Urlaubsgeld:
Alle Infos zu Anspruch, Höhe & Besteuerung

In vielen Unternehmen erhalten Mitarbeiter einmal jährlich Urlaubsgeld. Es handelt sich um eine Sonderzahlung, die in vielen Fällen dazu dient, Mitarbeiter zu belohnen. Doch gibt es einen Anspruch auf Urlaubsgeld? Wie hoch darf es ausfallen? Und wie wird Urlaubsgeld besteuert? Diese Fragen beantwortet folgender Artikel.

Urlaubsgeld gehört zu den Sonderzahlungen. Meist wird es vom Arbeitgeber ausgezahlt, um seine Mitarbeiter zu belohnen. Das kann verschiedene Gründe haben: entweder weil die Geschäfte so gut liefen oder weil Mitarbeiter einen hohen Einsatz bei der Arbeit gezeigt haben. 

Jedoch sind Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, ihren Arbeitnehmern Urlaubsgeld zu zahlen. Es handelt sich vielmehr um eine freiwillige Sonderzahlung. Sie wird Angestellten neben ihrem regulären Lohn oder Gehalt gewährt. 

Urlaubsgeld ist auch unter den Begriffen „Urlaubsgratifikation“ oder „14. Monatsgehalt“ bekannt. Das 13. Monatsgehalt ist das Weihnachtsgeld, welches eine weitere bekannte Sonderzahlung ist. 

Häufig wird der Begriff „Urlaubsgeld“ mit dem Urlaubsentgelt verwechselt. Doch worin bestehen die Unterschiede? Tatsächlich handelt es sich bei Urlaubsentgelt um eine Lohn- und Gehaltsfortzahlung, die Arbeitgeber an ihre Mitarbeiter während ihres Urlaubs leisten. Es handelt sich hierbei um eine Leistung, auf die Angestellte einen gesetzlichen Anspruch haben. Die Höhe des Urlaubsentgelts orientiert sich an §11 Bundesurlaubsgesetz. 

 Das zusätzliche Urlaubsgeld hingegen ist eine freiwillige Sonderzahlung, für die kein Anspruch besteht. Arbeitgeber können somit selbst frei entscheiden, wie hoch die Zahlung ausfällt und ob überhaupt ein Urlaubsgeld ausgezahlt wird. 

Arbeitgebern steht es grundsätzlich frei, ob und wie viel Urlaubsgeld sie ihren Angestellten zahlen. Wer sich freiwillig für die Zahlung entscheidet, kann Jahr für Jahr neu entscheiden, ob es Urlaubsgeld gibt und wie hoch es ausfällt. Viele Unternehmen orientieren sich dabei daran, wie die Geschäfte gelaufen sind. Auch die Größe des Unternehmens sowie der Standort können die Höhe des Urlaubsgelds beeinflussen. 

Tatsächlich gilt: Je mehr Beschäftigte ein Unternehmen hat, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Urlaubsgeld ausgezahlt wird.  

Um sich diese Flexibilität zu bewahren, tun Arbeitgeber gut daran, ein persönliches Schreiben an alle Mitarbeiter zu verschicken, das auf den Freiwilligkeitsvorbehalt hinweist. Es muss klar daraus hervorgehen, dass es sich bei dem Urlaubsgeld um eine freiwillige Zahlung ohne zukünftigen Anspruch handelt. 

 Je nach Branche werden Urlaubsgelder sehr unterschiedlich berechnet. Es gibt unter anderem folgende drei Optionen: 

• Ein pauschaler Betrag jährlich 

• Ein fester Betrag pro Urlaubstag 

• Ein prozentualer Aufschlag auf das Urlaubsentgelt 

Eine Menge Faktoren fließen in die Berechnung mit ein. 2023 wurden Daten in verschiedenen Branchen erhoben: 

Doch wie berechnet man das Urlaubsgeld am besten? 

Wer das Urlaubsgeld für seine Angestellten berechnen möchte, sollte verschiedene Faktoren miteinbeziehen: 

• Höhe der Wochenarbeitszeit: Es macht einen Unterschied für das Urlaubsgeld, ob Mitarbeiter fünf oder sechs Tage in der Woche im Betrieb arbeiten. 

• Wochen- oder Monatslohn: Wie zahlen Sie Ihren Mitarbeitern ihren Lohn aus? 

• Dauer der Anstellung: Wenn Mitarbeiter nicht das ganze Jahr über bei Ihnen beschäftigt waren, müssen Sie das Urlaubsgeld nicht in voller Höhe, sondern anteilig auszahlen. 

Wie viel Urlaubsgeld Sie Arbeitnehmern auszahlen liegt bei Ihnen. Wenn es sich um das 14. Monatsgehalt handeln soll, kann folgendermaßen berechnet werden: 

• 5-Tage-Woche: Gehalt / 22 x auszuzahlende Urlaubstage 

• 6-Tage-Woche: Gehalt / 26 x auszuzahlende Urlaubstage 

Damit weder Sie als Arbeitgeber noch Ihre Arbeitnehmer den Überblick verlieren, lohnt es sich, den genauen Betrag im Arbeitsvertrag zu vermerken – zumindest dann, wenn er stets gleich bleibt. So kann Missverständnissen vorgebeugt werden. 

