Digitale Essensmarken

Dieser Artikel zu digitalen Essenmarken behandelt die rechtlichen Anforderungen, steuerlichen Grundlagen sowie die Berechnung für steuerfreie Essenszuschüsse und die fällige Pauschalsteuer im Detail inklusive Beispiele für 2024. Zudem werden alle relevanten Informationen für Arbeitgeber über digitale Essensmarken erläutert, einschließlich Vorteile, Nachteile und Tipps zur Einführung im Unternehmen sowie Unterschiede verschiedener Anbieter.  

Seit der gesetzlichen Zulassung in Deutschland am 02.02.2016 gelten für digitale Essensmarken spezifische steuerliche Regelungen. Diese digitale Variante des Essenszuschusses überzeugen immer mehr Arbeitgeber durch die Reduzierung des administrativen Aufwands. Mitarbeiter sind begeistert durch die flexiblen Einlösemöglichkeiten und den finanziellen Mehrwert (monatlich 108,45 € Stand 2024), der sich aus der steuerfreien Erstattung der digitalen Essensmarken im Vergleich zu einer klassischen Gehaltserhöhung ergibt. 

Digitale Essensmarken setzen sich so zunehmend gegen die traditionellen Papier-Essensmarken durch, die über Jahrzehnte hinweg in vielen Unternehmen genutzt wurden. Im Vergleich zu klassischen Essensmarken bieten sie steuerliche Vorteile für Arbeitgeber und Mitarbeiter. Sie gelten inzwischen als wesentlicher Bestandteil moderner Benefit-Programme, da sie neben dem 50-Euro-Sachbezug angeboten werden können und sowohl für das Mittagessen als auch Einkäufe für alle Mitarbeiter nutzbar sind. 

Die steuerliche Zusammensetzung und Berechnungsgrundlage digitaler Essensmarken 2024 können wie folgt zusammengefasst werden:

Der maximale Essenszuschuss, den Arbeitgeber pro Tag für digitale Essensmarken gewähren können, beläuft sich auf 7,23 €. Dieser Betrag setzt sich aus zwei Teilen zusammen: 

• 4,13 € Sachbezugswert für Mahlzeiten, welcher standardmäßig mit einem festen Steuersatz von 25% zu versteuern ist. 

• Bis zu 3,10 € steuerfreie Aufstockung können zusätzlich zum Sachbezugswert steuerfrei zur Verfügung gestellt werden. 

Die Berechnung des steuerfreien Zuschusses passt sich je nach Höhe der eingereichten Belege an: 

• Essensbeleg höher als 7,23 €:  
  Der Mitarbeiter erhält die maximale Erstattung von 7,23 € steuerfrei, wenn er eine Eigenbeteiligung von mindestens 4,13 € leistet. Essensbelege im Betrag größer gleich 11,36€ (=7,23 € + 4,13 €) erlauben eine komplett steuerfreie Auszahlung von 7,23 €. 

• Beleg zwischen 4,13 € und 7,23 €:  
  Die Differenz zwischen dem eingereichten Betrag und 7,23 € wird vom steuerfreien Anteil abgezogen. Der restliche Sachbezugswert wird pauschal versteuert. 

• Beleg unter 4,13 €:  
  Der gesamte Betrag muss pauschal versteuert werden. 

Maximale Auszahlung pro Tag 
Es ist maximal eine digitale Essensmarke im Wert von maximal 7,23€ pro Tag einlösbar. Somit beträgt die maximale steuerfreie Auszahlung pro Tag pro Mitarbeiter 7,23€. Übersteigen die Mahlzeitkosten z.B. fürs Mittagessen des Mitarbeiters den Betrag von 7,23€, reduziert sich zwar die durch den Arbeitgeber zu entrichtende Pauschalsteuer, der Mitarbeiter erhält jedoch keine höhere Erstattung. 

Komplett steuerfreie Umsetzung für den Arbeitgeber 
Die Auszahlung des Essenszuschusses ist für den Arbeitgeber ab Mahlzeitkosten von 11,36€ oder mehr komplett steuerfrei, da die Pauschalsteuer für den Arbeitgeber ab einer Zuzahlung in Höhe des Sachbezugswerts von 4,13€ durch den Mitarbeiter entfällt. Zur Erinnerung: Die Auszahlung des Essenszuschusses ist für den Arbeitnehmer stets steuerfrei unabhängig von der geleisteten Zuzahlung.  

