Sonderurlaub: Wann haben Angestellte Anspruch?

Was haben eine Hochzeit, ein Todesfall und das Erkranken eines nahen Angehörigen miteinander gemeinsam? Sie alle gelten als häufige Gründe für einen Sonderurlaub. Doch ist Sonderurlaub überhaupt verpflichtend? Und was gibt es für Arbeitgeber sowie -nehmer zu beachten? Um die Beantwortung dieser Fragen geht es in diesem Artikel.

Bei „Sonderurlaub“ handelt es sich um einen umgangssprachlichen Begriff. Somit ist er nicht im Gesetzbuch definiert und kann in der Bedeutung variieren. In der Regel bezeichnet man mit Sonderurlaub die bezahlte Freistellung eines Arbeitnehmers, die der Arbeitgeber ihm über seinen normalen Urlaub hinaus gewährt. 

Der Arbeitnehmer muss somit im Sonderurlaub nicht arbeiten, erhält dennoch sein reguläres Entgelt. Somit ist der Sonderurlaub der einzige Fall, in dem der Grundsatz „Ohne Arbeit kein Lohn“ nicht zutrifft. 

Wie viele Urlaubstage Mitarbeitern zustehen, ist im Arbeitsvertrag oder in einem Tarifvertrag geregelt. Sonderurlaub wird nur bei Bedarf zusätzlich gewährt. Dabei kommt §616 BGB zum Tragen. Demnach gilt diese Form der Freistellung als eine Art, die allgemeine Fürsorgepflicht als Arbeitgeber zum Ausdruck zu bringen. 

Wie das? Meist wird Sonderurlaub bei schweren Schicksalsschlägen gewährt. Auf diese Weise erhalten Angestellte die Möglichkeit, ihren Schock zu verarbeiten und wichtige organisatorische Aufgaben zu erledigen. Ein Beispiel ist der Tod eines Angehörigen, der nicht nur emotional bewältigt werden, sondern auch schnellstmöglich bürokratisch verwaltet werden muss. 

Theoretisch haben alle Arbeitnehmer Anspruch auf Sonderurlaub. Wie viele Sonderurlaubstage möglich sind und in welchen Fällen sie gewährt werden, hängt von den individuellen Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und -nehmer ab. 

Im Bürgerlichen Gesetzbuch ist nicht nur geregelt, dass Mitarbeiter in Ausnahmefällen Sonderurlaub beantragen können. Es sind auch die Voraussetzungen angeführt, die erfüllt werden müssen, damit der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, das Entgelt während des Sonderurlaubs fortzuzahlen. 

§616 Satz 1 BGB erklärt, dass Arbeitnehmer für eine „verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in ihrer Person liegenden Grund ohne ihr Verschulden an der Arbeitsleistung verhindert“ sind. Was jedoch im Gesetzesbuch nicht angeführt ist, sind verschiedene Szenarien und Fälle, in denen Sonderurlaub üblich ist.  

Zwar ist nicht gesetzlich geregelt, in welchen konkreten Fällen Sonderurlaub relevant ist. Jedoch hat die Vergangenheit gezeigt, in welchen Situationen erfahrungsgemäß eine Entgeltfortzahlung möglich ist: 

• Familiäre Ereignisse, bei denen die Anwesenheit des Arbeitnehmers unbedingt erforderlich ist. 

• Persönliche Unglücksfälle, die den Arbeitnehmer betreffen 

Meist ist eine Prüfung des Einzelfalls nötig oder angeraten. Es kann viele Gründe geben, aus denen Arbeitnehmer Sonderurlaub beantragen. 

Gemäß aktueller Rechtsprechung besteht bei folgenden familiären Ereignissen grundsätzlich ein Anspruch auf Sonderurlaub: 

• Eigene Hochzeit 

• Eintragung einer Lebenspartnerschaft (nach dem Gesetz über die Eingetragene Lebenspartnerschaft) 

• Hochzeit eines Kindes 

• Wiederverheiratung eines Elternteils 

• Goldene Hochzeit der Eltern 

• Geburt des eigenen Kindes 

• Beerdigung eines engen Familienmitglieds 

Gemäß §616 BGB ist Sonderurlaub aufgrund eines Umzugs zwar möglich, aber nach wie vor umstritten. In der Regel erhalten Arbeitnehmer Sonderurlaub, wenn sie aus beruflichen Gründen umziehen. Wenn rein private Gründe den Anlass für den Umzug darstellen, besteht in der Regel kein Anspruch auf Sonderurlaub. 

Hat ein Arbeitnehmer konkrete und dringende Beschwerden, sodass eine unmittelbare ärztliche Versorgung notwendig ist, steht ihm Sonderurlaub zu. Allgemeine Untersuchungs- oder Behandlungstermine stellen jedoch keinen Grund dar, aus dem eine Freistellung und Entgeltfortzahlung stattfinden kann.  

Immerhin sind Mitarbeiter grundsätzlich dazu verpflichtet, Arztbesuche – wenn möglich und zumutbar – außerhalb der Arbeitszeit wahrzunehmen. Ausnahmen stellen Fälle dar, in denen die Praxis eingeschränkte Öffnungszeiten hat oder eine Blutabnahme im nüchternen Zustand erfolgen muss. Dann darf der Arztbesuch nach Absprache mit dem Arbeitgeber während der Arbeitszeit erfolgen. 

