Nettolohnoptimierung für Arbeitnehmer:
Möglichkeiten, Beispiele, Nachteile

Unter Nettolohnoptimierung kann eine Gehaltserhöhung verstanden werden, die mit bestimmten Lohnbausteinen umgesetzt wird und dabei die Lohnnebenkosten für Arbeitgeber erheblich senkt. Bei einer regulären Gehaltserhöhung wird hingegen das bestehende Bruttogehalt der Arbeitnehmer erhöht, wovon allerdings nur ein geringer Anteil der Gehaltserhöhung letztendlich beim Arbeitnehmer ankommt. Damit Mitarbeiter die positiven Effekte einer Gehaltserhöhung erfahren, müssen Unternehmen den Bruttolohn deutlich anheben. Mit einem steigenden Lohn steigen parallel dazu auch die Sozialabgaben, wodurch dann nur wenig Netto vom Brutto für den Mitarbeiter übrig bleibt.

Und genau hier besteht der Vorteil der Nettolohnoptimierung: Der Mitarbeiter erhält durch den Einsatz der Lohnbausteine und die damit einhergehende geringere Steuerlast eine höhere Netto-Gehaltserhöhung, da der Arbeitgeber nur wenig bis gar keine Lohnnebenkosten bezahlen muss. So entstehen sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Mitarbeiter klare finanzielle Vorteile.

Die Nettolohnoptimierung ist für Arbeitgeber aus verschiedenen Gründen relevant:

• Durch die clevere Gestaltung der Vergütung durch die verschiedenen Lohnbausteine kann die Steuerbelastung der Arbeitnehmer reduziert werden und führt so zu einem höheren Nettoeinkommen und geringeren steuerlichen Verpflichtungen des Unternehmens.

• Durch die Nettolohnoptimierung können die steigenden Forderungen von Mitarbeitern, aufgrund der Inflation eine Gehaltserhöhung zu erhalten, erfüllt werden, ohne eine große finanzielle Belastung im Unternehmen zu verursachen.

• Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels können Unternehmen durch attraktive Zusatzleistungen die Mitarbeiterbindung und Arbeitgeberattraktivität stärken und die Arbeitszufriedenheit und -motivation steigern.

• Im Zuge der Nettolohnoptimierung können Arbeitgeber finanzielle Risiken minimieren und die Rentabilität des Unternehmens verbessern.

Grundsätzlich lässt sich die Funktionsweise der Nettolohnoptimierung wie folgt beschreiben: Der Arbeitgeber zahlt an seine Mitarbeiter bestimmte Lohnbausteine, die entweder gar nicht oder nur teilweise steuer- und sozialversicherungsfrei sind und dann pauschal versteuert werden. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter letztendlich mehr Nettogehalt erhalten und dabei einen geringeren Bruttolohn aufweisen. So erhalten die Arbeitnehmer letztendlich mehr Nettogehalt vom Bruttogehalt.

Je nach Zusatzleistung bzw. Lohnbaustein unterscheidet sich die mögliche Kosteneinsparung. Unabhängig von der individuellen Regelung der Zusatzleistung muss in den meisten Fällen sichergestellt sein, dass die Bausteine zusätzlich zum Nettogehalt geleistet werden. Im Zuge dessen ist bei den meisten Lohnbausteinen keine Gehaltsumwandlung möglich.

Generell kann das Thema Nettolohnoptimierung für Arbeitgeber sehr komplex sein aufgrund der steuerlichen Regelungen und Rechtskonformität. Aufgrund dessen kann es aufgrund des hohen Aufwands für die Personalabteilung sinnvoll sein, die Leistung von SaaS-Anbietern für Nettolohnoptimierungs-Lösungen in Anspruch zu nehmen. So kann das Unternehmen Personalkosten senken und gleichzeitig mit geringen Kosten und Aufwand die Mitarbeiterbindung und Arbeitgeberattraktivität steigern.

Seit 2020 gelten steuerliche Begünstigungen nur noch für tatsächliche Zusatzleistungen. Das bedeutet, es können keine steuerlichen Vorteile für Leistungen in Anspruch genommen werden, die der Arbeitgeber bereits standardmäßig anbietet oder gesetzlich verpflichtet ist zu gewähren. Diese steuerlichen Vorteile gelten nur für Leistungen, die der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Gehalt erbringt.

