Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter:
So funktioniert die maximale Steuerersparnis

Weihnachten ist für viele Menschen die schönste Zeit im Jahr und vor allem auch die Zeit, um Mitmenschen eine Freude zu bereiten. Umso wichtiger sind Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter als Geste, um die Wertschätzung und Anerkennung seitens des Arbeitgebers im vergangenen Jahr auszudrücken. Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter zeigen nicht nur Dankbarkeit für die Leistungen und das Engagement, sondern stärken auch das Gefühl der Zusammengehörigkeit.

Der Vorteil: Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt, was folglich die Mitarbeiterbindung stärkt und ein positives Arbeitsumfeld schafft. Zudem kann das Jahr so mit einer freudigen Atmosphäre abgeschlossen werden und Motivation für das neue Jahr schaffen.

Was viele Arbeitgeber nicht wissen: Weihnachtsgeschenke können unter bestimmten Voraussetzung auch steuerfrei bzw. steuerbegünstigt verschenkt werden. Wichtig ist hierbei, dass das Weihnachtsgeschenk nicht in Form von Bargeld erfolgt, da sonst die steuerlichen Vorteile entfallen.

Grundsätzlich gibt es für Arbeitgeber verschiedene Umsetzungswege, um von steuerlichen Vorteilen bei Weihnachtsgeschenken für Mitarbeiter zu profitieren. Wie die einzelnen Möglichkeiten funktionieren und was Unternehmen dabei beachten müssen, erklären wir im Folgenden.

Eine Möglichkeit, Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter komplett steuerfrei zu verschenken, ist der 50 Euro Sachbezug. Arbeitgeber können hierüber einmal im Monat ein Geschenk oder eine Sachzuwendung im Wert von bis zu 50 Euro steuerfrei an Mitarbeiter verschenken. Somit eignet sich der Sachbezug nicht nur für Weihnachtsgeschenke, sondern kann auch das ganze Jahr über als attraktiver Mitarbeiter-Benefit eingesetzt werden. Besonders beliebt als 50 Euro Sachbezug sind digitale Gutscheine, Jobtickets (z.B. das 49-Euro-Ticket) oder auchZuschüsse zum Fitnessstudio.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass es sich bei der 50-Euro-Grenze um eine Freigrenze handelt. Das bedeutet, dass wenn dieser Betrag überschritten wird, der gesamte Betrag versteuert werden muss. Wenn Arbeitgeber also planen, Weihnachtsgeschenke für Ihre Mitarbeiter innerhalb der 50-Euro-Freigrenze anzubieten, sollten sie sorgfältig die Überschreitung der Freigrenze prüfen.

Grundsätzlich haben alle Angestellten, einschließlich Teilzeitkräfte, Minijobber und Auszubildende, Anspruch auf den 50 Euro Sachbezug als zusätzliches Gehaltsextra.

Für die steuerfreie Gewährung von Sachbezügen müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Sachbezüge dürfen keinen Bestandteil des ohnehin geschuldeten Arbeitslohns darstellen und werden als zusätzliche Leistungen vom Arbeitgeber gewährt.

• Die Sachleistungen dürfen nicht in Form von Bargeld ausgezahlt werden.

• Die Sachbezüge dürfen die monatliche Freigrenze von 50 Euro (vor 2022 waren es 44 Euro) nicht überschreiten.

• In der Lohnabrechnung müssen der Wert der Sachzuwendung und der Tag, an dem der Mitarbeiter den Sachbezug erhalten hat, dokumentiert werden.

• Gutscheine und Sachbezugskarten müssen den Bestimmungen des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) entsprechen (§2 Abs. 1. Nr. 10 a) oder b)).

Eine weitere Möglichkeit, Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter steuerbegünstigt zu verschenken, bietet die Pauschalsteuer nach § 37b EStG. Arbeitgeber haben hierbei die Möglichkeit, Sachleistungen an Arbeitnehmer bis zu einem Wert von 10.000 Euro pro Jahr zu gewähren. Diese Geschenke können pauschal mit 30 % Steuern zzgl. Solidaritätszuschlag und mögliche Kirchensteuer versteuert werden.

Wenn die Pauschalsteuer für das Weihnachtsgeschenk anfällt, ist das Geschenk auch sozialversicherungspflichtig. Es fällt also der Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung an. Der Arbeitgeber kann sich entscheiden, den Teil der Sozialversicherung, den der Arbeitnehmer zahlen würde, zu übernehmen, um sicherzustellen, dass der Arbeitnehmer aufgrund des Geschenks nicht weniger Nettoeinkommen aufgrund der Abzüge bei den Sozialversicherungsbeiträgen erhält. Diese Übernahme des Arbeitnehmeranteils zur Sozialversicherung ist jedoch zusätzlich steuerpflichtig und unterliegt auch den üblichen Sozialversicherungsabgaben.

Grundsätzlich haben alle Angestellten, einschließlich Teilzeitkräfte, Minijobber und Auszubildende, Anspruch auf Sachzuwendungen nach §37b EstG als zusätzliches Gehaltsextra.

Für die pauschale Versteuerung der Sachzuwendungen bis zu 10.000 Euro müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Das Geschenk darf nicht in Form von Bargeld gewährt werden.

• Es muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden und kann nicht als Teil einer Gehaltsumwandlung dienen.

• Die pauschale Versteuerung ist nicht über andere Optionen gemäß § 40 Abs. 2 EStG möglich.

• Andere Regelungen für pauschalierte Zuwendungen finden keine Anwendung.

• Das Geschenk darf nicht unter die Bestimmungen für den 50 Euro Sachbezug fallen.

• Die Zuwendung darf nicht hauptsächlich im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen.

