Verpflegungsmehraufwand 2024: Regeln und Tagessätze

Während einer Dienstreise müssen Mitarbeiter früher oder später auswärts etwas zu essen und zu trinken kaufen. Die dadurch entstehenden Mehrkosten nennt man auch „Verpflegungsmehraufwand“. Wie sich dieser von der Steuer absetzen lässt und was es zu beachten gilt, wenn der Arbeitgeber die Kosten übernehmen möchte, zeigt dieser Artikel.

Allgemein versteht man unter Verpflegungsaufwendungen – Abkürzung: VMA – die (Mehr-)kosten, die ein Arbeitnehmer trägt, um sich beruflich bedingt außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte und eigenen Wohnung mit Nahrung und Getränken zu versorgen. Streng genommen fallen darunter auch die Kosten für eine Tasse Kaffee morgens am Bahnhof, da diese zu Hause oder in der Betriebsküche nicht entstehen würden. Solche Kosten werden als Mehrkosten bezeichnet und fallen in die Kategorie „Verpflegungsmehraufwand“.

Besonders bei Dienstreisen ist die Verpflegung ein wichtiges Thema. Immerhin sind Mitarbeiter bei einer Auswärtstätigkeit dazu „gezwungen“, sich außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte und ihrer Wohnung zu versorgen. Da man ungern auf den – unter Umständen hohen – Ausgaben für Essen und Getränke sitzen bleibt, gibt es dafür dank der deutschen Gesetzgebung einige Regelungen.

Das betrifft sowohl Arbeitnehmer, die im Namen ihrer Firma unterwegs sind, als auch Selbstständige auf Dienstreise. Im Einkommensteuergesetz ist klar geregelt, welche Aufwendungen unter welchen Bedingungen geltend gemacht werden können.

• §4, Abs. 5, Satz 5 EStG regelt, was unter Betriebsausgaben fällt, die den Unternehmensgewinn nicht mindern dürfen. Es ist von „Mehraufwendungen für die Verpflegung des Steuerpflichtigen“ die Rede. Zudem wird auf §9 EStG verwiesen.

• §9, Abs. 4a EStG regelt, welche Ausgaben Arbeitnehmer als Werbungskosten steuerlich geltend machen können und welche Pauschalbeiträge dabei gelten.

Sind der Verpflegungsmehraufwand und die Verpflegungspauschale nicht ein und dasselbe? Das möchte man im ersten Moment vielleicht meinen. Jedoch lassen sich die beiden Begriffe klar voneinander abgrenzen.

• Verpflegungsmehraufwand: alle entstandenen Mehrkosten für Verpflegung bei Dienstreisen und Auswärtstätigkeiten

• Verpflegungspauschale: gesetzlich festgelegte Beträge, die Arbeitnehmer über die Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber abrechnen und erstattet bekommen oder in der Steuererklärung als Werbungskosten absetzen können

Die Verpflegungspauschale umfasst also alle Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen. Man nennt sie demnach auch „Verpflegungspauschbetrag“, „Spesenpauschale“ oder „Reisekostenpauschale“.

Warum ist die Differenzierung so wichtig? Ganz einfach: Die Pauschale ist dafür da, die steuerfrei erstattungsfähigen Kosten zu ermitteln. Nicht alle Mehrkosten, die Arbeitnehmer auf einer Dienstreise tragen, werden daher wieder erstattet – nur ein bestimmter, gesetzlich geregelter Teil.

Es gibt ein paar Voraussetzungen, die erfüllt werden müssen, um Mehrkosten für die Verpflegung erstattet zu bekommen. Dazu muss man sich zunächst ansehen, wie ein Verpflegungsmehraufwand überhaupt entsteht.

Findet keine Auswärtstätigkeit statt, spricht man auch nicht von einem Verpflegungsmehraufwand. Doch was genau zählt als Auswärtstätigkeit? Damit sind alle beruflichen Tätigkeiten eines Arbeitnehmers gemeint, die außerhalb der eigenen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte stattfinden. Es ist also ganz gleich, ob der Mitarbeiter innerhalb der gleichen Stadt oder im Ausland tätig ist. Doch was, wenn es keine erste Tätigkeitsstätte gibt? Dann sind alle Tätigkeiten außerhalb der eigenen vier Wände als Auswärtstätigkeiten anzusehen. Die gesetzliche Grundlage dafür bildet das BMF-Schreiben vom 3. Dezember 2020.

