auch Geschenke über einen Wert von 60 Euro bis zum jährlichen Maximalbetrag von 10.000 Euro abzugsfähig zu gewähren. Denn nicht immer reichen die Freigrenzen aus, um Mitarbeitern die ausreichende Wertschätzung zu zeigen. Die Geschenke müssen jedoch mit 30% pauschal versteuert werden und sind damit nicht komplett steuerfrei. Die Bemessungsgrundlage bildet der finanzielle Aufwand inklusive der Umsatzsteuer.

Wenn Arbeitgeber Geschenke im Wert von über 60 Euro machen, haben sie mehr Möglichkeiten. Sie können bspw. Reisen oder teurere Gegenstände wie Uhren steuerbegünstigt gemäß der Pauschalbesteuerung nach § 37b verschenken. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Sachzuwendungen, die bereits einer anderen Form der Pauschalbesteuerung unterliegen, nicht in diese Regelung einbezogen werden können. Dies betrifft zum Beispiel Essenszuschüsse oder Dienstwagen. Trotzdem kann die pauschale Lohnsteuer auch zusätzlich zu einem Sachbezug von 50 Euro und Aufmerksamkeiten genutzt werden.

Neben den bereits erwähnten Grenzen für Mitarbeitergeschenke haben Unternehmen zweimal im Jahr die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter durch Firmenveranstaltungen zusätzlich lohnsteuerfrei zu entlohnen. Dies gilt jedoch nur, wenn die Kosten pro Mitarbeiter, einschließlich Kosten für Verpflegung, Unterkunft, Eintritt, Fahrt und Übernachtung, 110 Euro nicht überschreiten. Sollten die Kosten diesen Freibetrag übersteigen, muss der überschüssige Betrag mit einem Pauschalsatz von 25 Prozent versteuert werden.

Wenn ein Unternehmen Geschenke an Personen gibt, die nicht seine Mitarbeiter sind, wie bspw. Kunden oder Geschäftspartner, können diese Ausgaben als Betriebskosten abgezogen werden. Die Kosten dürfen dabei pro Person und Geschäftsjahr 50 Euro (2023: 35 Euro) nicht überschreiten. Um diesen Betriebsausgabenabzug geltend zu machen, müssen angemessene Nachweise erbracht und die Ausgaben einzeln und getrennt dokumentiert werden.

Beispiel: Unternehmer A verschenkt einmal jährlich an ausgewählte Kunden einen Blumenstrauß im Wert von 15 Euro. A kenn den Vertrag voll als Betriebsausgabe absetzen.

Lohnsteuerfreie Geschenke an Mitarbeiter werden direkt auf das Konto 4140, Freiwillige soziale Aufwendungen lohnsteuerfrei (SKR 03) gebucht.

Wird das Geldgeschenk als Arbeitslohn gewertet, ist es steuerpflichtig und es wird stattdessen auf das Konto 4152, Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer (SKR03) gebucht. Die Pauschalversteuerung wird über das Konto 4198, Pauschale Steuern und Abgaben für Arbeitnehmer vorgenommen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Geschenke an Arbeitnehmer als abzugsfähige Betriebsausgaben einige steuerliche Vorteile bieten. Durch eine geschickte Nutzung dieser Ausgaben können Unternehmen nicht nur ihre Mitarbeiter motivieren und binden, sondern auch steuerliche Entlastungen erzielen.

Es ist jedoch wichtig, die jeweiligen steuerlichen Regelungen und Grenzen für die Absetzbarkeit von Geschenken zu beachten und diese ordnungsgemäß zu dokumentieren. Insgesamt stellen Geschenke an Arbeitnehmer eine sinnvolle Investition in das Unternehmen dar, die sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit als auch die finanzielle Gesundheit des Unternehmens fördern kann.