Urlaubsgeld gehört als Sonderzahlung zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Wenn es einmalig ausgezahlt wird, wird es wie ein „sonstiger Bezug“ besteuert. Grundsätzlich gilt also: Urlaubsgeld ist nicht steuerfrei. 

Für die Sozialversicherung gilt, dass das Urlaubsgeld als „Einmalzahlung“ behandelt wird. Das liegt daran, dass es nicht für die Arbeit in einem einzelnen Entgeltabrechnungszeitraum gezahlt wird. Urlaubsgeld wird dem Monat zugeordnet, in dem es ausgezahlt wird. Man spricht nicht von einer Einmalzahlung, wenn das Urlaubsgeld beispielsweise als Zuschlag zum Urlaubsentgelt gezahlt wird. 

Bei der Versteuerung von Urlaubsgeld fällt der entsprechende Steuersatz meist um einiges höher aus als im Vergleich zum gewöhnlichen Monatslohn. Das liegt zu einem großen Teil an der Lohnsteuer. Diese wird beim Urlaubsgeld einbehalten und der Steuersatz steigt. 

Ausnahmen gibt es dann, wenn das Urlaubsgeld als regelmäßiger Zuschlag monatlich gezahlt wird. In diesem Fall werden die Zahlungen als laufender Arbeitslohn versteuert. 

Da die Besteuerung von Urlaubsgeld in der Regel sehr hoch ausfällt, bleibt Arbeitnehmern gar nicht so viel Netto von ihrem Brutto. Deshalb wird oftmals nach Lösungen gesucht, um Urlaubsgeld steuerfrei auszuzahlen. 

Tatsächlich gibt es Möglichkeiten, das klassische Urlaubsgeld zu umgehen und damit Steuern zu sparen. Dennoch profitieren Mitarbeiter in hohem Maße davon. 

Eine Option ist die Erholungsbeihilfe. Hier können Arbeitgeber Ihren Angestellten bis zu 156 Euro jährlich steuerfrei auszahlen. Außerdem haben Arbeitgeber die Möglichkeit ihren Mitarbeitern monatlich einen Sachbezug in Höhe von bis zu 50€ steuerfrei einzuräumen. Damit bleibt Mitarbeitern der volle Betrag erhalten und es müssen keine Steuern mehr abgezogen werden. Wir von Probonio bieten Arbeitgebern die Möglichkeit zwischen einer großen Vielzahl an steuerfreien Sachbezügen auszuwählen und diese einfach an Ihre Mitarbeitenden auszuzahlen. 

Da es sich bei Urlaubsgeld um eine freiwillige Leistung handelt, besteht für Arbeitgeber keine Pflicht, es den Mitarbeitern auszuzahlen. Jedoch gibt es Fälle, in denen die Zahlung trotzdem verpflichtend ist. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn die Zahlung von Urlaubsgeld in einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag festgehalten ist. Auch dann, wenn der Arbeitgeber die Zahlung des 14. Monatsgehalts zugesagt hat, ist er dazu verpflichtet. 

Wichtig ist auch der Gleichbehandlungsgrundsatz. Wird einem Mitarbeiter Urlaubsgeld bezahlt, müssen alle Angestellten eine Zahlung erhalten. Es ist nicht erlaubt, dass der Arbeitgeber solche Sonderzahlungen einigen Arbeitnehmern zukommen lässt und anderen nicht. Der Gleichbehandlungsgrundsatz besagt, dass einzelne Arbeitnehmer oder Gruppen von Angestellten nicht schlechter als andere gestellt werden dürfen. Die einzige Ausnahme besteht darin, dass es einen sachlichen Grund dafür gibt. 

Wenn der Betrieb tarifgebunden ist oder der Tarifvertrag als verbindlich für die Branche gilt, kann für Arbeitgeber die Pflicht bestehen, Urlaubsgeld auszuzahlen. Selten kommt es vor, dass Urlaubsgeld in einer Betriebsvereinbarung geregelt wird. Viel häufiger bildet die Grundlage eine freiwillige Zusage des Arbeitgebers. 

Das kann auch im Arbeitsvertrag vereinbart werden. Jedoch sieht man so etwas eher selten. Der Grund: Selbst wenn man mehrfach betont, dass die Zahlung auf Freiwilligkeit beruht, verpflichten sich Arbeitgeber womöglich dazu, auf alle Zeit Urlaubsgeld zu zahlen. Daher sollten Arbeitgeber, die sich je nach Geschäftslage offenhalten möchten, ob und wie viel sie zusätzlich auszahlen, auf eine Klausel im Arbeitsvertrag verzichten. 

Viele gehen davon aus, dass Beamte einen Anspruch auf Urlaubsgeld haben. Tatsächlich gilt jedoch auch für Beschäftigte im öffentlichen Dienst dasselbe wie für alle anderen Arbeitnehmer. Lediglich gibt es hier den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVÖD), welcher festlegt, dass eine Zahlung von Urlaubsgeld verpflichtend ist. 