Damit eine Auswärtstätigkeit auch als solches gilt, muss eine bestimmte Dauer eingehalten werden. Erst ab einer Abwesenheit von 8 Stunden entsteht ein Verpflegungsmehraufwand. Dabei lassen sich diese 8 Stunden auch über zwei Kalendertage aufteilen. Zusätzlich kann man mehrere separate berufliche Tätigkeiten aufaddieren.

Das bedeutet: Finden drei Kundenbesuche an einem Tag statt, zwischen denen der Mitarbeiter immer wieder ins Büro fährt, und es entsteht eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, ist es zulässig, einen Verpflegungsmehraufwand geltend zu machen.

Das bedeutet wiederum, dass Dienstreisen, die weniger als 8 Stunden dauern, nicht dazu berechtigen, eine Verpflegungspauschale anzusetzen – selbst dann, wenn man beispielsweise im Ausland tätig war.

Gibt es eine Obergrenze für die Abwesenheitsdauer? Der Gesetzgeber schreibt vor, dass die maximale Dauer einer Auswärtstätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte drei Monate nicht überschreiten darf.

Wer kümmert sich auf der Dienstreise oder bei der Auswärtstätigkeit um die Verpflegung? Diese Frage ist relevant, wenn es um den Verpflegungsmehraufwand geht. Nur dann, wenn sich der Angestellte selbst um Essen und Getränke kümmern muss, kann er die Pauschale ansetzen. Wird ihm jedoch eine Verpflegung gestellt, erfolgt eine entsprechende Kürzung der Spesensätze.

Interessant ist auch, welche Kosten genau abgesetzt werden können. Es muss sich um tatsächliche Mahlzeiten handeln – also um Frühstück, Mittagessen und Abendessen. Ein süßes Gebäck zur Kaffeepause am Nachmittag fällt also nicht unter den Verpflegungsmehraufwand.

Wie hoch die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand sind, hängt davon ab, wo die Auswärtstätigkeit stattfindet und wie lange sie dauert. Das Bundesfinanzministerium (BMF) berechnet daher den Durchschnitt der zu erwartenden Verpflegungskosten für die drei Hauptmahlzeiten des Tages für jedes Land und in einigen Fällen auch für einzelne Städte.

Die Verpflegungspauschale für den Verpflegungsmehraufwand im Inland wird im Einkommensteuergesetz geregelt. Man unterscheidet zwischen der „kleinen“ und der „großen“ Verpflegungspauschale:

• „kleiner“ Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten ab 8 und bis maximal 24 Stunden und für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen; auch Halbtagespauschale genannt

• „großer“ Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten von 24 Stunden; auch Ganztagespauschale genannt

Im Inland beträgt die Verpflegungspauschale ab 8 Stunden 14 Euro und ab 24 Stunden 28 Euro pro Tag der Auswärtstätigkeit.

Besonderheiten gibt es dann, wenn einzelne Mahlzeiten nicht selbst getragen werden. In diesem Fall wird die Verpflegungspauschale gekürzt. Die volle Ganztagespauschale wird prozentual aufgeteilt. Folgende Pauschalen gelten für den Verpflegungsmehraufwand 2024:

Zwar werden diese prozentualen Beträge auf der Basis der Ganztagespauschale berechnet. Dennoch sind sie auch bei Auswärtstätigkeiten bis zu 24 Stunden, also dann, wenn eigentlich die Halbtagespauschale gilt, gültig.

Dazu ein Rechenbeispiel:

Ein Angestellter ist inklusive Hin- und Rückfahrt 10 Stunden auf einer Tagung. Dabei wäre es grundsätzlich zulässig, die 14 Euro Verpflegungspauschale anzusetzen. Allerdings wird dem Arbeitnehmer ein Frühstück sowie ein Mittagessen gestellt. Somit werden von den 14 Euro 5,60 Euro anteilig für das Frühstück und 11,20 Euro anteilig für das Mittagessen abgezogen.

14 Euro – 5,60 Euro – 11,20 Euro = 0 Euro

Der Arbeitnehmer bekommt daher keinerlei Rückerstattung und kann auch keinen Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung geltend machen.

In einigen Fällen erstreckt sich eine Dienstreise auch über mehrere Tage. Dabei gibt es ein paar Besonderheiten zu berücksichtigen. Mehrtägige Dienstreisen bestehen aus

• einem Anreisetag,

• mehreren vollen Tagen dazwischen und

• einem Abreisetag.