Die oben genannten Regelungen für digitale Essensmarken basieren auf einer Zusammenfassung relevanter Gesetze und Verordnungen. Diese Regelungen ermöglichen es Unternehmen, ihren Mitarbeitern flexible und steuerlich vorteilhafte digitale Essensmarken anzubieten, die sowohl für das Mittagessen im Lieblingsrestaurant, die Bestellung beim Lieferdienst als auch für Einkäufe im Supermarkt nutzbar sind. 

Die wichtigsten Gesetzesgrundlagen für die Nutzung digitaler Essensmarken für Mitarbeiter in Deutschland sind: 

• R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR 
  Diese Richtlinie gibt nähere Informationen zu den Anforderungen bei Essensmarken und Kantinen. Sie beinhaltet Details zur Bewertung und steuerlichen Behandlung von Essensmarken. 

• BMF-Schreiben vom 18.01.2019 - IV C 5 - S 2334/08/10006-01 BStBl 2019 I S. 66  
  Dieses Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen enthält spezifische Informationen zu digitalen Essensmarken. Es klärt Fragen zur steuerlichen Behandlung und gibt praktische Hinweise zur Umsetzung. 

• BMF-Schreiben vom 7. Dezember 2023 - IV C 5 - S 2334/19/10010-005 
  Dieses BMF-Schreiben legt die Sachbezugswerte für das Jahr 2024 fest und ist wichtig für die korrekte Bewertung der Essensmarken im Rahmen der Lohnsteuer. 

Das Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht regelmäßig rechtlich verbindliche Informationen in Form von BMF-Schreiben, die für Arbeitgeber eine wichtige Orientierungshilfe bei der Umsetzung steuerlicher Regelungen bieten. Diese Schreiben enthalten detaillierte Anweisungen und Beispiele, die die Anwendung der Gesetze im Arbeitsalltag erleichtern. 

Neben den Steuergesetzes regeln die aktuellen BMF-Schreiben konkrete Voraussetzungen für die Anwendbarkeit digitaler Essensmarken:  

Lebensmittel & Getränke 
Digitale Essensmarken sind ausschließlich für den Erwerb von Lebensmitteln und Getränken vorgesehen, die für den unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind. Dazu zählen auch speiseübliche Getränke, die in der Regel mit einer Mahlzeit eingenommen werden. Nicht erstattungsfähig sind Non-Food-Artikel, Alkohol und Tabakwaren. 

Art der Mahlzeit
Die Verwendung der Essensmarken ist auf arbeitstägliche Mahlzeiten beschränkt. Maßgeblich für die Beurteilung, ob es sich um eine Frühstücks-, Mittags- oder Abendmahlzeit handelt, ist der Zeitpunkt der Essenseinnahme.  

Nutzung an Arbeitstagen 
Belege dürfen nur von Tagen eingereicht werden, an denen tatsächlich gearbeitet wurde. Mahlzeiten, die an Tagen erworben wurden, an denen nicht gearbeitet wurde (wie Urlaubs- oder Krankheitstage), können nicht zur Erstattung eingereicht werden. 

Einzelnachweis der Mahlzeiten 
Für die Erstattung ist es erforderlich, dass die Arbeitnehmer die bezahlten Mahlzeiten auf den Quittungen kenntlich machen oder entsprechend per App kommentieren. Es ist nicht gestattet, Belege für Einkäufe auf Vorrat oder von Mahlzeiten für andere Tage einzureichen. 

Weitere rechtliche Hintergründe und Richtlinien zu digitalen Essensmarken betreffen vor allem die Handhabung und Prüfung von Belegen, die Einreichung und die Art der erstattungsfähigen Artikel: 

Anforderungen an die Belege  

• Die Kosten fürs Mittagessen sind über einen Beleg, z.B. Kassenbeleg vom Supermarkt, Restaurant oder Lieferdienst, eine handschriftliche Quittung z.B. vom Food Truck oder eine Rechnung nachzuweisen. Seit 2018 gilt in Deutschland die Belegpflicht: Alle Geschäfte stellen daher Belege aus, welche die Anforderungen nach § 146a AO, § 6 KassenSichV und dem § 33 UStDV erfüllen. 

• Für eine Mahlzeit können mehrere Belege von verschiedenen Geschäften eingereicht werden, sofern sie einer Mahlzeit zugeordnet werden können. Die maximale Erstattung entspricht dem Wert der digitalen Essensmarke. 

