Überstunden auszahlen: Rechte, Pflichten und Versteuerung

Eilige Projekte, hohe Arbeitsaufkommen oder auch Personalknappheit, Krankheitswelle, Urlaubszeit – es gibt viele Situationen, in denen Mitarbeiter Überstunden machen. Doch wie wirkt sich das auf das Entgelt aus? Müssen Überstunden ausgezahlt werden? In diesem Artikel erfahren Sie, welche Regelungen rund um das Thema Überstunden gelten, wie die Überstunden vergütet werden und was bei der Versteuerung beachtet werden muss.

• Überstunden sind häufig Teil des Arbeitsalltags und oft notwendig, wenn z.B.  Projekte fristgerecht abgeschlossen oder hohes Arbeitsaufkommen bewältigt werden müssen. 

• Arbeitszeit und Überstunden sind gesetzlich geregelt, können aber auch Teil von Tarifregelungen oder Arbeitsverträgen sein. 

• Sind Überstunden angeordnet oder vom Arbeitgeber geduldet und nach Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder den Umständen nach zu vergüten, haben Arbeitnehmer das Recht, sich geleistete Überstunden auszahlen zu lassen.  

• Ausgezahlte Überstunden erhöhen die Steuerlast. Sachbezüge bis 50 Euro im Kalendermonat können steuerfrei zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden, dürfen jedoch eine geschuldete Überstundenvergütung nicht ersetzen. 

Gesetzliche Grundlagen zu Arbeitszeit und Überstunden

In § 3 Satz 1 und 2 ArbZG ist geregelt, dass die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten darf. Sie kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.  

Diese Regelung gilt auch für Überstunden, das heißt für Arbeitsstunden, die über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinausgehen.

Arbeitnehmer sind nicht generell dazu verpflichtet, Überstunden über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus zu leisten. Zulässig kann eine solche Pflicht aber auf Basis entsprechender vertraglicher oder tariflicher Grundlage oder in einer sogenannten Notsituation sein. 

Von solchen Notsituationen spricht man beispielsweise dann, wenn eine Naturkatastrophe eintritt und den Betrieb gefährdet. Sachverhalte wie z.B. ein unvorhergesehener Großauftrag sind dagegen keine Notsituation im Sinne der gesetzlichen Regelung.

Im deutschen Arbeitsrecht gibt es keine Grenze, die explizit festlegt, wie viele Überstunden erlaubt sind. Die gesetzliche Regelung zur maximalen Arbeitszeit im Arbeitszeitgesetz greift jedoch auch für Überstunden.

Wenn Arbeitnehmer eine Sechs-Tage-Woche haben, darf die maximale Arbeitszeit bei acht Stunden pro Tag liegen. Daraus ergibt sich eine Wochenarbeitszeit von maximal 48 Stunden. Der Arbeitgeber kann die Arbeitszeit auf bis zu 10 Stunden pro Tag erhöhen, doch innerhalb eines Ausgleichszeitraums von maximal sechs Monaten muss wieder eine Arbeitszeit von acht Stunden täglich die Regel sein. 

Da Arbeitnehmer generell nicht dazu verpflichtet sind, Überstunden zu leisten, können Arbeitgeber diese nur dann anordnen, wenn es eine wirksame Grundlage dafür gibt. Neben der gesetzlich geregelten Pflicht zu Überstunden beim Eintreten einer Notsituation (z.B. bei einer Überschwemmung oder bei einem Brand), kann das zum Beispiel eine Überstundenklausel im Arbeitsvertrag, eine Regelung im Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung sein.  

Falls ein Betriebsrat existiert, muss dieser einer Überstundenregelung zustimmen. In Branchen, in denen die Arbeitstage auf Werktage fallen, ist Feiertags- und Sonntagsarbeit nur in Ausnahmefällen erlaubt. 

Zudem werden einige Personengruppen in Bezug auf Überstunden besonders geschützt. Dazu gehören unter anderem Schwangere, stillende Mütter und Jugendliche. Eine Teilzeittätigkeit schließt dagegen die Möglichkeit von Überstunden nicht grundsätzlich aus.

Arbeitnehmerrechte und -pflichten bei Überstunden

Sind Überstunden angeordnet oder vom Arbeitgeber geduldet, haben Arbeitnehmer in der Regel ein Recht darauf, dass die von Ihnen zusätzlich geleistete Arbeit vergütet wird. Ob auch ein Recht auf Freizeitausgleich als Abgeltung besteht, richtet sich nach entsprechenden Vereinbarungen. 

