Tankgutschein für alle Tankstellen:
So funktioniert’s steuerfrei und digital

Ein Tankgutschein ist ein spezieller Gutschein oder eine Karte, die es ermöglicht, Kraftstoff und Produkte an einer Tankstelle zu einem vorher festgelegten Wert oder Betrag zu erwerben. Er wird als Zahlungsmittel an der Tankstelle vorgelegt und der Wert des Gutscheins wird vom Gesamtbetrag des getankten Kraftstoffs oder der gekauften Produkte abgezogen.

Tankgutscheine werden oft als Belohnungen oder Geschenke angeboten und dienen dazu, Mitarbeitern Wertschätzung zu zeigen und sie bei ihren privaten und beruflichen Fahrtkosten zu unterstützen. Sie sind ein beliebter Mitarbeiter-Benefit und können in Papierform, als Tankkarte oder als digitaler Gutschein gewährt werden. Mit dem richtigen Anbieter können die Gutscheine auch digital mit dem Smartphone oder Tablet angewendet werden. Arbeitgeber können ihre Mitarbeiter dabei bis zu 50 Euro monatlich steuer- und sozialabgabenfrei unterstützen, indem sie ihnen Tankgutscheine als zusätzliches Gehaltsextra über den steuerfreien Sachbezug anbieten.

Arbeitgeber haben auch die Möglichkeit, einen Tankgutschein für alle Tankstellen, auch universelle Tankgutscheine genannt, anzubieten. Hier kann das verfügbare Budget bei verschiedenen Tankstellen deutschlandweit verwendet werden, wodurch Mitarbeiter von einer maximalen Flexibilität profitieren können.

Hierbei muss zwischen zwei verschiedenen Arten von universellen Tankgutscheinen unterschieden werden:

• Tankgutscheine für alle Tankstellen einer spezifischen Marke (z.B. Aral oder Shell)

• Tankgutscheine für alle Tankstellen verschiedener Marken und Ketten

Verfolgen Arbeitgeber das Ziel, den Tankgutschein für alle Tankstellen steuerfrei anzubieten, müssen die verschiedenen Voraussetzungen berücksichtigt werden. Diese erklären wir Ihnen im Folgenden.

Wie schon erwähnt, müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein, damit ein Tankgutschein für alle Tankstellen steuerfrei bleibt. Da steuerfreie Tankgutscheine unter die Regelungen des steuerfreien Sachbezugs fallen, gelten strenge Vorgaben für die steuerfreie Gewährung von Gutscheinkarten.

Eine der folgenden Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) müssen erfüllt sein:

• § 2 Abs. 1 Nr. 10a (ZAG): Die Gutscheine müssen auf ein bestimmtes Netzwerk beschränkt sein. Das bedeutet, dass sie nur bei bestimmten Einzelhandelsketten, Einzelhandelsgeschäften oder regionalen Gutscheinkarten eingelöst werden können. Zum Beispiel gehören dazu Tankgutscheine von Aral oder Jet Tankstellen, die nur bei den entsprechenden Betreibern gültig sind.

  
  

• § 2 Abs. 1 Nr. 10b (ZAG): Die Gutscheine müssen sich auf eine begrenzte Auswahl an Produkten beziehen. Dies können beispielsweise Tankkarten, Beautykarten oder Fitnesskarten umfassen. Bei Tankkarten ist es möglich, sie bei mehreren Tankstellenbetreibern einzulösen, jedoch ausschließlich für das Tanken selbst. Der Kauf von anderen Produkten wie Getränken im Tankstellenshop ist dementsprechend nicht erlaubt.

Zudem schreibt § 8 Abs. 2 Satz 9 des Einkommensteuergesetzes (EstG) folgende Kriterien vor:

• Die Tankgutscheine dürfen nicht in Form von Barlohn ausgezahlt werden.

• Die Tankgutscheine müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgen.

Wichtig: Achten Sie darauf, ob Sie bereits andere Sachbezüge als Mitarbeiter-Benefit anbieten, wie bspw. ein Gesundheitsbudget oder einen Zuschuss zum Fitnessstudio. Der Gesamtbetrag der Sachbezüge darf die monatliche Freigrenze nicht überschreiten.