Weitere Infos zu den Anforderungen an Belege und rechtssicheren Belegprüfung finden Sie in unserem Artikel: Essenszuschuss Belegprüfung 

Mischbelege sind Belege, bei denen neben Lebensmitteln und Getränken noch weitere nicht erstattungsfähige Artikel gelistet sind, z.B. Non-Food Artikel oder Alkohol. Bei Mischbelegen müssen Artikel, die zur Mahlzeit gehören, markiert werden, entweder analog oder digital per App. Alternativ können nicht erstattungsfähige Artikel gestrichen werden. Probonio übernimmt diese Aufgabe per KI und erkennt so automatisch, welche Artikel erstattungsfähig sind.  

Gruppenbelege sind Belege, die Mahlzeiten mehrerer Personen enthalten, z.B. bei einer gemeinsamen Lieferando Bestellung im Team. Hier muss die eigene Mahlzeit markiert werden. Dies geschieht in der Regel digital per App. 

Regel für die Einreichung der Essensbelege per App (Nutzung der digitalen Essensmarken App) 

Frist zur Einreichung der Belege 

Mitarbeiter müssen die Belege bis zum Ende des Monats der Ausstellung in der App des jeweiligen Anbieter für digitale Essensmarken einreichen. Bei Probonio ist eine Einreichung der Belege noch bis zum dritten Werktag des Folgemonats möglich.  

Verbot von Mehrfacheinreichungen 

•  Jeder Beleg darf nur einmal zur Erstattung eingereicht werden. Gruppenbelege bilden hier eine Ausnahme, da sie mehrere Mahlzeiten verschiedener Personen enthalten. 

• Doppelerstattungen, beispielsweise durch gleichzeitige Spesen oder Verpflegungsmehraufwand an einzelnen Tagen, sind nicht gestattet. 

Ausschluss von Non-Food-Artikeln 

• Nicht erstattungsfähig sind Artikel, die nicht zum Verzehr bestimmt sind, wie beispielsweise Reinigungsmittel, Haushaltsgegenstände sowie Alkohol und Tabakwaren. 

• Auch Lieferkosten, Trinkgeld und Einkaufstaschen sind nicht erstattungsfähig. 

• Die Belegprüfung durch den Dienstleister (z.B. Probonio) sortiert solche Non-Food-Artikel automatisch aus 

Mehrwertsteuer erstattungsfähig 
Sowohl der reduzierte Mehrwertsteuersatz von 7% als auch der reguläre Satz von 19%, sind im Rahmen der Nutzung digitaler Essensmarken erstattungsfähig. Die Mehrwertsteuer wird im Gesamtwert des Zuschusses inkludiert, was bedeutet, dass die Erstattung an den Mitarbeiter inklusive der Mehrwertsteuer bis zum maximalen Tageswert der Essensmarke erfolgt. 

15-Tage-Regel 

• Gemäß der 15-Tage-Regel entfällt die Dokumentationspflicht für tatsächlich gearbeitete Tage, wenn digitale Essensmarken monatlich maximal an 15 Tagen gewährt werden. 

• Bei 15 voll eingelösten Essensmarken können monatlich 108,45 € erstattet werden. 

• Die Pauschalisierung auf 15 Tage vereinfacht den Verwaltungsaufwand erheblich, da so die Nachweispflicht für Krankheitstage, Urlaubstage oder sonstige Abwesenheiten entfällt.  

• Gewährt der Arbeitgeber mehr als 15 digitale Essensmarken ist eine manuelle Dokumentation für alle tatsächlich geleistete Arbeitstage notwendig.  

• Für Teilzeitbeschäftigte sollte der Anspruch entsprechend im Arbeitsvertrag vereinbarter Arbeitstage entsprechend reduziert werden. Arbeitet eine Teilzeitkraft zum Beispiel an drei Tagen (Montag, Dienstag und Donnerstag), sollten maximal 9 Essensmarken freigeschaltet werden. 
  Formel:
  Anzahl der Essensmarken = 15 * Anzahl der vereinbarten Arbeitstage pro Woche durch 5

Konzept der Gehaltsumwandlung 

Gehaltsumwandlung bedeutet, dass ein Teil des Bruttogehalts in digitale Essensmarken umgewandelt wird. Diese Umwandlung führt dazu, dass die Essensmarken als steuerfreie Auszahlung (Netto) mit dem Gehalt ausgezahlt werden, wodurch der Mitarbeiter i.d.R. insgesamt mehr Nettogehalt erhält als ohne Umwandlung. 