Weitere Infos zur pauschalen Lohnsteuer nach § 37b EStG

Weihnachtsgeschenke, die während der Weihnachtsfeier an Mitarbeiter verteilt werden, werden beim 110 Euro Freibetrag für die Veranstaltung berücksichtigt. Geschenke, die pro Mitarbeiter bei der Weihnachtsfeier einen Wert von 60 Euro brutto nicht überschreiten, sind steuer- und sozialversicherungsfrei (LStT R 19.5) . Diese Option wird oft gewählt, um Arbeitnehmern, deren monatlicher 50 Euro Sachbezug bereits ausgeschöpft ist, steuerfreie und sozialversicherungsfreie Weihnachtsgeschenke zukommen zu lassen.

Sollten die Kosten für die Weihnachtsfeier den Freibetrag von 110 Euro übersteigen, sind nur die zusätzlichen Kosten steuerpflichtig. In diesem Fall bietet der Gesetzgeber die Möglichkeit einer Pauschalversteuerung von 25 Prozent und erlässt die Sozialabgaben.

Grundsätzlich haben alle Angestellten, einschließlich Teilzeitkräfte, Minijobber und Auszubildende, Anspruch auf Weihnachtsgeschenke auf Betriebsfeiern als zusätzliches Gehaltsextra.

Für steuerfreie Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter auf Betriebsfeiern gelten folgende Voraussetzungen:

• Die Geschenke dürfen den Wert von 60 Euro pro Arbeitnehmer nicht überschreiten, um als steuer- und sozialversicherungsfrei zu gelten.

• Pro Jahr sind zwei Betriebsveranstaltungen mit jeweils einem Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter erlaubt.

• Die Geschenke werden in den Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter und pro Jahr für Betriebsveranstaltungen einbezogen.

• Die Feier muss einen entsprechenden festlichen Charakter haben, beispielsweise mit Reden, Bewirtung oder kulturellen Darbietungen.

• Sollten auch Familienmitglieder eingeladen sein, dann wird der Freibetrag des Angestellten auf diese aufgeteilt.

Neben der monatlichen Freigrenze von 50 Euro für Sachbezüge können auch Geschenke im Wert von bis zu 60 Euro steuer- und abgabenfrei überreicht werden für einen persönlichen und einmaligen Anlass wie eine Hochzeit, ein Dienstjubiläum oder einen Geburtstag. Diese 60-Euro-Grenze gilt pro Anlass, sodass es möglich ist, einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin mehrmals im Jahr zu beschenken.

Für Weihnachtsgeschenke hingegen gilt diese Regelung nicht, da Weihnachten ein allgemeiner Anlass ist und nicht als persönlicher Anlass gewertet wird.

Die einfachste Möglichkeit, den maximalen steuerfreien Betrag für Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter zu nutzen: Die Kombination des 50 Euro Sachbezuges mit dem Freibetrag von 110 Euro für Betriebsfeiern. Wenn der Sachbezug in diesem Monat noch nicht anderweitig genutzt wurde, können Arbeitgeber pro Mitarbeiter einen steuerfreien Betrag von insgesamt 154 Euro bereitstellen, auf den keine Sozialabgaben anfallen.

Wie bereits erwähnt, können Geschenke an Mitarbeiter eine starke Wertschätzung zeigen und so ein positives Arbeitsumfeld schaffen. Sie sind ein effektives Mittel, um Anerkennung zu zeigen, sollten jedoch idealerweise an speziellen Anlässen oder Ereignissen überreicht werden.

Es gibt neben Weihnachten verschiedene Gelegenheiten, zu denen Arbeitgeber Geschenke an ihre Mitarbeiter überreichen können. Hier kann auch die Steuerfreiheit für Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen genutzt werden, weshalb hier Geschenke bis zu einem Wert von 60 Euro je Anlass komplett steuerfrei sind.

Anlässe der Partnerschaft

• Verlobung

• Hochzeit

• Silberne Hochzeit

• Goldene Hochzeit

Anlässe der Familie

• Geburt des Kindes

• Taufe des Kindes

• Kommunion des Kindes

• Konfirmation des Kindes

• Firmung des Kindes

Anlässe in der Arbeit

• Rundes Firmenjubiläum

• Erster Arbeitstag im Unternehmen oder in einer neuen Position

• Beförderung

• Rückkehr nach längerer Zeit aufgrund von Krankheit oder Elternzeit

• Pensionierung

• Mahlzeiten bei außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen, wie bspw. bei Kundenterminen

Anlässe der Familie

• Geburtstag

• Bestandene Prüfung

• Namenstag

• Dienstjubiläum

Die steuerlichen Vorteile für Arbeitgeber beim Verschenken von Weihnachtsgeschenken an ihre Mitarbeiter können eine wirksame Möglichkeit darstellen, die Mitarbeiterbindung zu stärken und die Motivation am Arbeitsplatz zu fördern. Durch geschickte Nutzung der steuerlichen Regelungen, wie über den 50 Euro Sachbezug, können Arbeitgeber ihren Angestellten eine besondere Wertschätzung zeigen, ohne sie zusätzlich zu belasten. Ebenso ermöglichen Betriebsveranstaltungen und Sachzuwendungen nach § 37b EStG die Möglichkeit, steuerfreie bzw. steuerbegünstigte Geschenke zu überreichen.

Durch die Kombination des 50 Euro Sachbezugs und dem Freibetrag bei Betriebsveranstaltungen, können Arbeitgeber die maximale Steuerersparnis für Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter herausholen. Mit einem bewussten Verständnis der steuerlichen Bestimmungen und einer geschickten Planung können Arbeitgeber die Weihnachtsgeschenke für ihre Mitarbeiter effektiv und kosteneffizient gestalten und gleichzeitig den Wert und die Anerkennung der Belegschaft steigern.