Das bedeutet für Arbeitgeber Folgendes:

• Die Leistungen, die ein Arbeitnehmer durch Zusatzleistungen erhält, dürfen nicht dazu verwendet werden, um den tatsächlichen Lohnanspruch zu verringern oder um beide Beträge miteinander zu verrechnen.

• Wenn die Zusatzleistungen entfallen, darf der Arbeitgeber den Lohn nicht automatisch erhöhen, um dies auszugleichen.

• Zusatzleistungen dürfen nicht als Kompensation für zukünftige Lohnerhöhungen angesehen werden.

Für Arbeitnehmer gibt es verschiedene Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung, um ihr Nettoeinkommen zu erhöhen. Dazu gehören steuerfreie Zusatzleistungen wie Sachbezüge, Jobtickets oder Essenszuschüsse. Zudem können sie von steueroptimierten Gehaltsvereinbarungen, wie dem Abschluss von Entgeltumwandlungsverträgen zur Altersvorsorge oder der Nutzung von steueroptimierten Modellen für Dienstwagen oder Dienstfahrrädern, profitieren.

Welche Möglichkeiten es zur Nettolohnoptimierung genau gibt und wie sich diese Lohnbausteine von Arbeitgebern umsetzen lassen, zeigen wir Ihnen im Folgenden.

Tankgutscheine sind bereits seit einiger Zeit ein gängiger Vorteil für Mitarbeiter und gehören im Zuge dessen auch zu den beliebtesten Mitarbeiter-Benefits für Arbeitnehmer. Da viele Angestellte von Tankgutscheinen profitieren, nutzen Arbeitgeber sie gerne als zusätzliche Vergünstigung, um die Bindung ihrer Mitarbeiter zu stärken.

Die steuerfreien Tankgutscheine können auf verschiedene Arten gewährt werden, sei es in Form von physischen Gutscheinen, Tankkarten oder digitalen Gutscheinkarten. Die Gutscheine fallen in die Kategorie der Sachbezüge, deren steuerfreier Freibetrag seit 2022 von 44 Euro auf 50 Euro angehoben wurde. Das bedeutet, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitern monatlich bis zu 50 Euro steuer- und sozialabgabenfrei zur Verfügung stellen können.

Weitere Infos zu steuerfreien Tankgutscheinen für Mitarbeiter

Neben Tankgutscheinen haben Arbeitgeber die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern steuerfreie Gutscheine für verschiedene Waren und Dienstleistungen anzubieten, die nicht der Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben unterliegen. Diese Gutscheine ermöglichen es den Mitarbeitern, bei entsprechenden Anbietern Vergünstigungen zu erhalten und somit einige Kosten zu sparen.

Es gibt zwei Arten von steuerfreien Gutscheinen, die Arbeitgeber anbieten können: Monatliche Gutscheine, die bis zu einer monatlichen Freigrenze von 50 Euro steuerfrei sind oder alternativ steuerfreie Gutscheine zu persönlichen Anlässen, auch als Aufmerksamkeiten bezeichnet, die die Freigrenze von 60 Euro nicht überschreiten dürfen.

Weitere Infos zu steuerfreien Gutscheinen für Mitarbeiter

Arbeitgeber können ihre Mitarbeiter mit einem Essenszuschuss, auch als Verpflegungszuschuss genannt, bei den Kosten für ihr Mittagessen mit bis zu 7,23 Euro je Arbeitstag unterstützen. Dieser Zuschuss für das Mittagessen kann steuerlich begünstigt über den Sachbezugswert für Verpflegung abgewickelt werden.

Um diesen Zuschuss anzubieten, können Arbeitgeber entweder herkömmliche Essensmarken in Papierform (z.B., Essensgutscheine) bereitstellen oder die moderne Variante der digitalen Essensmarken verwenden. Die digitalen Essensmarken erleichtern die Nutzung des Essenszuschusses erheblich, da er in praktisch jedem Restaurant, Imbiss oder Supermarkt eingelöst werden kann. Dadurch haben selbst Mitarbeiter im Homeoffice die Möglichkeit, kostenlose oder vergünstigte Mahlzeiten zu erhalten.