Vorteile der Gehaltsumwandlung 

• Kostenneutral für Arbeitgeber 
  Es entstehen keine zusätzlichen Kosten fürs Unternehmen, da die Essensmarken komplett aus dem Bruttogehalt des Mitarbeiters finanziert werden. 
  

• Mehr Nettogehalt für Arbeitnehmer 
  Mitarbeiter profitieren von einem höheren Nettogehalt durch die steuerfreie Erstattung aus digitalen Essensmarken. 

• Kosteneinsparungen für Arbeitgeber  
  Arbeitgeber sparen durchschnittlich über 20 Prozent an Lohnnebenkosten, was die Kosten für Anbieter digitaler Essensmarken übersteigt. 

Historische Entwicklung der Entgeltumwandlung bei digitalen Essensmarken 

• Gehaltsumwandlung war früher deutlich einfacher und bei fast allen Benefits möglich. 

• Heutige Regelungen sind strenger, wodurch die Gehaltsumwandlung weniger attraktiv geworden ist. 

• JobRad, Mobilitätszuschüsse, betriebliche Altersvorsorge und Essensmarken sind bekannte Benefits, bei denen die Gehaltsumwandlung auch 2024 noch möglich ist.  

• Mitarbeiter dürfen keine Wahlmöglichkeit mehr hinsichtlich des Erhalts von Essensmarken oder Bruttogehalt angeboten werden.  

Einschränkungen der Entgeltumwanldung 

• Nicht genutzte Essensmarken dürfen nicht als Gehalt, auch nicht als steuerpflichtiges Gehalt, ausgezahlt werden, da sonst eine implizite Wahlfreiheit besteht.  

• Durch unterschiedliche Nutzungsrate und somit schwankende Erstattungsbeträge kann das Nettogehalt am Monatsende möglicherweise geringer ausfallen als ohne Umwandlung 

Rechtliche Voraussetzung für die Gehaltsumwandlung 

• Eine rechtssichere Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag oder eine Betriebsvereinbarung ist notwendig, um die Gehaltsumwandlung klar zu regeln. 

• Die Umwandlung muss in der Lohnbuchhaltung oder mit dem externen Steuerbüro eingerichtet und auf der Lohnabrechnung konfiguriert werden. Je nach Umsetzung wird hier eine zusätzliche Lohnart konfiguriert. 

Abschließend lässt sich feststellen, dass die Gehaltsumwandlung in digitale Essensmarken aufgrund der zunehmend strengeren Regulierungen und Einschränkungen der Wahlfreiheit kaum noch praktiziert wird und in den meisten Fällen nicht empfohlen wird.

Für die rechtssichere Einführung digitaler Essensmarken in Unternehmen sind klare Zusatz- oder Betriebsvereinbarungen essentiell. Hier erfahren Sie alles über die notwendigen Schritte, von der Gestaltung bis zur konformen Umsetzung.

Für eine rechtssichere Implementierung digitaler Essensmarken in deutschen Unternehmen, sei es als Teil der Gehaltsumwandlung oder als zusätzlicher Benefit zum Gehalt, empfiehlt es sich, eine sorgfältig formulierte Zusatzvereinbarung oder Betriebsvereinbarung zu verwenden. Die meisten Anbieter, so auch Probonio, stellen eine Zusatzvereinbarung als kostenfreie Vorlage zur Verfügung, die typischerweise folgende Aspekte regelt: 

• Details darüber, wer berechtigt ist, digitale Essensmarken zu nutzen 

• Art der Umsetzung - Zusätzlich zum Gehalt oder als Gehaltsumwandlung 

• Konditionen, unter denen die Essensmarken zur Verfügung gestellt werden, einschließlich der Höhe des Zuschusses und der Anzahl der digitalen Essensmarken (meist 15 pro Monat). 

• Regeln zur Nutzung der Essensmarken, wie die Bedingungen, unter denen die Marken eingelöst werden können. 

• Details zur steuerlichen Behandlung der Essensmarken, sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer. 

• Verfahren zur digitalen Verwaltung der Essensmarken, einschließlich der Erfassung und Abrechnung der genutzten Marken. 

• Klärung der Rechte und Pflichten sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers im Zusammenhang mit den Essensmarken. 

• Bestimmungen zum Datenschutz im Zusammenhang mit der digitalen Nutzung und dem Umgang der Mitarbeiterdaten. 