Ein Tankgutschein für alle Tankstellen bleibt von Steuern befreit, solange er den monatlichen Freibetrag von 50 Euro nicht übersteigt. Wenn Arbeitgeber neben einem Tankgutschein für alle Tankstellen weitere Sachbezüge anbieten, müssen die Kosten aller Sachbezüge zusammengezählt werden.

Sobald die monatliche Grenze von 50 Euro überschritten wird, wird der gesamte Betrag steuerpflichtig. Jedoch können Arbeitgeber zusätzlich zum 50 Euro Sachbezug Tankgutscheine bis zu dreimal jährlich auch als Aufmerksamkeit für persönliche Anlässe, wie Geburtstage oder Jubiläen verschenken. Hierfür ist eine Freigrenze von 60 Euro festgelegt.

Falls Arbeitgeber Tankgutscheine an ihre Mitarbeiter verschenken möchten, die über den Freigrenzen von 50 und 60 Euro liegen, können diese auch als Sachzuwendung nach §37b EStG mit 30% pauschal versteuert werden. Hier liegt eine Freigrenze von 10.000 Euro vor. Weitere Infos dazu finden Sie in unserem Artikel über Sachzuwendungen nach §37b EStG..

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wo Arbeitgeber einen Tankgutschein für alle Tankstellen kaufen können:

• Tankgutscheine online kaufen: Die effizienteste Möglichkeit, Tankgutscheine zu kaufen, ist online. Hier gibt es verschiedene Anbieter, die ein Angebot von Tankgutscheinen für alle Tankstellen anbieten. Je nach Anbieter können die Gutscheinwerte individuell auf die Mitarbeiter angepasst und personalisiert werden. Zudem gibt es auch Möglichkeiten, Gutscheine über eine App anzubieten und jeden Monat automatisiert als steuerfreien Sachbezug auszugeben.
  
  Tipp: Beim Benefit-Anbieter Probonio können Mitarbeiter, die keinen Tankgutschein benötigen, auch Gutscheine von anderen Akzeptanzpartnern wählen und ihr Guthaben flexibel einsetzen. Die Abrechnungsdaten werden automatisiert an das gewünschte Lohnprogramm übermittelt.
  

• Tankgutscheine oder Tankkarten direkt bei Tankstellen kaufen: Tankgutscheine oder Tankkarten können auch direkt bei verschiedenen Tankstellen, wie Aral, Shell oder Jet erworben werden. Dies ist in manchen Fällen auch online möglich. Jedoch haben Arbeitgeber und Mitarbeiter hierbei weniger Flexibilität, da sich die Gutscheine nur bei dem entsprechenden Tankstellenanbieter einlösen lassen. Zudem fällt hier für Arbeitgeber ein höherer Verwaltungsaufwand an, da sie den Kauf und die Ausgabe der Tankgutscheine selbst übernehmen müssen. Auch die Abrechnung als Sachbezug muss das Unternehmen hier selbst vornehmen.

Die Kosten für einen Tankgutschein für alle Tankstellen hängen von verschiedenen Faktoren ab. Arbeitgeber sollten dabei folgende Aspekte berücksichtigen:

• Wert der Tankgutscheine: Arbeitgeber müssen nicht die volle Freigrenze des Sachbezugs für die Tankgutscheine ausschöpfen. Werden die Freigrenzen eingehalten, entsprechen die Kosten dem Gutscheinwert. Bei Überschreiten der Freigrenzen fallen die herkömmlichen Steuern und Abgaben an, sofern nicht auf die Regelung fürSachzuwendung nach §37b EStG zurückgegriffen wird.
  

• Kosten für digitale Gutscheinanbieter: Tankgutscheine für alle Tankstellen werden bestenfalls online von digitalen Gutscheinanbietern gekauft, um die Anwendung einfach zu gestalten. Zudem liegt hier die flexibelste Auswahl vor. Je nach Anbieter fallen kleine Gebühren zur Nutzung der Software, wie bspw. einer App an. Jedoch profitieren Arbeitgeber hier von einem sehr geringen Verwaltungsaufwand und sparen so im Gegensatz zu physischen Gutscheinen sogar Zeit und Geld (keine Versandkosten, Druckkosten oder Personalressourcen notwendig).
  