Weitere Infos zum Essenszuschuss und Sachbezugswert für Verpflegung

Unternehmen haben seit Mai 2023 die Möglichkeit, das Deutschlandticket, auch Jobticket oder 49-Euro-Ticket genannt, steuerfrei zu bezuschussen oder sogar vollständig zu übernehmen. Der Arbeitgeber erwirbt hierbei als erste Möglichkeit selbst das Deutschlandticket und reicht es an seine Mitarbeiter weiter. Das Deutschlandticket als Jobticket kann dabei über den 50 Euro Sachbezug steuerfrei abgerechnet werden, sofern dieser Sachbezug nicht bereits für andere Mitarbeiter-Vorteile genutzt wird.

Alternativ kann der Mitarbeiter das Deutschlandticket selbst erwerben und erhält vom Arbeitgeber eine Rückerstattung, oft als zusätzliches Gehalt über die Lohnabrechnung. Seit 2019 ist der Zuschuss zum öffentlichen Nahverkehr in Form einer Erstattung (z.B. die Rückerstattung eines 49 Euro Tickets) steuerfrei. Dies gilt sogar zusätzlich zu bereits gewährten Sachbezügen. Das bedeutet, dass beispielsweise Sachbezugsgutscheine für Mitarbeiter und das Deutschlandticket kombiniert werden können, sodass insgesamt fast 100 Euro steuerfreie Vorteile für die Mitarbeiter angeboten werden können.

Weitere Infos zum Deutschlandticket als Jobticket für Mitarbeiter

Eine betriebliche Krankenversicherung ist eine Versicherung, die von einem Arbeitgeber für seine Mitarbeiter abgeschlossen wird. Dabei wird den Mitarbeitern ein jährliches Gesundheitsbudget für Gesundheitsleistungen zur Verfügung gestellt, um ihnen zusätzlichen Schutz im Falle von Krankheit oder Verletzung zu bieten. Diese Versicherung dient als Zusatz zur bestehenden gesetzlichen Krankenversicherung oder zur privaten Krankenversicherung der Arbeitnehmer.

Die betriebliche Krankenversicherung als Mitarbeiter-Benefit hat einen zusätzlichen Vorteil zu bieten: Seit 2019 haben Arbeitgeber die Möglichkeit, die betriebliche Krankenzusatzversicherung steuer- und sozialversicherungsfrei als Sachbezug anzubieten. Das bedeutet, dass die Beiträge zur Versicherung bis zu einer monatlichen Freigrenze von 50 Euro pro Mitarbeiter sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei vom Unternehmen finanziert werden können.

Weitere Infos zur betrieblichen Krankenversicherung als Sachbezug

Auch das Fitnessstudio kann als Sachbezug steuerfrei vom Arbeitgeber gewährt werden. Dabei ermöglicht der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern den Zugang zu einem Fitnessstudio oder Sporteinrichtungen als steuerfreien Sachbezug. Dies bedeutet, dass die Kosten für die Mitgliedschaft im Fitnessstudio nicht in das zu versteuernde Einkommen des Arbeitnehmers einbezogen werden, und es fallen keine Lohnsteuern oder Sozialabgaben auf diesen Vorteil an.

Der Arbeitgeber kann dies beispielsweise durch Partnerschaften mit Fitnessstudios oder die Bereitstellung von bestimmten Fitnessprogrammen umsetzen. Mitarbeiter können dann die Einrichtungen des Fitnessstudios nutzen oder an sportlichen Aktivitäten teilnehmen, die durch das Unternehmen gefördert werden.

Weitere Infos zum Fitnessstudio als Sachbezug vom Arbeitgeber

Der Kindergartenzuschuss, auch als Kita-Zuschuss bekannt, ermöglicht es Arbeitgebern, ihre Mitarbeiter bei der Betreuung und Versorgung ihrer Kinder zu unterstützen. In diesem Zusammenhang können Mitarbeiter die Belege für die Betreuungskosten ihrer Kinder bei ihrem Arbeitgeber einreichen, der dann den gewünschten Betrag erstattet. Sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter können den Kindergartenzuschuss in der Regel steuerfrei und beitragsfrei in Anspruch nehmen.