• Bedingungen, unter denen die Zusatzvereinbarung  geändert oder beendet werden kann. 

In größeren Unternehmen wird oft eine Betriebsvereinbarung einer individuellen Zusatzvereinbarung vorgezogen, da diese kollektiv für die gesamte Belegschaft anwendbar ist und nicht mit jedem Mitarbeiter einzeln ausgehandelt und unterzeichnet werden muss. 

Das Vorhandensein einer solchen Betriebs- oder Zusatzvereinbarung hilft auch im Falle von Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsprüfungen. Sie hilft dabei, dass das Unternehmen in solchen Prüfungen auf der sicheren Seite ist und die Regelkonformität der digitalen Essensmarken nachweisen kann. 

Rechtliche Sicherheit durch Anrufungsauskunft 

Die Anrufungsauskunft beim Betriebsstättenfinanzamt dient als gängiges Instrument, um Sicherheit bezüglich der korrekten Lohnsteuersituation von komplexen oder außergewöhnlichen Benefitimplementierungen zu erlangen. Für Unternehmen bietet sie seitens des Finanzamts eine rechtlich verbindliche Bestätigung, ob bestimmte Arbeitgeberzuschüsse steuerfrei bleiben. 

Anrufungsauskunft als kostenfreie Vorlage 

Anbieter digitaler Essensmarken wie Probonio bieten meist kostenfreie Vorlagen für das Stellen einer Anrufungsauskunft an. Diese enthalten eine Prozessbeschreibung und alle Details zu den Essensmarken, wobei Arbeitgeber nur bestimmte Informationen wie das zuständige Finanzamt und ihre Steuernummer ergänzen müssen.  

Digitale Essensmarken bereits vielfach bestätigt 

Digitale Essensmarken gelten mittlerweile als etabliertes Produkt im Bereich der steuerbegünstigten Benefits. Aufgrund ihrer Bekanntheit und der weit verbreiteten Nutzung ist in der Regel keine Anrufungsauskunft erforderlich, um ihre steuerliche Behandlung zu klären. Das Stellen einer Anrufungsauskunft verzögert hier lediglich den Einführungsprozess um 2-4 Monate, teilweise auch länger.  

So funktionieren digitale Essensmarken für Mitarbeiter und Arbeitgeber: 

1. Registrierung - Mitarbeiter müssen sich in der entsprechenden App oder Plattform für digitale Essensmarken registrieren. 

2. Essen oder Einkaufen gehen - Die Nutzung der Essensmarke ist flexibel bei allen Anbietern deutschlandweit z.B. Restaurants, Supermärkten oder Lieferdiensten möglich. 

3. Bezahlung und Beleg aufheben - Mitarbeiter bezahlen ihre Mahlzeiten selbst und fotografieren den Beleg für die Einreichung einfach per App. 

4. Einreichung des Belegs - Der Beleg wird über die App eingereicht und die digitale Essensmarke automatisch eingelöst. Der analoge Beleg kann anschließend entsorgt werden.  

5. Prüfung und Erstattung - Der eingereichte Beleg wird überprüft; bei Erfüllung aller Kriterien erfolgt eine Rückerstattung im Rahmen der Essensmarke. 

6. Speicherung des Belegs - Nach der Prüfung wird der Beleg digital GoBD-konform gespeichert, was den Papierkram reduziert.

1. Einrichtung des Systems - Registrierung bei einem Anbieter für digitale Essensmarken und Einrichtung des Arbeitgeber-Portals zur Verwaltung der Zuschüsse.  

2. Freischaltung der Mitarbeiter und Budgets - Mitarbeiter für die Nutzung digitaler Essensmarken über das Arbeitgeber-Portal freischalten. Ggf. individuelle Budgets oder Einschränkungen hinterlegen. 

3. Integration in Lohnabrechnung - Die erstatteten Beträge werden automatisch an das Lohnprogramm z.B. DATEV, SAP oder SAGE übermittelt. Mitarbeiter erhalten die Auszahlung mit der Gehaltsabrechnung im Folgemonat

Belegprüfung - Der Anbieter übernimmt i.d.R. die Überprüfung der eingereichten Essensbelege auf ihre Gültigkeit und Konformität mit den steuerlichen Bestimmungen. Einige Anbieter nutzen hierfür ein mehrstufiges sicheres Verfahren, welches automatisierte KI-Überprüfung mit manuellen Prüfverfahren kombiniert.  