In Einzelfällen können Arbeitnehmer sich nach §616 BGB freistellen lassen, wenn Familienangehörige erkranken und dadurch eine Pflege notwendig ist. Auf welche Angehörigen das zutrifft, muss individuell geklärt werden. In der Regel fallen darunter folgende Personen: 

• Ehe- und Lebenspartner 

• Eltern und Geschwister 

• Eigene Kinder 

Zudem sollten Arbeitgeber prüfen, ob es dem Angestellten in seiner Situation zumutbar ist, der vereinbarten Arbeitsleistung nachzukommen. Bei einer besonderen Nähebeziehung und der Notwendigkeit von Hilfe durch den Angestellten sollte ein Sonderurlaub gewährt werden. 

Keine Freistellung ist in Fällen nötig, in denen der Angehörige durch eine andere Person gepflegt werden kann und keine so nahe Beziehung besteht. Jedoch gilt in jedem Fall: Das individuelle Abwägen von Fall zu Fall ist ratsam. 

Im Falle der Erkrankung der eigenen Kinder gibt es eine Sonderregelung. Festgelegt ist diese in §45 SGB V. Das Alter des Nachwuchses ist dabei ganz entscheidend: Bei Kindern bis 12 Jahre gilt eine Erkrankung als ein persönlicher Leistungshinderungsgrund für beide Elternteile. Wenn beide Eltern berufstätig sind, können sie selbst wählen, wer die Pflege übernimmt. Wenn jedoch nur ein Elternteil berufstätig ist, muss nicht der berufstätige Elternteil die Pflege unternehmen. 

Je älter ein Kind wird, desto weiter nimmt die Notwendigkeit der Pflege ab. Nach dem 12. Lebensjahr wird eine Erkrankung des eigenen Kindes so behandelt wie die Erkrankung anderer Familienangehörigen. 

Ob Mitarbeiter Sonderurlaub beantragen können oder nicht, hängt unter anderem davon ab, was im Arbeits- bzw. Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung steht. Arbeitgeber haben das Recht, §616 BGB bezüglich Sonderurlaubs abzuändern oder gänzlich auszuschließen. 

Dabei sollten die Arbeitgeber stets auf die konkrete Formulierung achten. Werden Arbeitnehmer durch Klauseln unangemessen benachteiligt, gilt der Vertrag als unwirksam. Zudem sollten sich Arbeitgeber bei ihren Formulierungen nicht allgemein halten, sondern den Ausschluss einzelner Ereignisse konkret anführen. Dann ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass die Ausschlussklausel wirksam ist. 

Grundsätzlich herrscht Vertragsfreiheit. Das bedeutet, dass die jeweiligen Parteien im gegenseitigen Einverständnis festlegen dürfen, für welche Anlässe und wie lange Sonderurlaub gewährt werden kann.  

Arbeitgeber können die Option, Sonderurlaub zu beantragen, an verschiedene Konditionen knüpfen, zum Beispiel: 

• Die Dauer des Arbeitsverhältnisses wie Jubiläumsurlaub 

• Bestimmte Ereignisse wie der Geburtstag des Arbeitnehmers 

Wenn eine Betriebsvereinbarung, ein Arbeits- oder Tarifvertrag spezielle Regelungen enthält, gehen diese den Angaben in §616 BGB vor.  

Arbeitgeber sind nicht dazu verpflichtet, ihren Angestellten Sonderurlaub zu gewähren. Vielmehr liegt es im Ermessen des Unternehmens, ob die Freistellung möglich ist oder nicht. Tatsächlich gibt es auch Alternativen, die Angestellten unter Umständen noch mehr helfen können als ein Sonderurlaub. 

Die Erholungsbeihilfe ist eine beliebte Alternative oder auch Ergänzung zum Sonderurlaub. Es handelt sich um eine freiwillige Zuwendung, mit der Arbeitgeber ihre Mitarbeiter einmal im Jahr bezuschussen können. Sinn und Zweck der Erholungsbeihilfe sind klar: Sie soll die Erholung von Mitarbeitern fördern. Besonders bei Schicksalsschlägen ist sie sehr willkommen, damit Angestellte wieder auf die Beine kommen können. 

Die Höhe der Erholungsbeihilfe, die steuerfrei ausgezahlt werden kann, beläuft sich auf 156 Euro für den Mitarbeiter, 104 Euro für den Ehepartner und 52 Euro für jedes Kind. Mit Probonio können Sie Ihren Angestellten eine entsprechende Leistung zukommen lassen, um sie in schweren Zeiten zu unterstützen. 

Sonderurlaub kann Arbeitnehmern bei Bedarf zusätzlich zu den regulären Urlaubstagen gewährt werden. In der Regel gibt es Sonderurlaub bei Schicksalsschlägen oder besonderen Anlässen. Alternativ können Arbeitgeber auch eine Erholungsbeihilfe leisten. Diese lässt sich steuerfrei auszahlen und kann Mitarbeiter finanziell unterstützen.