Die Verpflegungspauschale für An- und Abreisetag liegt bei je 14 Euro. Die vollen Zwischentage werden mit 28 Euro angesetzt.

Wenn zwischen An- und Abreise ein Wochenende liegt, gilt der Verpflegungsmehraufwand auch für diese Dauer – selbst dann, wenn man Wochenende nicht gearbeitet wird. Der Gedanke dahinter ist, dass dem Mitarbeiter ja trotzdem Mehrkosten entstehen, die es zu Hause nicht gäbe.

Dazu ein Rechenbeispiel:

Ein Arbeitnehmer fährt am Montag auf Dienstreise und kommt erst am Donnerstag wieder zurück. Für Montag und Donnerstag gelten somit als An- und Abreisetag je 14 Euro Verpflegungsmehraufwand. Dienstag und Mittwoch hingegen werden mit 28 Euro bemessen.

14 Euro + 14 Euro + 28 Euro + 28 Euro = 84 Euro

Insgesamt kann der Mitarbeiter für die Geschäftsreise also 84 Euro als Verpflegungsmehraufwand von der Steuer absetzen.

Wie sieht es jedoch aus, wenn bestimmte Mahlzeiten übernommen werden? Gehen wir davon aus, dass von Dienstag bis Donnerstag ein Frühstück gestellt wird. Dann werden die anteiligen Pauschalen von 5,60 Euro von der jeweiligen Ganztagespauschale abgezogen.

14 Euro + (14 Euro – 5,60 Euro) + (28 Euro – 5,60 Euro) + (28 Euro – 5,60 Euro) = 67,20 Euro

Der geltende Verpflegungsmehraufwand hat sich somit auf 67,20 Euro reduziert.

Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland spielt die Auslandsreisekostenverordnung (ARV) des Bundes sowie die aktuell geltende Verwaltungsvorschrift (ARVVwV) eine Rolle. Somit kann es sein, dass diese Pauschalen von der Verpflegungspauschale für Geschäftsreisen im Inland abweichen.

Der Grund für etwaige Abweichungen ist ganz klar: Je nach Land sind Verpflegung und Übernachtung manchmal teurer und manchmal günstiger als in Deutschland. All das wird bei der Festsetzung der Verpflegungspauschale berücksichtigt.

Die volle Tagespauschale in der Türkei liegt beispielsweise bei 17 Euro. In einzelnen Städten wie in Istanbul und Izmir gelten höhere Sätze, da die Verpflegung hier mehr kostet. Einer der Spitzenreiter ist Dschibuti, wo die Tagespauschale für Verpflegungsmehraufwand 2024 bei 77 Euro liegt.

Die prozentuale Gewichtung von Frühstück, Mittagessen und Abendessen ist im Inland wie im Ausland gleich. Zudem gelten auch hier der erste und der letzte Tag einer Geschäftsreise als An- und Abreisetag. Hierbei gibt es wieder ein paar Besonderheiten, die von Inlandsreisen abweichen.

Am Anreisetag gilt die Verpflegungspauschale des Landes, das man vor 24 Uhr Ortszeit erreicht. Wer sich also in Deutschland befindet, kann mit einer anderen Pauschale rechnen als jemand, der bereits am Zielort im Ausland angekommen ist.

Beim Abreisetag kommt das Prinzip andersherum zum Einsatz. Wer nach Deutschland zurückkehrt, erhält nicht die 14 Euro, sondern die Pauschale des letzten Tätigkeitsorts.

Der Verpflegungsmehraufwand 2024, der übrigens ein Teil der Spesen ist, gilt seit 2020. Das bedeutet, dass vier Jahre lang die gleiche Verpflegungspauschale anzusetzen war. Im Wachstumschancengesetz war zum 1. Januar 2024 eine Erhöhung von 14 auf 16 Euro und von 28 auf 32 Euro vorgesehen.

Allerdings beschloss der Bundestag einen geänderten Gesetzesentwurf, sodass die Spesen 2024 zunächst gleich bleiben sollten. Ob der Verpflegungsmehraufwand 2025 steigen wird, ist noch unklar.

Bis 2019 lag die Verpflegungspauschale bei 12 Euro für Reisen ab 8 bis 24 Stunden und 24 Euro für ganztägige Auswärtstätigkeiten. Der Grund für die Anpassung war die Inflation. 