• Anzahl der Tankgutscheine: Je nach Mitarbeiteranzahl variieren natürlich die Kosten für Tankgutscheine. Jedoch sollten Arbeitgeber berücksichtigen, dass je mehr Tankgutscheine steuerfrei über den Sachbezug angeboten werden, desto größer auch die Kostenersparnis im Gegensatz zu einer herkömmlichen Gehaltserhöhung ausfällt.

Wie hoch die Ersparnis durch Tankgutscheine für alle Tankstellen ausfällt, können Sie hier kalkulieren.

Wie bereits erwähnt, sollte ein Tankgutschein für alle Tankstellen online gekauft werden. Je nach genutztem Anbieter variiert auch die Funktionsweise. Grundsätzlich kann die Umsetzung aber so aussehen:

• Tankgutscheine für alle Tankstellen online kaufen: Arbeitgeber suchen sich einen passenden Gutscheinanbieter und erwerben die benötigte Anzahl an Gutscheinen. Soll die Abrechnung über den 50 Euro Sachbezug oder Aufmerksamkeit erfolgen, muss die Freigrenze dabei berücksichtigt werden.
  

• Verwaltung der Tankgutscheine: Bei Anbietern wie Probonio können Arbeitgeber ihr Gutscheinportfolioselbst zusammenstellen. Neben den verschiedenen Tankstellen können hier auch bspw. Gutscheine für andere Mobilitätsmittel oder Supermärkte angeboten werden, um Mitarbeitern ohne Auto den gleichen Benefit anzubieten.

• Einlösung der Tankgutscheine: Je nach Anbieter unterscheidet sich hier auch wieder die Einlösung. Digitale Gutscheinkarten werden am einfachsten als Code über eine App des Benefit-Anbieters an der Kasse eingelöst. Zudem gibt es die Möglichkeit für physische Gutscheinkarten, welche an der Kasse abgegeben werden.

Ein deutschlandweiter Tankgutschein für alle Tankstellen inklusive der privat betriebenen Tankstellen gibt es nicht. Jedoch bieten spezielle Anbieter eine breite Palette der größten Tankstellenketten an. Bei Probonio können Mitarbeiter neben weiteren 100+ Gutscheinpartnern bspw. Tankstellenketten wie Aral, TotalEnergies, Jet, Shell, oder Sprint deutschlandweit nutzen. Mitarbeiter, die kein Auto besitzen und deshalb keinen Tankgutschein benötigen, können für ihre Mobilität auch z.B. einen Gutschein von Miles, Sixt oder ShareNow nutzen.

Da Tankstellen neben Sprit auch andere Produkte wie Lebensmittel oder Tabakwaren anbieten, stellt sich natürlich die Frage, ob Tankgutscheine auch für solche Produkte eingelöst werden können. Dies ist grundsätzlich möglich und erweitert nochmals die Vorteile von Tankgutscheinen. Die Tankstellenkette Aral verfügt bspw. oft über einen integrierten REWE to go, der eine breite Auswahl an verschiedenen Produkten bietet.

Tankgutscheine sind grundsätzlich eine flexible Möglichkeit, Mitarbeiter bei ihren persönlichen Ausgaben zu unterstützen. Arbeitgeber sollten darauf achten, einen passenden Gutscheinanbieter zu finden, der eine breite Auswahl an Tankstellen inkludiert.

Besonders die Anwendung der Gutscheine per App gestaltet die Einlösung für Mitarbeiter modern und einfach. Digitale Gutscheinkarten sind inzwischen den physischen Karten definitiv voraus und ermöglichen auch Arbeitgebern eine einfache Verwaltung der Gutscheine.

Beim Thema Tankgutscheine bietet sich die Nutzung der Freigrenzen über den 50 Euro Sachbezug oder von Aufmerksamkeiten an, da die Tankgutscheine so komplett steuer- und abgabenfrei sind für Mitarbeiter und Arbeitgeber. Anbieter wieProbonio kümmern sich hier um die vollständige Abrechnung und Übermittlung der Daten an das entsprechende Lohnbuchhaltungsprogramm.

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