Im Grunde genommen kann der Kita-Zuschuss für jegliche Form der Kinderbetreuung gewährt werden, unabhängig davon, ob es sich um außerbetriebliche oder betriebliche Betreuung handelt. Die entscheidende Voraussetzung ist, dass die Einrichtung, in der die Kinder betreut werden, sowohl geeignet ist, um die Kinder zu betreuen, als auch für ihre Unterbringung, einschließlich Verpflegung und Unterkunft.

Weitere Infos zum Kindergartenzuschuss vom Arbeitgeber

Die steuerfreie Internetpauschale ist eine finanzielle Unterstützung von bis zu 50 Euro pro Monat, die Arbeitgeber ihren Angestellten anbieten können, um die laufenden Kosten für ihren privaten Internetanschluss zu decken. Diese Pauschale zielt darauf ab, die finanzielle Belastung der Mitarbeiter für die private Internetnutzung auszugleichen, insbesondere für diejenigen, die im Homeoffice arbeiten und daher vermehrt auf ihren privaten Internetanschluss angewiesen sind.

Um die Verwaltung zu vereinfachen, haben Arbeitgeber die Möglichkeit, die laufenden Internetnutzungskosten ihrer Mitarbeiter pauschal mit 25% zu versteuern. Diese Regelung gilt, solange der Betrag, den die Mitarbeiter angeben, den monatlichen Freibetrag von 50 Euro pro Monat nicht übersteigt (diese Regelung gilt seit 2022). Dabei müssen jedoch noch die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag abgeführt werden, während Sozialversicherungsbeiträge nicht anfallen.

Weitere Infos zur steuerfreien Internetpauschale für Mitarbeiter

Die betriebliche Altersvorsorge, häufig als Betriebsrente bezeichnet, ermöglicht es Arbeitgebern, ihren Mitarbeitern eine Versicherung anzubieten, die sie im Rentenalter oder bei Berufsunfähigkeit finanziell absichert.

Ein besonderer Vorteil besteht darin, dass die Beiträge für die betriebliche Altersvorsorge direkt vom Bruttogehalt Ihrer Mitarbeiter abgezogen werden. Dies hat zur Folge, dass die Steuern für die Mitarbeiter reduziert werden, und für Sie als Arbeitgeber verringern sich die Sozialversicherungsbeiträge. Tatsächlich haben Arbeitgeber sogar die Verpflichtung, die sogenannte Entgeltumwandlung anzubieten, bei der ein Teil des Bruttogehalts in Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge umgewandelt wird.

Weitere Infos zur betrieblichen Altersvorsorge für Mitarbeiter

Das Angebot eines Dienstfahrrads ist für Arbeitgeber und Mitarbeiter steuerlich begünstigt, wodurch je nach Umsetzung des Angebots einige Kosten gespart werden können. Die Besteuerung von Dienstfahrrädern variiert je nach Art und Weise, wie Arbeitgeber sie ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Arbeitgeber haben zum einen die Option, Fahrräder zu mieten, zu leasen oder zu kaufen, um sie ihren Mitarbeitern zusätzlich zu deren regulärem Gehalt anzubieten. In diesem Fall ist das Dienstfahrrad für die Mitarbeiter steuerfrei. Im Fall von Diensträdern als Gehaltsumwandlung haben Mitarbeiter die Möglichkeit, das Firmenrad zu mieten oder zu leasen, wobei die Raten direkt vom Bruttogehalt abgezogen werden. Dadurch reduziert sich die Bemessungsgrundlage, was zu geringeren Sozialversicherungs- und Lohnsteuerbeträgen führt. Wenn Mitarbeiter das Fahrrad für private Zwecke nutzen, muss der geldwerte Vorteil des Dienstrads versteuert werden.

Weitere Infos Dienstfahrrad für Mitarbeiter

Die Erholungsbeihilfe ist eine Art von Zusatzleistung, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern gewähren können, um deren Erholung und Entspannung zu fördern. Diese Beihilfe soll es den Mitarbeitern ermöglichen, Urlaub zu machen, sich zu erholen und Stress abzubauen. Sie kann in Form eines Geldbetrags oder Gutscheins gewährt werden, den die Mitarbeiter für ihren Urlaub oder ihre Freizeitaktivitäten nutzen können.

Die Erholungsbeihilfe ist in der Regel steuer- und sozialversicherungsfrei bis zum Höchstbetrag von 156 Euro für Arbeitnehmer, 104 Euro für den Ehepartner und 52 Euro für jedes Kind pro Kalenderjahr.