Das Bundesfinanzministerium (BMF) ist es, das die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand ansetzt. Dazu gibt es jährlich im Herbst oder Winter ein Schreiben heraus. Diese beinhaltet alle Tages- und Übernachtungspauschalen, die für das kommende Jahr gelten.

Viele Arbeitgeber denken, dass sie dazu verpflichtet sind, ihren Angestellten, die auf Dienstreise sind, den Verpflegungsmehraufwand zu bezahlen. Tatsächlich gehört das in vielen Unternehmen einfach dazu, da es die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht. Gesetzlich verpflichtend ist diese Vorgehensweise jedoch nicht. Arbeitgeber müssen die Kosten für die Verpflegung ihrer Mitarbeiter auf Reisen nicht erstatten.

Wenn sich ein Arbeitgeber dagegen entscheidet, seinen Mitarbeitern den Verpflegungsmehraufwand zu bezahlen, müssen sich Arbeitnehmer andere Optionen zunutze machen.

Der Verpflegungsmehraufwand lässt sich auch in der Steuererklärung angeben. Dabei setzen Arbeitnehmer die Pauschbeträge ab. Dadurch mindert sich das zu versteuernde Einkommen, wodurch die Steuerlast sinkt. Die zu viel gezahlte Steuer kommt über den Lohnsteuerjahresausgleich wieder zurück. Doch aufgepasst: In den meisten Fällen bekommen Arbeitnehmer bei Weitem nicht das zurück, was sie ausgegeben haben. Zudem prüft das Finanzamt genau, ob der Verpflegungsmehraufwand nicht doch schon durch den Arbeitgeber erstattet wurde. In diesem Fall ist es nicht zulässig, ihn erneut in der Steuererklärung anzuführen.

Wenn sich Arbeitgeber dafür entscheiden, den Verpflegungsmehraufwand ihrer Mitarbeiter zu zahlen, gibt es zwei Optionen:

• Ohne Belege: Wenn Pauschalen erstattet werden, ist es nicht nötig, Belege einzureichen. Mitarbeiter bezahlen ihre Verpflegung während der Auswärtstätigkeit einfach selbst und erfassen die anfallenden Pauschbeträge in der Reisekostenabrechnung.

• Mit Belegen: Manche Arbeitgeber möchten die tatsächlichen Belege sehen, was wesentlich aufwendiger ist. Dazu wird jede einzelne Ausgabe in der Reisekostenabrechnung erfasst. In einigen Fällen werden dabei die Pauschalen überschritten.

Und was, wenn der Arbeitgeber nur eine kleinere Pauschale als die gesetzlich festgesetzte Verpflegungspauschale ansetzt? Auch das ist zulässig, zumal die Erstattung ja auf freiwilliger Basis erfolgt. In dem Fall können die Arbeitnehmer den Differenzbetrag berechnen und von den Werbungskosten absetzen. Ein Nachweis ist hierbei zwingend erforderlich.

Es kann auch vorkommen, dass der Arbeitgeber mehr als die Pauschale erstattet. Das ist zwar absolut zulässig, doch die erhöhte Steuerlast darf dabei nicht außer Acht gelassen werden. Nur bis zur Höhe der Pauschbeträge ist die Erstattung steuerfrei. Ab dem ersten Cent über der Pauschale ist eine Versteuerung von 25 % nötig. In den wenigsten Fällen lohnt sich das, da mit hohen Abzügen zu rechnen ist. Sobald der Arbeitgeber doppelt so viel wie den Pauschalbetrag bezahlt, wird jeder Euro wie der Arbeitslohn des Mitarbeiters versteuert.

Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern die gewöhnliche Pauschale zahlen, können den Verpflegungsmehraufwand über die Betriebskosten absetzen und damit den zu versteuernden Betriebsgewinn mindern.

Ist ein Mitarbeiter auf Dienstreise, entstehen ihm Mehrkosten durch die Verpflegung vor Ort. Genau aus diesem Grund gibt es den Verpflegungsmehraufwand. Mithilfe der Verpflegungspauschale lässt sich berechnen, wie viel Geld Arbeitgeber ihren Mitarbeitern im Falle einer Auswärtstätigkeit erstatten können oder wie viel Arbeitnehmer selbst von der Steuer absetzen können. Der Verpflegungsmehraufwand liegt 2024 bei 14 bzw. 28 Euro.