In Bezug auf Pflichten für Arbeitnehmer rund um das Thema Überstunden gilt: Zwar gibt es keine ausdrückliche Pflicht zur Dokumentation geleisteter Überstunden: Im Streitfall tragen aber Arbeitnehmer die Darlegungs- und Beweislast, so dass sie im Zweifel nachweisen müssen, dass der Arbeitgeber Überstunden angeordnet oder zumindest geduldet hat und wie viele Stunden über die reguläre Arbeitszeit hinaus geleistet wurden. Ohne fundierte Dokumentation ist ein Anspruch auf Auszahlung von Überstunden in der Praxis häufig nicht durchsetzbar.

Sollen Überstunden ausgezahlt werden, richtet sich die zusätzliche Vergütung nach den zusätzlich geleisteten Arbeitsstunden und dem vereinbarten Stundenlohn bzw. der Höhe des Monatsgehalts. Einen gesetzlich geregelten Überstundenzuschlag gibt es in Deutschland nicht, allerdings kann aus Arbeits- oder Tarifverträgen ein Anspruch auf Zuschläge entstehen.

Wie viel Geld steht Mitarbeitern aufgrund geleisteter Überstunden zu? Für die Berechnung der zusätzlichen Vergütung muss der Stundenlohn bekannt sein oder berechnet werden und wird dann mit der Anzahl der Überstunden multipliziert.

1. Stundenlohn berechnen 

Um den Stundenlohn zu berechnen, wird das monatliche Bruttogehalt durch 4,33 geteilt. Danach wird das Ergebnis durch die durchschnittlichen Wochenarbeitsstunden geteilt. 

• Bruttogehalt : 4,33 : durchschnittliche Wochenarbeitsstunden = Stundenlohn 

Dazu eine Beispielrechnung: 

Ein Angestellter erhält ein Brutto-Monatsentgelt in Höhe von 4.000 Euro. Bei einem Arbeitstag von 8 Stunden bzw. einer Wochenarbeitszeit von 40 Stunden kommt er im Monat auf 160 Arbeitsstunden. Die Rechnung lautet dann: 

• 4.000 Euro : 4,33 : 40 = 23,09 Euro Stundenlohn 

Alternativ lässt sich der Stundenlohn durch folgende Formel berechnen: 

• Monatsbruttolohn x 3 : 13 : Anzahl der Wochenarbeitsstunden = Stundenlohn (Brutto) 

2. Überstunden berechnen 

Wenn der Stundenlohn bekannt ist oder ermittelt wurde, wird dieser Wert zur Berechnung der Überstundenvergütung genutzt. Dazu wird der durchschnittliche Stundenlohn mit der geleisteten Mehrarbeit multipliziert. Das Ergebnis ist die Höhe der Vergütung für geleistete Überstunden. 

• Durchschnittlicher Stundenlohn x Überstunden = Überstundenvergütung 

Beispielrechnung: 

Ein Mitarbeiter hat in einem Monat statt der im Arbeitsvertrag vereinbarten 160 Stunden 180 Stunden gearbeitet. Das ergibt 20 Überstunden. Die Rechnung lautet dann: 

• 23,09 x 20 = 461,80 Euro 

Der Angestellte bekommt aufgrund der geleisteten Überstunden also 461,80 Euro brutto zusätzlich zu seinem regulären Bruttogehalt.  

Wenn geleistete Überstunden ausgezahlt werden, zählt die zusätzliche Vergütung zum regulären Arbeitsentgelt und ist damit steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Eine Ausnahme besteht bei Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit. Sie bleiben teilweise steuerfrei.

Wie Überstunden entlohnt werden, ist im Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt. Regelungen, die eine Auszahlung generell ausschließen, sind oft unzulässig. Beispiele für nicht zulässige Formulierungen:

• „Sämtliche Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten.“ oder

• „Bis zu 20 Überstunden pro Monat sind mit dem Gehalt abgegolten.“

Wenn der Arbeitsvertrag keine Regelung zu Überstunden enthält, gilt § 612 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Arbeitgeber müssen für einen Ausgleich der Überstunden sorgen. In der Regel werden Überstunden ausbezahlt, was bedeutet, dass Arbeitnehmer für ihre Extra-Leistung eine zusätzliche Vergütung erhalten. Alternativ gibt es häufig auch die Möglichkeit, Überstunden abzufeiern. 

In Arbeitsverträgen liest man immer wieder davon, dass alle Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sind. Diese Formulierung hat in der Regel keine rechtliche Gültigkeit, weil Arbeitgeber generell dazu verpflichtet sind, Überstunden auszuzahlen oder einen Freizeitausgleich zu ermöglichen. 