Haftungsübernahme für geprüfte Belege - Probonio nimmt die Belegprüfung sehr ernst und übernimmt hierfür im Gegensatz zu den meisten Anbietern die Haftung für alle erfolgreich geprüften Belege.  

Integration in Lohnabrechnungssysteme - Automatische Berechnung der steuerfreien und pauschalbesteuerten Essenszuschüssen und Übermittlung der Erstattungsbeträge automatisiert ans entsprechende Lohnprogramm z.B. DATEV 

Datensicherheit und Compliance - Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und regelmäßige Überprüfung rechtlicher Vorgaben 

Kundensupport - Bereitstellung von Support für Nutzer bei Fragen oder Problemen im Umgang mit der App. Probonio bietet hier einen persönlichen Ansprechpartner für die HR-Abteilung des Arbeitgebers und ein Support-Team für Ihre Mitarbeiter 

Bereitstellung von Auswertungen und Berichten - Erstellung von Berichten und Analysen für Unternehmen zur Übersicht über die Nutzung der Essensmarken und anderer Benefits 

Informationsbereitstellung - Aufbereitung und Bereitstellung von Informationen zu neuen Funktionen, rechtlichen Änderungen oder Tipps zur Nutzung der App. 

Digitale Essensmarken werden seit der gesetzlichen Zulassung in 2016 immer beliebter und werden mittlerweile von rund 4000 attraktiven Arbeitgebern in Deutschland eingesetzt.

Die wichtigsten Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Überblick:  

• Positive Wahrnehmung des Benefits - Die Nutzung digitaler Essensmarken während der Pausen wird von Mitarbeitern als positives Event wahrgenommen und steigert die Mitarbeitermotivation. Zusätzlich fördert die tägliche Nutzung der Essensmarken und Gamification per App eine besonders positive und gute Wahrnehmung des Benefits für Mitarbeiter. 
  

• Förderung des Teamgeistes durch gemeinsame Mittagspausen - Teams nutzen häufiger die Möglichkeiten, gemeinsam essen zu gehen oder zusammen zu bestellen, was die Zusammenarbeit und das Gemeinschaftsgefühl am Arbeitsplatz stärkt.
  

• Auch im Home-Office nutzbar - digitale Essensmarken sind sowohl im Umkreis ums Büro als auch Zuhause einlösbar. Einige Arbeitgeber beschränken die Einlösung, um Akzeptanzstellen rund um das Büro, um Mitarbeiter zu motivieren wieder zurück ins Büro zu kommen.  
  

• Zusätzlich zum 50 Euro Sachbezug nutzbar - der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss von bis zu 108,45 Euro fällt nicht unter den 50 Euro Sachbezug. Daher ist die Essensmarke insbesondere bei Arbeitgebern beliebt, die bereits den Sachbezug bereits ausgenutzt haben und zusätzliche Steuervorteile nutzen wollen.  
  

• Steuerfreiheit für Arbeitgeber - Die Implementierung der Essensmarke ist komplett steuerfrei möglich 
  

• Haftung - Bei unsachgemäßer Anwendung haftet in der Regel der Arbeitnehmer.  

• Keine Kosten bei Nichtbenutzung: Bei digitalen Essensmarken fallen für den Arbeitgeber keine Kosten an, wenn sie nicht eingelöst werden. Papieressensmarken verfallen, wenn Mitarbeiter sie nicht einlösen und Arbeitgeber erhalten entsprechende Werte nicht wieder zurück 

• Digitale Verteilung an Mitarbeiter: Digitale Essensmarken müssen nicht manuell an die Mitarbeiter verteilt werden, sondern können einfach per App oder Webanwendung genutzt werden.  

• Flexibilität bei der Einlösung: Digitale Marken können überall eingelöst werden, da eine Beschränkung auf bestimmte Akzeptanzpartner nicht besteht. 

• Nachhaltig: Kein Postversand, kein Papiermüll, da alles digital abgewickelt wird. 

• Einfachere Handhabung: Digitale Essensmarken sind benutzerfreundlicher und einfacher zu verwalten. 

• Sofortige Verfügbarkeit: Digitale Marken sind sofort nach der Ausgabe nutzbar.

