Digitale Essensmarken

1. Was ist der steuerfreie Essenszuschuss?
2. Wichtige Regelungen für den Essenszuschuss im Jahr 2024
3. Wie wird der steuerfreie Essenszuschuss im Jahr 2024 berechnet?
4. Wie wird der steuerfreie Essenszuschuss abgerechnet?
5. Was kann ich meinen Mitarbeitern mit dem Essenszuschuss steuerfrei zahlen?
6. Hinweise zur Belegprüfung
7. Welche Mitarbeiter können den steuerfreien Essenszuschuss nutzen?
8. Digitale Essensmarken mit Probonio
9. Gesetzliche Grundlagen

Der steuerfreie Essenszuschuss, in digitaler Variante auch digitale Essensmarken genannt, bietet Ihnen die Option, Mitarbeiter beim arbeitstäglichen Mittagessen steuerfrei zu unterstützen.

Folgende Möglichkeiten gibt es für den steuerfreien Essenszuschuss 2024:

• Mit der 15-Tage Regel (bei einer 5 Tage Woche) können 15 (digitale) Essensmarken von maximal 7,50€ pro Tag (112,50€ pro Monat) ausgehändigt werden. Hierbei ist kein Nachweis der An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter erforderlich.
• Möchten Sie mehr als 15 Essensmarken aushändigen, besteht die Pflicht eines Nachweises der An- und Abwesenheiten (z.B. aufgrund von Urlaub, Krankheiten oder Dienstreisen).

Pro Mitarbeiter und pro Mahlzeit lassen sich maximal 7,50€ erstatten. Dies setzt sich aus den folgenden zwei Anteilen zusammen:

1. Sachbezugswert: 4,40€ (ggf. 25% pauschal zu versteuern)
2. Maximale steuerfreie Aufstockung: 3,10€ (steuerfreie Aufstockung)

Die steuerfreie Aufstockung von 3,10€ kann jedoch nur gewährt werden, wenn der oder die Mitarbeiter 4,40€ selbst hinzugezahlt hat.

Zudem gelten bestimmte Voraussetzungen für die Steuerfreiheit bzw. die Pauschalbesteuerung des Essenszuschusses.

Folgende Regelungen gibt es für den steuerfreien Essenszuschuss 2024:

• Maximal 7,50€ Zuschuss je Mitarbeiter
• Mahlzeit nur von tatsächlichen Arbeitstagen mit mindestens 4 Stunden Arbeitszeit
• Keine Non-Food-Artikel, Alkohol und Tabakwaren
• Angaben auf dem Rechnungsbeleg zu Ort, Datum, Belegsumme und Artikelbezeichnung müssen enthalten sein

Digitale Essensmarken mit der 15-Tage Regel mit Pauschalsteuer

Der maximale Zuschuss vom Arbeitgeber (7,50€) besteht aus dem Sachbezugswert (4,40€) und der steuerfreien Aufstockung (bis zu 3,10€).

1. Der Mitarbeiter zahlt 11,90 € für seine Mahlzeit und leistet damit eine Eigenbeteiligung von 4,40 € (11,90 € − 7,50 €). Mit dieser Eigenbeteiligung erreicht er den neuen Sachbezugswert von 4,40 €, weshalb der maximale Zuschuss von 7,50 € (4,40 € + 3,10 € Aufstockung) vollständig steuerfrei bleibt.
2. Der Mitarbeiter zahlt 7,77 € für seine Mahlzeit und leistet damit eine Eigenbeteiligung von 0,27 € (7,77 € − 7,50 €). Mit dieser Eigenbeteiligung erreicht er nicht den neuen Sachbezugswert von 4,40 €, weshalb die restlichen 4,13 € (4,40 € − 0,27 €) pauschal versteuert werden müssen. Der Betrag von 3,37 € (0,27 € + 3,10 € Aufstockung) bleibt steuerfrei.
3. Der Mitarbeiter zahlt 4,50 € für seine Mahlzeit und leistet damit keine Eigenbeteiligung. Somit erreicht er nicht den neuen Sachbezugswert von 4,40 €, weshalb die gesamten 4,40 € pauschal versteuert werden müssen. Der Betrag von 0,10 € Aufstockung (4,50 € − 4,40 €) bleibt steuerfrei.