Arbeitgeber können durch die Nettolohnoptimierung einige Lohnkosten sparen, indem sie bspw. Sachbezüge, wie Firmenfitness, Gesundheitsbudgets oder Gutscheine anstelle von Geldleistungen an ihre Mitarbeiter gewähren. Dies geschieht, indem bestimmte Leistungen oder Vorteile in Form von Sachbezügen anstelle von Gehaltserhöhungen oder Bargeld ausgezahlt werden. Die Ersparnisse ergeben sich aus steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorteilen.

Mit dem folgenden Kalkulator können Sie schnell und einfach berechnen, wie viele Kosten durch den steuerfreien Sachbezug im Gegensatz zu einer herkömmlichen Gehaltserhöhung eingespart werden können.

• Arbeitnehmer erhalten eine verdeckte Lohnerhöhung, die von steuerlichen Abzügen befreit ist.

• Bei einer Bruttogehaltserhöhung würden Steuern und Sozialabgaben steigen, wodurch nur ein Bruchteil der Lohnerhöhung für den Arbeitnehmer übrig bleibt.

• Arbeitgeber haben bei einer herkömmlichen Lohnerhöhung höhere Ausgaben, da nicht nur die Lohnkosten, sondern auch die Sozialversicherungsbeiträge und Steuern ansteigen.

• Die Nettolohnoptimierung hilft dabei, Lohnkosten zu sparen, während die Mitarbeiter dennoch zusätzliche Vorteile erhalten.

• Arbeitgeber, die derartige Leistungen anbieten, werden für neue Mitarbeiter und Bewerber attraktiver, da sie ein besseres Gesamtpaket bieten.

• Die Höhe der Einzahlungen in die Renten- und Arbeitslosenversicherung steigt durch die Lohnerhöhung über Zusatzleistungen nicht, da der Bruttolohn nicht erhöht wird. Daher steigt beispielsweise der Rentenanspruch trotz des höheren Nettolohns nicht.

• Durch die Nettolohnoptimierung kann der Arbeitslosen- und/oder Krankengeldanspruch gemindert werden.

• Die Nettolohnoptimierung erfordert möglicherweise zusätzlichen Aufwand, wenn der Arbeitgeber geeignete Maßnahmen auswählen und umsetzen muss.

Es gibt spezielle Unternehmen, die Dienstleistungen zur Nettolohnoptimierung anbieten. Einige Unternehmen bieten Plattformen und Programme an, die Mitarbeitern Zugang zu verschiedenen Sachbezügen und Vergünstigungen verschaffen. Diese können eine Form der Nettolohnoptimierung darstellen. Der Vorteil: Derartige Anbieter können sich je nach Angebot sowohl um die Einhaltung der steuerlichen Regelungen und Rechtskonformität als auch um die Verwaltung der Zusatzleistungen, wie bspw. die Übermittlung der Daten an das Lohnbuchhaltungsprogramm kümmern. Dies reduziert erheblich den Aufwand für die Personalabteilung eines Unternehmens und macht die Nettolohnoptimierung zu einer attraktiven Option für Arbeitgeber.

Die Auswahl des geeigneten Anbieters hängt von den individuellen Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens ab. Es ist ratsam, sich vor der Auswahl eines Anbieters ausführlich über die angebotenen Dienstleistungen und die Kosten zu informieren.

Die Nettolohnoptimierung ist sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber attraktiv. Für Arbeitnehmer bedeutet dies eine Möglichkeit, steuerfreie Vorteile und Zusatzleistungen zu erhalten, die ihr Nettogehalt erhöhen und die Arbeitsmotivation steigern. Gleichzeitig stärkt die Nettolohnoptimierung die Bindung an den Arbeitgeber und macht ihn für neue Mitarbeiter attraktiver.

Für Arbeitgeber ermöglicht die Nettolohnoptimierung die Senkung der Lohnkosten und die Schaffung eines wettbewerbsfähigen Gesamtpakets für Mitarbeiter, was die Mitarbeiterbindung und die Rekrutierung neuer Talente fördert. Insgesamt bleibt die Nettolohnoptimierung eine Win-Win-Situation für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

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