Obwohl die Vorteile digitaler Essensmarken deutlich überwiegen, ist es wichtig, auch mögliche Nachteile nicht zu verheimlichen. Hier sind einige Punkte sollten vor der Einführung bedacht werden:  

• Initialer Verwaltungsaufwand - Die Einrichtung digitaler Essensmarken in der Lohnabrechnung kann anfangs aufwändig sein, da hier mehrere Parteien involviert sind: HR, Lohnbuchhaltung und Steuerberater. Bei Probonio unterstützt ihr persönlicher Ansprechpartner beim Onboarding und der Einrichtung z.B. mit Infomaterial für alle beteiligte Parteien 

• Digitale Nutzung - Mitarbeiter und Unternehmen benötigen grundlegendes digitales Know-how und sollten prinzipiell digital affin sein. Die Erfahrung zeigt, dass mittlerweile die meisten Mitarbeiter über ein Smartphone verfügen und gut mit der benutzerfreundlichen App zurechtkommen.  

• Mögliche Missverständnisse bei der Nutzung - Mitarbeiter müssen richtig über die Nutzung und die Bedingungen der Essensmarken informiert werden, um eine möglichst hohe Akzeptanz im Unternehmen zu erzielen. Probonio stellt Onboarding Materialien inklusive Erklärvideos und Kurzanleitungen für Mitarbeiter zur Verfügung. Sollten weitere Fragen aufkommen, können sich die Mitarbeiter jederzeit per Whatsapp, E-Mail oder telefonisch an den unseren Support wenden.

• Datenschutz: Die Speicherung und Verarbeitung persönlicher Daten im Rahmen der Nutzung digitaler Essensmarken müssen die Datenschutzanforderungen entsprechen. Für Fragen zum Datenschutz stehen bei Probonio entsprechende Datenschutzexperten sowie ein externer Datenschutzbeauftragter zur Verfügung. 

Die Einführung digitaler Essensmarken im Unternehmen erfordert die Erfüllung bestimmter Voraussetzungen, um sicherzustellen, dass sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter von diesem Benefit profitieren können. Hier sind die wesentlichen Voraussetzungen: 

Mindestens 10 Mitarbeiter  
Die Einführung digitaler Essensmarken ist besonders sinnvoll und wirtschaftlich, wenn das Unternehmen mindestens 10 Mitarbeiter in Deutschland beschäftigt. 

Kein paralleler Kantinenzuschuss 

In der Regel sollten Unternehmen, die digitale Essensmarken einführen möchten, keinen parallel laufenden Kantinenzuschuss anbieten. Dies liegt daran, dass digitale Essensmarken bereits eine Form des arbeitstäglichen Zuschusses für Mahlzeiten darstellen und die Kombination mit einem Kantinenzuschuss zu steuerlichen Problemen führen kann. Die Umstellung von einem bestehenden Kantinenzuschuss auf digitale Essensmarken sollte daher gut geplant und rechtlich geprüft werden. Häufig werden digitale Essensmarken auch Mitarbeitern angeboten, die keinen Zugang zur Kantine haben, um diese nicht zu benachteiligen.  

Ausschluss von Mitarbeitern im Außendienst 

Für die Nutzung digitaler Essensmarken sollte die Anzahl der regelmäßigen Außendiensttage pro Monat einen bestimmten Wert nicht überschreiten. In der Regel wird festgelegt, dass Mitarbeiter nicht mehr als durchschnittlich 3 Tage pro Monat im Außendienst tätig sein dürfen. Dies dient dazu, eine Doppelnutzung von digitalen Essensmarken und Spesen zu verhindern. 

Digitale Essensmarken haben sich als ein zunehmend beliebter Benefit für Mitarbeiter etabliert, der einen erheblichen finanziellen Mehrwert bietet. Für Unternehmen, die mindestens 10 Mitarbeiter beschäftigen und keine eigene Kantine betreiben, sind sie besonders gut geeignet. Sie bieten Flexibilität und Steuervorteile sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer und sind für alle Mitarbeiter nutzbar.  

Die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Anbieter wie Probonio sorgt für eine reibungslose und rechtssichere Implementierung in Ihrem Unternehmen. Probonio bietet nicht nur eine moderne App für digitale Essensmarken, sondern eine umfassende Lösung für moderne Benefits inklusive Mitarbeiterkommunikation und Integration weiterer Benefits per App. So erhalten Sie die individuelle Benefits-App passend für Ihr Unternehmen. Ein weiterer Vorteil von Probonio ist der günstige Preis von nur 4,80 Euro monatlich pro Nutzer, gepaart mit einer Best-Preis-Garantie.