Arbeitgeber sollten sich auch mit dem Gewohnheitsrecht befassen. Wie bereits eingangs erwähnt, ist es sinnvoll, bei freiwilligen Zahlungen immer auf die Freiwilligkeit hinzuweisen. So umgeht man die „betriebliche Übung“. Sie besagt, dass die Sonderzahlung, wenn sie mindestens drei Jahre in Folge immer in der gleichen Höhe erfolgt ist, rechtsverbindlich wird. Eine einmal entstandene betriebliche Übung lässt sich nicht rückgängig machen. Daher ist der Freiwilligkeitsvorbehalt von so großer Bedeutung. 

Arbeitgeber können nicht nur selbst bestimmen, ob und wie viel Urlaubsgeld sie ihren Angestellten gewähren. Sie haben auch die Freiheit, festzulegen, wann die Auszahlung erfolgt.  

In den meisten Fällen erhalten Mitarbeiter ihr Urlaubsgeld jedoch mit der Gehaltsauszahlung im Mai oder Juni. Immerhin startet man damit in die Urlaubszeit und Angestellte können ihr zusätzliches Geld für den Zweck ausgeben, für den es gedacht ist. In manchen Betrieben wird das Urlaubsgeld jedoch auch mit der Auszahlung des Urlaubsentgelts verknüpft. 

Um Angestellten Urlaubsgeld zu zahlen, wird es am besten direkt zusammen mit dem Lohn überwiesen. Doch nicht nur die Einmalzahlung ist üblich. Es ist auch möglich, das Urlaubsgeld über 12 Monate verteilt auszuzahlen. Wichtig ist dabei nur, dass man sich an das hält, was vertraglich vereinbart ist, wenn es denn entsprechende Vereinbarungen gibt. 

Wenn die Zahlung von Urlaubsgeld im Arbeitsvertrag festgelegt ist, haben Arbeitnehmer auch einen Anspruch darauf. Doch dabei drängt sich die Frage auf: Erhalten auch Mitarbeiter im Krankenstand oder in Elternzeit sind oder diejenigen, die ihre Kündigung eingereicht haben, Urlaubsgeld? 

Schwangere Angestellte genießen einen besonderen Schutz – diese Personengruppe darf nicht benachteiligt werden. Somit sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, während der Schwangerschaft, des Mutterschutzes und des Beschäftigungsverbots weiterhin die Sonderzahlung zu leisten. 

Anders sieht es in der Elternzeit aus. Hier spielt es eine Rolle, welchen Charakter das Urlaubsgeld im Betrieb hat. Wenn es dazu da ist, Arbeitsleistungen zu belohnen, besteht für Mitarbeiter in Elternzeit kein Anspruch darauf. Wenn es jedoch um Faktoren wie die Betriebstreue geht, erhalten Angestellte trotz Elternzeit die Sonderzahlung. 

Wenn Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum aufgrund von Krankheit ausfallen und sie deshalb ihren Urlaub gar nicht antreten können, mag man meinen, dass es keinen Anspruch auf Urlaubsgeld mehr gibt. Dem ist jedoch nicht immer so. 

Nur dann, wenn die Zahlung von Urlaubsgeld an das Urlaubsentgelt gekoppelt ist, müssen Arbeitgeber entsprechenden Angestellten keine Sonderleistung zahlen. 

Urlaubsgeld ist eine freiwillige Sonderzahlung, die anteilig zurückgefordert werden kann, wenn ein Mitarbeiter kündigt. Wenn ein Mitarbeiter somit sein ganzes Urlaubsgeld erhalten hat, im September jedoch den Betrieb verlässt, ist er dazu verpflichtet, ein Viertel der Sonderzahlung zurückzugeben. Die Voraussetzung dafür ist, dass das Urlaubsgeld als Belohnung der Betriebstreue dient. Meist geschieht die Verrechnung im Zuge der letzten Lohnabrechnung. 

Ein weiterer Sonderfall ist die Kurzarbeit. Indem Unternehmen ihren Angestellten Kurzarbeitergeld zahlen, können sie wirtschaftliche Krisen bewältigen. Wenn das Urlaubsgeld im Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung festgelegt ist, lässt es sich durch den Beschluss neuer Regelungen streichen. Wenn Sie Ihren Angestellten jedoch eine Zahlung im Arbeitsvertrag zusichern oder das Prinzip der betrieblichen Übung zutrifft, ist das Urlaubsgeld auch in Krisenzeiten zu gewähren. 

Urlaubsgeld ist in vielen Unternehmen gang und gäbe. Zwar handelt es sich nicht um eine verpflichtende Sonderzahlung, doch Arbeitgeber sollten darauf achten, was im Tarif- oder Arbeitsvertrag steht. Auch bei einer betrieblichen Übung besteht ein Anspruch auf Urlaubsgeld. Wenn es keine Regelungen dazu gibt, können Unternehmen Urlaubsgeld freiwillig auszahlen und die Höhe sowie der Auszahlungszeitpunkt selbst bestimmen. Beliebte, steuerfreie Alternativen sind Sachbezüge sowie die Erholungsbeihilfe.