Digitale Essensmarken mit der 15-Tage Regel ohne Pauschalsteuer

Der Mitarbeiter leistet einen Eigenanteil in Höhe des pauschal zu besteuernden Sachbezugswerts (4,40€).

1. Der Mitarbeiter zahlt 8,50€ für seine Mahlzeit. Sie als Arbeitgeber erstatten 4,37€, wodurch Ihr Mitarbeiter eine Eigenbeteiligung von 4,40€ leistet. Die Zuschuss von 4,37€ ist somit komplett steuerfrei.
2. Der Mitarbeiter zahlt 5€ für seine Mahlzeit. Sie als Arbeitgeber erstatten 0,87€ (5€ - 4,40€), wodurch Ihr Mitarbeiter eine Eigenbeteiligung von 4,13€ leistet. Der Zuschuss von 0,87€ ist somit komplett steuerfrei.

Der Essenszuschuss muss für Ihre einzelnen Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung monatlich erfasst werden.

Folgende Angaben müssen hierbei aufgeführt werden:

• Die Höhe des Essenszuschusses pro Tag inklusive Aufschlüsselung nach steuerfreiem und pauschalversteuertem Anteil
• Die Anzahl der Tage, an denen der Essenszuschuss gewährt wird
• Die Kosten pro Mahlzeit
• Die Kosten der Mitarbeiter (Eigenanteil) je Arbeitstag

Folgende Regelungen sind für die Buchhaltung zu beachten:

• Die Belege der Mahlzeiten müssen in Papierform oder digital gesammelt werden.
• Kaufen Ihre Mitarbeiter Ihre Mahlzeiten außerhalb ein, müssen die Belege zusätzlich überprüft werden.

Eine genaue Anleitung zur Abrechnung digitaler Essensmarken finden Sie hier.

Der steuerfreie Essenszuschuss kann für eine Mahlzeit und ein zusätzliches alkoholfreies Getränk pro Arbeitstag gewährt werden, unabhängig von der Uhrzeit des Kaufs oder der Ausgabe.

Für folgende Mahlzeiten kann der Essenszuschuss genutzt werden:

• Supermarkt
• Bäcker
• Imbiss
• Lieferdienst
• Restaurants und Cafés

Die Käufe dürfen dabei keine Non-Food-Artikel, Alkohol und Tabakwaren enthalten.

• Es können auch Rechnungen mit Produkten (z.B. Zeitungen oder Drogerieartikel), die nicht für eine Mahlzeit bestimmt sind, eingereicht werden.
• Es können auch mehrere Belege für eine Mahlzeit eingereicht werden, sofern es sich um insgesamt eine Mahlzeit handelt.
• Bestellen oder kochen Ihre Mitarbeiter gemeinsam in der Arbeit, können auch Belege von einzelnen Personen mehrmals eingereicht werden.
• Auf dem Beleg müssen Angaben zu Ort, Datum, Belegsumme und Artikelbezeichnung enthalten sein.

Prinzipiell können alle Mitarbeiter den steuerfreien Essenszuschuss nutzen, egal ob diese im Homeoffice oder vor Ort arbeiten. Der Essenszuschuss kann jedoch nicht von Mitarbeitern genutzt werden, die krank, im Urlaub, auf einer Messe oder auf Geschäftsreise sind. Ist ein Mitarbeiter jedoch länger als 8 Stunden auf Geschäftsreise, können Sie den Verpflegungsmehraufwand gewähren.

• BMF-Schreiben vom 18.01.2019 (Mahlzeitenzuschüsse)
• BMF-Schreiben vom 05.01.2015 (Essensmarken)
• BMF-Schreiben vom 20.12.2021 (Sachbezugswerte 2022)
• § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG (Pauschale Lohnsteuer)
• R 8.1 Abs. 7 LStR (Anforderungen für Essensmarken)