Die Auszahlung der Überstunden wird meist gemeinsam mit dem regulären Entgelt an den Arbeitnehmer überwiesen. 

Eine Alternative zur Auszahlung der Überstunden stellt der Freizeitausgleich dar. Sofern dies vertraglich geregelt ist, können Mitarbeiter sich in Höhe der Überstunden freinehmen. Arbeitgeber sparen sich dadurch Geld und Mitarbeiter haben mehr Zeit, sich zu erholen. 

Anordnen darf der Arbeitgeber den Freizeitausgleich allerdings nur in Ausnahmefällen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn die Auftragslage gerade schlecht ist. Wenn Mitarbeiter allerdings während des Abbaus ihrer Überstunden erkranken, erlischt der Anspruch auf eine Erstattung. 

Eine Alternative zur Auszahlung von Überstunden oder dem Freizeitausgleich ist das sogenannte Lebenszeitkonto. Hier sammeln Mitarbeiter Überstunden auf einem speziellen „Konto“, auf dem Arbeitszeit angesammelt und später für längere Freistellungsphasen oder einen früheren Eintritt in die Rente genutzt werden kann.   

Steuerfreie Mitarbeiter-Benefits sind dagegen keine Möglichkeit, Überstunden zu vergüten, da sie in der Regel zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden müssen. Benefits wie der monatliche 50-Euro-Sachbezug, die Arbeitgeber ihren Angestellten über Anbieter wie Probonio steuerfrei zur Verfügung stellen können, können aber zur Motivation der Mitarbeiter beitragen und die Bereitschaft, bei Bedarf Überstunden zu leisten, erhöhen. 

Können Überstunden verfallen? 

Ob und nach welcher Frist Überstunden verfallen, ist häufig arbeits- oder tarifvertraglich geregelt. Die Verfallsfrist darf dabei aber nicht kürzer als drei Monate sein. Gibt es solche Regelungen nicht, gilt nach §195 BGB die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren. 

Bei einer Kündigung gilt die Überstundenregelung aus dem Arbeitsvertrag. Der Arbeitgeber sollte klar festlegen, ob im Falle einer Kündigung die Überstunden ausbezahlt oder in zusätzliche Urlaubstage umgewandelt werden. Bei einer fristlosen Kündigung ist es nur möglich, die Überstunden auszuzahlen.

Wenn keine vertragliche Regelung besteht, gilt es, eine Einigung zwischen Arbeitnehmer und -geber zu erzielen. Womöglich ist es gar nicht im Interesse des Angestellten, dass die Überstunden ausgezahlt werden – schließlich steigt dadurch das zu versteuernde Einkommen. Wichtig ist, eine individuell für beide Parteien passende Vorgehensweise zu finden.

Darüber hinaus gibt es die Option einer Ausgleichsquittung. Unterschreibt ein Mitarbeiter diese, bestätigt er damit, dass alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis abgegolten sind. Es gibt also keinen Anspruch mehr auf eine Kompensation – sei es in Form von Freizeit oder Geld. 

Geleistete Überstunden zu dokumentieren ist sowohl als Arbeitnehmer als auch als Arbeitgeber sinnvoll. Ideal um Missverständnisse und Uneinigkeiten zu vermeiden ist die Nutzung digitaler Systeme zur Zeiterfassung.  

Wichtig ist es dabei, einen Überblick über die geleisteten Überstunden zu behalten. Nur dann können entsprechende Maßnahmen wie eine Auszahlung der Überstunden oder ein Freizeitausgleich ergriffen werden. 

Meist ist vertraglich festgehalten, in welchem Zeitrahmen Mitarbeiter ihre Überstunden abbauen müssen. Die Frist liegt häufig bei sechs Monaten oder einem Jahr. Danach können Überstunden – je nach Regelung im Arbeitsvertrag – verfallen. 

Überstunden gehören in vielen Arbeitsalltagen dazu und sind oft unverzichtbar, wenn ein hohes Arbeitsaufkommen bewältigt oder Projekte termingerecht abgeschlossen werden müssen. Sind Überstunden angeordnet oder vom Arbeitgeber geduldet, haben Beschäftigte Anspruch darauf, sich die geleisteten Überstunden auszahlen zu lassen. Dabei sind ausgezahlte Überstunden wie das reguläre Gehalt steuer- und sozialabgabenpflichtig. Der steuerfreie Sachbezug bis 50 Euro pro Kalendermonat ist eine attraktive Möglichkeit, Mitarbeitern zusätzliche Wertschätzung zu zeigen. Er darf aber eine geschuldete Überstundenvergütung nicht ersetzen.