Kilometerpauschale für Dienstreisen 2026: Kilometergeld für Arbeitnehmer

Fahrten zu Kundenbesuchen, Fortbildungen und Geschäftsterminen gelten als Dienstreisen. Wenn Angestellte dafür ihr privates Fahrzeug nutzen, kommt die Kilometerpauschale zum Einsatz. Denn die legt fest, in welcher Höhe Arbeitgeber ihren Angestellten Fahrtkosten steuerfrei erstatten können. Was es mit der Kilometerpauschale auf sich hat und wie hoch das sogenannte Kilometergeld 2026 ist, zeigt dieser Artikel.  

• Die Kilometerpauschale legt fest, welche Fahrtkosten Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden steuerfrei erstatten können, wenn diese für eine Dienstreise ihr privates Fahrzeug nutzen. 

• Die Kilometerpauschale gilt für Fahrten mit Autos, Motorrädern und Mopeds. 

• Bitte nicht verwechseln: Die Kilometerpauschale ist klar von der Pendlerpauschale – also der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte – abzugrenzen. 

• 2026 bleibt die Kilometerpauschale unverändert, sie ist damit genauso hoch wie 2023, 2024 und 2025. 

Dienstreisen und Auswärtstätigkeiten verursachen oft hohe Fahrt- und Reisekosten. Wird für beruflich veranlasste Fahrten das Privatfahrzeug von Mitarbeitenden genutzt, können die dadurch entstehenden Fahrtkosten im Rahmen der Kilometerpauschale geltend gemacht werden. Diese Pauschale – auch Kilometergeld genannt – legt fest, in welcher Höhe Fahrtkosten pro Kilometer erstattet werden, wenn Arbeitnehmer mit ihren privaten Fahrzeugen dienstlich bedingt zu einer Auswärtstätigkeit fahren. Gängige Synonyme für die Kilometerpauschale sind daher auch die Begriffe „Spritpauschale“, „Dienstreisepauschale“ oder „Reisekostenpauschale“. 

Was genau zu den erstattungsfähigen Reisekosten zählt, wird in § 9 Einkommensteuergesetz (EStG) und R 9.5 bis 9.8 der Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) festgelegt:  

• Fahrtkosten 

• Reisenebenkosten 

• Verpflegungsmehraufwand 

• Übernachtungskosten 

Diese Kosten sollen Arbeitnehmer nicht selbst tragen müssen. Darum hat der Gesetzgeber Pauschalen festgelegt, die beim Finanzamt steuerlich geltend gemacht werden können und anhand derer die Erstattung von Reisekosten effektiv möglich ist. 

Eine solche Pauschale ist die Kilometerpauschale. Sie ist jedoch nicht nur für die Steuererklärung interessant, denn es gibt auch die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer direkt das Kilometergeld erstattet. Die Kilometerpauschale gibt dann an, wie hoch die steuerfrei zu erstattende Summe maximal sein darf. 

Die Kilometerpauschale wird dann relevant, wenn es um berufliche Reisen und längere dienstliche Fahrten geht. Dabei kann es sich um Fahrten zu Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern handeln. Aber auch bei Fahrten zu einer Messe oder zu einer Weiterbildung kommen häufig einige Kilometer zusammen. 

Doch wer profitiert von der Kilometerpauschale? Tatsächlich kann diese Pauschale von zwei Personengruppen genutzt werden: 

• Angestellte 

• Selbstständige 

Die Höhe der Kilometerpauschale kann von Jahr zu Jahr variieren. Um den richtigen Betrag zu erstatten bzw. von der Steuer abzusetzen, ist es daher relevant, sich mit der Pauschale des betreffenden Jahres zu befassen. Bei der Höhe der Kilometerpauschale spielt die Art des verwendeten Fahrzeugs eine Rolle.

Ein Arbeitnehmer fährt an drei Tagen eines Monats mit seinem privaten Pkw zu einer Fortbildung. Die einfache Strecke beträgt 20 Kilometer. Hin und zurück sind es also 40 Kilometer. 

3 Tage x 40 km x 0,30 = 36,00 Euro 

Der Arbeitnehmer kann sich vom Arbeitgeber somit Fahrtkosten in Höhe von 36 Euro steuerfrei erstatten lassen. 

Häufig wird die Kilometerpauschale mit der sogenannten Pendlerpauschale – auch Entfernungspauschale genannt – verwechselt. Die beiden Begriffe unterscheiden sich jedoch und müssen klar voneinander abgegrenzt werden:  

• Bei der Pendlerpauschale geht es darum, Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz steuerlich geltend zu machen.  

• Die Kilometerpauschale kommt nur zum Tragen, wenn für beruflich bedingte Fahrten (nicht die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeit) ein privates Fahrzeug genutzt wird und kann nur für Reisen mit Pkw, Motorrad oder Moped geltend gemacht werden.

In der Regel wird Angestellten die Kilometerpauschale im Rahmen einer Spesenabrechnung vom Arbeitgeber erstattet. Dabei gibt der Arbeitnehmer die entstandenen Kosten mit Belegen an den Arbeitgeber weiter. Im Rahmen der Spesenabrechnung wird auch die Anzahl der gefahrenen Kilometer angegeben. Auf dieser Basis erstattet der Arbeitgeber die Fahrtkosten in der Höhe der Kilometerpauschale und kann diese Kosten als Betriebsausgaben beim Finanzamt von der Steuer absetzen. 

Es gilt jedoch: Die Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Wenn der Arbeitgeber die Fahrkosten für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten nicht übernimmt, haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, die Kosten im Rahmen der Kilometerpauschale selbst als Werbungskosten von der Steuer abzusetzen. Das ist auch die Vorgehensweise von Unternehmern und Freiberuflern, wenn diese ihr privates Fahrzeug für Dienstfahrten nutzen. 

Bei der Angabe von Werbungskosten können auch alle anderen Parameter einbezogen werden, die mit der Unterhaltung eines Fahrzeugs in Verbindung stehen. Versicherung, Abschreibung, Kosten für Reparaturen und vieles mehr können addiert und auf die privaten und beruflich gefahrenen Kilometer aufgeteilt werden. Werden auf diese Weise individuellen Kosten angesetzt, müssen diese allerdings mit Belegen nachgewiesen werden. Auf diese Weise wird dann ein individueller Kilometersatz erzielt. 

Für die Mitarbeiterzufriedenheit ist es meist günstiger, die Kosten für Dienstfahrten mit dem Privatfahrzeug als Unternehmen steuerfrei zu erstatten. Nur wenn Mitarbeitenden ein sehr kostenintensives privates Fahrzeug haben, ergibt es Sinn, einen individuellen Kilometersatz anzuwenden. 

Die Kilometerpauschale ist dann relevant, wenn Mitarbeitende für Fahrten zu Auswärtstätigkeiten ihr privates Fahrzeug nutzen. Sie legt fest, wie hoch der Betrag ist, den Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden steuerfrei erstatten können. Erfolgt keine Erstattung durch den Arbeitgeber, können Angestellte die Fahrtkosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen.