Benefit-Apps: Tipps für Arbeitgeber zur Auswahl und Einführung von Benefits für Mitarbeiter per App  

In einer Zeit des raschen Wandels und der technologischen Innovationen, hat sich das Personalwesen (HR) zu einem dynamischen und komplexen Bereich entwickelt, in dem die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeiter kontinuierlich im Wandel sind. Benefit-Apps spielen dabei eine entscheidende Rolle, da sie nicht nur dazu beitragen, steuerfreie Benefits für Mitarbeiter anzubieten, sondern auch die Art und Weise, wie diese Leistungen verwaltet und den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, revolutionieren. 

In den letzten Jahren hat sich ein deutlicher Trend in Richtung digitaler Lösungen für Mitarbeiter-Benefits entwickelt. Dies spiegelt sich in verschiedenen Studien und Statistiken wider, die aufzeigen, wie Benefit-Apps die traditionellen Systeme in vielen Aspekten überflügeln. 

Statistiken und Studien zu Benefit-Apps 

Eine jüngste Studie von TechJury zeigt, dass 72% der Unternehmen, die digitale Benefit-Plattformen einsetzen, eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit berichten. Laut dem Bericht „HR-Tech Outlook“ von 2023 nutzen bereits über 65% der mittleren bis großen Unternehmen in Europa und Nordamerika digitale Lösungen für ihre Benefits-Programme. 

Darüber hinaus weisen Umfragen darauf hin, dass 78% der Mitarbeiter eine App-basierte Lösung für den Zugriff auf ihre Benefits bevorzugen. Dies liegt nicht nur an der Bequemlichkeit und Zugänglichkeit, sondern auch an der größeren Auswahl und Flexibilität, die solche Plattformen bieten. 

Der Trend hin zur Bereitstellung von Mitarbeiter-Benefits über Apps  nimmt stetig zu, da Unternehmen die Vorteile digitaler Lösungen erkennen: 
Mit flexiblen Benefits-Apps können Mitarbeiter individuell passende Leistungen auswählen, wie z.B. einen Tankgutschein für Pendler oder ein Deutschlandticket für ÖPNV-Nutzer. Andere bevorzugen vielleicht Firmenfitnessprogramme oder Gutscheine für MediaMarkt. Diese maßgeschneiderten Optionen erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung erheblich und sind auch als Cafeteria-System bekannt.  

Einfache und rechtssichere Verwaltung für Arbeitgeber 
Benefit-Apps bieten nicht nur eine effiziente und rechtssichere Verwaltung von Mitarbeiterleistungen, sondern entlasten Arbeitgeber auch erheblich von der Notwendigkeit, sich ständig mit den neuesten steuerlichen Regelungen auseinandersetzen zu müssen. Durch die Übernahme dieser Aufgaben durch den App-Anbieter, wird eine stetige Anpassung der Benefits an aktuelle gesetzliche Bestimmungen gewährleistet. Dies führt zu einer deutlichen Reduzierung des Verwaltungsaufwands und einer Erhöhung der Rechtssicherheit für den Arbeitgeber. 

Die regelmäßige Interaktion über die App, wie beispielsweise durch die Bereitstellung neuer Benefits, das Sammeln von Feedback oder das Teilen von Neuigkeiten des Unternehmens per Newsfeed, schafft kontinuierliche, positive Berührungspunkte. Diese Funktionen fördern das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter, indem sie regelmäßig durch die Nutzung der App profitiert, sei es durch eine Push-Benachrichtung über ein geplantes Teamevent oder die tägliche Nutzung des Zuschusses fürs Mittagessen. Dadurch wird ein positiver und interaktiver Kommunikationsfluss zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern aufgebaut. 

Für die Implementierung einer Benefit-App wie Probonio in einem Unternehmen empfehlen wir folgende Schritte: 

1. Bedarfsanalyse 
Welches Unternehmensziel verfolgen Sie mit der Einführung neuer Benefits für Mitarbeiter per App? z.B. Mitarbeitergewinnung bzw. Stärkung der Arbeitgebermarke, Mitarbeiterbindung, Steuervorteile ausnutzen oder eine Kombination 

2. Budgetcheck
Wieviel Budget stehen monatlich oder jährlich pro Mitarbeiter zur Verfügung (z.B. 50 Euro oder 200 Euro monatlich)? Benefit-Apps kosten i.d.R. nicht mehr als 10 Euro pro Mitarbeiter pro Monat. Daher kann das meiste Budget für die Auszahlung der Benefits selbst genutzt werden. Das gewählte Benefit-Programm ist abhängig vom monatlichen Benefit-Budget pro Mitarbeiter. 

Beispiele: 

• 50 Euro Budget - Es bietet sich an den Sachbezug anzubieten, da hier die steuerliche Freigrenze bei 50 Euro liegt. Über den Sachbezug können z.B. 50 Euro Gutschein fürs Tanken, Supermarkt etc., Firmenfitness über UrbanSportsClub, das 49-Euro-Ticket oder Gesundheitsbudgets angeboten werden. Am beliebtesten ist der Sachbezug Flex, bei dem Mitarbeiter selbst aus oben genannten Optionen wählen. 

• 200 Euro Budget - Es empfiehlt sich, Benefit-Module anzubieten, die zusätzlich zum Sachbezug genutzt werden können. Hierunter fallen z.B. Essenszuschüsse, Mobilitätszuschüsse, Internetpauschale, Kitazuschüsse. Beliebt ist hier die Option eines Benefit Flex-Budgets, bei dem der Mitarbeiter verschiedene Benefits bis zum per App  freigegebenen Benefit-Budget kombinieren kann.  

• 0 Euro Budget - Ja, auch ohne Budget lassen sich bereits Benefits anbieten. Die Corporate Benefits App und Plattform lassen sich z.B. kostenfrei im Unternehmen einführen. Darüber Hinaus sind Benefits, die über die Gehaltsumwandlung laufen, eine mögliche Option, z.B. bAV oder JobRad.  

3. Anbieter auswählen 
Welche Benefit-Anbieter passen am besten zu Ihnen? Bei der Auswahl von verschiedenen Anbietern vergleichen Sie Kriterien, die für Sie besonders wichtig sind, z.B.: 

• Kosten und Zusatzkosten - Nutzungsgebühr pro Nutzer, Einrichtungsgebühr, pauschale Servicegebühr pro Unternehmen, Aufladegebühr, zusätzliche Gebühr für verschiedene Zahlungsarten 

• Benefit-Auswahl - Welche Benefits werden angeboten?  

• Flexible Nutzung für den Mitarbeiter - Kann der Mitarbeiter selbst die Benefits wählen, die am besten zu Ihnen passen? 

• Digitale Verwaltung für Arbeitgeber - Kann der Arbeitgeber die Benefit-App selbst administrieren, selbst neue Nutzer anlegen und Benefits verwalten? 

• Unterstützung von HR - Steht für die oder den HR-Verantwortlichen ein persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung? Welche Unterstützung wird beim Onboarding angeboten?  

• Support für die Mitarbeiter - Bietet der Benefit Anbieter auch Support direkt für Ihre Mitarbeiter? Welche Kommunikationskanäle werden angeboten, z.B. E-Mail, Telefonsupport?  

• Bewertungen und Erfahrungen - Wie ist die App und der Anbieter online und im AppStore oder bei Google Play bewertet?  

• App oder WebApp - Wie kann die App installiert und genutzt werden? Einige Apps sind über den AppStore und Google Play verfügbar, andere können nur über den Web Browser verwendet werden. 

Um die Eignung von Probonio als Benefit-App Anbieter zu bewerten, wenden wir die üblichen Kriterien zur Auswahl eines Benefit-Anbieters an und betrachten, wie Probonio in diesen Schlüsselbereichen abschneidet:  

1. Kosten und Zusatzkosten  
Probonio bietet eine einfache und transparente Preisstruktur mit einer monatlichen Nutzungsgebühr pro Nutzer, die je nach Umfang der angebotenen Benefits zwischen 2,40 und 9 Euro liegt. Es fallen keine zusätzlichen Kosten wie Einrichtungs- oder Servicegebühren an.  
Besonders vorteilhaft ist der 20% Rabatt bei jährlicher Zahlungsweise. 

2. Benefit-Auswahl
Probonio bietet eine umfangreiche Palette an Sachbezügen, darunter steuerfreie Gutscheine, Firmenfitness, Gesundheitsbudget, Essens- und Mobilitätszuschüsse, das Deutschlandticket, Kitazuschuss, Erholungsbeihilfe, Internetpauschale und betriebliche Altersvorsorge. 
Einige Benefits und Module sind sogar in der niedrigsten Preisstufe bereits enthalten. 

3. Flexible Nutzung für Mitarbeiter 
Probonio bietet flexible Nutzungsmöglichkeiten. Mitarbeiter können je nach Konfiguration des Arbeitgebers aus über 100 Gutscheinen wählen oder ein "Benefit Flex Budget" nutzen, um frei aus allen verfügbaren Benefits zu wählen. 

4. Digitale Verwaltung für Arbeitgeber 
Arbeitgeber können bei Probonio die App selbst administrieren, inklusive der Verwaltung von Benefits, Mitarbeitern, App-Anpassungen und Integrationen. Persönliche Unterstützung ist verfügbar, falls erforderlich. 

5. Unterstützung der HR 
Probonio bietet einen persönlichen Ansprechpartner sowie Experten für spezielle Themen, was eine umfassende Unterstützung für HR-Verantwortliche sicherstellt. 

6. Support für Mitarbeiter 
Probonio bietet Support über verschiedene Kanäle an, einschließlich Telefon, WhatsApp und E-Mail. 

7. Bewertungen und Erfahrungen 
Probonio genießt sehr gute Bewertungen, im Durchschnitt 4.7, was auf eine hohe Zufriedenheit der Nutzer hinweist. 

8. App oder WebApp 
Probonio ist sowohl als App in den App-Stores für iOS und Android als auch als WebApp verfügbar. Die Mehrheit der Nutzer bevorzugt die mobile App. 

Fazit zur Auswahl einer Benefits-App für Ihr Unternehmen 
Probonio schneidet in allen genannten Kriterien sehr gut ab und erfüllt die wichtigsten Kriterien wie z.B. eine hohen Benutzerzufriedenheit, eine transparenten Preisgestaltung und eine breite Palette an Benefits. Die App ist besonders geeignet für Unternehmen, die eine regelmäßige und flexible Benefits-Auswahl in einer digitalen Umgebung bevorzugen.  

Allerdings ist Probonio möglicherweise weniger geeignet für Unternehmen, die nur gelegentlich oder situativ Benefits anbieten wollen, da die Struktur auf regelmäßige Nutzung ausgelegt ist. Ebenso könnte es für Unternehmen, die nicht digital affin genug sind, um eine vollständig digitale Benefit-Lösung zu nutzen und zu verwalten, Herausforderungen darstellen. In solchen Fällen könnten andere Anbieter mit einer stärkeren Fokussierung auf gelegentliche Benefits oder nicht-digitale Benefits z.B. Papieressensmarken oder Sachbezugskarten besser geeignet sein. 

1. Analyse der Mitarbeiterbedürfnisse - Führen Sie eine umfassende Analyse durch, um zu verstehen, welche Benefits Ihre Mitarbeiter am meisten wertschätzen. 

2. Evaluierung der Benefits-Apps - Vergleichen Sie verschiedene Apps, um die beste Lösung zu finden, und berücksichtigen Sie dabei Aspekte wie Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und Anpassungsfähigkeit. 

3. Implementierung von Probonio - Ziehen Sie Probonio in Betracht, um von dessen Vielseitigkeit zu profitieren. Nutzen Sie Schulungsangebote und Onboarding-Materialien für eine reibungslose Einführung. 

4. Fortlaufende Anpassung und Feedback - Sammeln Sie regelmäßig Feedback zur App-Nutzung und passen Sie das Angebot kontinuierlich an die sich ändernden Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter an. 

Abschließend bestätigt sich, dass Benefit-Apps wie Probonio weit über die reine Verwaltung von Mitarbeiterbenefits hinausgehen. Sie spielen eine zentrale Rolle in der modernen Arbeitswelt, indem sie nicht nur eine flexible und benutzerfreundliche Lösung für das Benefits-Management bieten, sondern auch maßgeblich zur Interaktion und Kommunikation im Unternehmen beitragen. 

Probonio zeichnet sich durch seine breite Palette an Sachbezügen und flexible Budgetoptionen aus, die eine individuelle Anpassung an die Bedürfnisse jedes Mitarbeiters ermöglichen. Die Integration von Newsfeeds in der App verstärkt das Gefühl der Zugehörigkeit und des Gemeinschaftssinns, indem Mitarbeiter stets über Unternehmensnachrichten und Erfolge informiert bleiben. Die regelmäßige Kommunikation über die App erhöht die Transparenz und Inklusion, stärkt das Vertrauen in das Unternehmen und unterstützt die Entwicklung einer offenen und engagierten Unternehmenskultur. 

Zusätzlich zur umfangreichen Benefits-Auswahl bietet Probonio eine einfache Integration in bestehende HR-Systeme und einen exzellenten Kundenservice, was es zu einer attraktiven Wahl für Unternehmen jeder Größe macht. 

Mit einer effektiven Benefit-App wie Probonio können Unternehmen nicht nur die Zufriedenheit und Bindung ihrer Mitarbeiter steigern, sondern auch ein positives Arbeitsumfeld schaffen, das Top-Talente anzieht und hält.