Steuerfreie Sachbezüge:
Anleitung zur Abrechnung vom Sachbezug 

Steuerfreie Sachbezüge sind ein beliebtes Mittel für Arbeitgeber, um ihren Mitarbeitern zusätzliche Leistungen anzubieten und dabei Steuern einzusparen. Besonders attraktiv werden sie, da sie zum einen sowohl für Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmerseite zusätzlichen Nutzen bieten und zum anderen sehr vielfältig eingesetzt werden können.

• Sachbezüge sind freiwillige Leistungen an den Arbeitnehmer, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn („Gehaltsnebenleistung“) erfolgen

• Sie sind, wenn gewisse Voraussetzungen erfüllt sind und sie z.B. innerhalb der Freigrenze bleiben, komplett steuerfrei

• Anfang 2022 wurde die allgemeine Sachbezugsgrenze nach § 8 EStG von 44 Euro auf 50 Euro erhöht

• Unternehmen haben daher die Möglichkeit, Mitarbeitern bis zu 600 Euro Netto im Jahr sozialversicherungsfrei und komplett unversteuert als Gehaltsextra zu gewähren

• Tipp: Bei persönlichen Anlässen sind Sachzuwendungen bis zu 60 Euro ebenso abgabenfrei und können bis zu 3-mal jährlich zusätzlich zu den Gutscheinen ausgegeben werden

Steuerliche Grundlagen von Sachbezügen: Freigrenze beachten

Bleiben Sachbezüge unter einem Wert von 50 Euro im Monat, sind sie komplett steuer- und sozialversicherungsfrei für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Zu beachten gilt es darüber hinaus den Zeitpunkt des Zuflusses: Sachbezüge dürfen nicht etwa auf ein Jahr hochgerechnet bzw. addiert werden, sondern müssen monatlich zufließen. Ebenso dürfen Sachbezüge nicht in bar ausgezahlt werden.

Weitere Informationen dazu, wie Sie als Arbeitgeber Steuerfreiheit garantieren und steuerfreie Gutscheine unkompliziert im Unternehmen anbieten können, erfahren Sie hier.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten des Umgangs mit der steuerrechtlichen Dokumentation und Abrechnung von Sachbezügen. Dabei kommt es ganz auf die individuelle Schwerpunktsetzung als Unternehmen an, welche der Optionen gewählt werden sollte. Die verschiedenen Möglichkeiten werden im Folgenden genauer beleuchtet.

Folgende drei Möglichkeiten gibt es für die steuerrechtliche Dokumentation und Abrechnung von Sachbezügen:

1. Die Dokumentation der Sachbezüge auf der Lohnabrechnung

2. Die Dokumentation im Lohnkonto

3. Beantragung einer Aufzeichnungserleichterung

Die Dokumentation der Sachbezüge auf der Lohnabrechnung

In der Regel wird der Sachbezug im Zuflussmonat auf der Gehaltsabrechnung abgebildet. Damit dies umgesetzt werden kann, benötigt Ihre Steuerkanzlei oder Lohnabteilung alle Daten (Datum des Zuflusses, Mitarbeitername, Betrag, Art des Zuflusses) erfahrungsgemäß bis zum 20.-25. eines entsprechenden Monats.

Praxis-Tipp: Bei Probonio ist es möglich, einen Stichtag für die Übergabe der Gutscheine an Mitarbeiter festzulegen, z.B. auf den 20. eines Monats. So können Sie, mithilfe eines meist automatisiert erstellten Reports, sichergehen, dass Ihre Lohnabrechnung alle Daten rechtzeitig erhält.

So kommen die Daten auf die Gehaltsabrechnung – Integration der Lohnsoftware

Die benötigten Daten müssen zunächst an Ihr Lohnprogramm und anschließend an Ihr Steuerbüro übermittelt werden. Am häufigsten kommen hier folgende Lohnprogramme zum Einsatz: DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, SAP, Lexware, Sage.

Praxis-Tipp: Nutzen Sie den Sachbezug von Probonio und profitieren Sie von der automatisierten Buchung der Sachbezüge. Mit Probonio erhalten Sie die benötigten Daten monatlich im passenden Format für den automatisierten Import für Ihr Lohnprogramm.

Sachbezug auf der Lohnabrechnung ausweisen - Konfiguration der Lohnart (Sachbezüge – steuerfrei)

Damit der Sachbezug korrekt auf der Lohnabrechnung ausgewiesen wird, ist zunächst die Konfiguration der Lohnart erforderlich. Diese ist für den Sachbezug im Normalfall als steuerfrei und sozialversicherungsfrei mit automatischem Nettoabzug zu konfigurieren. Hier wird das Kürzel FFJ verwendet (FF steht dabei für steuer- und sozialversicherungsfrei). Durch die abgabenfreie Lohnart und den Nettoabzug bleibt das über das Gehalt ausgezahlte Netto-Gehalt unverändert, da die Sachzuwendung bereits als steuerfreier Gutschein zugeflossen ist.

Bei der Anlage der entsprechenden Lohnart gilt es Folgendes zu berücksichtigen

• Steuerfrei konfigurieren

• Befreiung von Sozialversicherungsbeiträgen konfigurieren

• Automatischen Nettoabzug einstellen

Sachbezug Lohnabrechnung am Beispiel DATEV

Beide Beträge werden zunächst bei den Bruttobezügen gelistet. Die 50€ werden bei den Abzügen jedoch nicht beachtet, da diese aufgrund des Kürzels „FFJ“ steuer- und sozialversicherungsfrei sind. Das Brutto-Gehalt, auf das Abzüge anfallen, verbleibt so bei 3500€ - mit einem addierten steuerfreien Anteil von 50€, auf den keine Abzüge anfallen. Der Nettoverdienst ist nun zunächst höher, da der Gutschein in Höhe von 50€ als steuerfrei mit eingerechnet ist. Da die Sachzuwendung jedoch bereits als steuerfreier Gutschein vorab zugeflossen ist, muss diese wieder als Nettoabzug subtrahiert werden.

Die Listung des 50€ Sachbezug auf der Lohnabrechnung dient somit der reinen Dokumentation und Visualisierung - ohne Effekt auf den letztendlichen Auszahlungsbetrag.

Tipp zur Vereinfachung: Monatlich durchbuchen

Tipp: Anstatt den Sachbezug jeden Monat mithilfe eines Exports zu dokumentieren, ist es auch möglich, den Sachbezug „durchzubuchen“. Voraussetzung dafür ist, dass jeder Mitarbeiter garantiert einen Sachbezug, z.B. in Form eines Gutscheins erhält. Dies können Sie etwa durch eine entsprechende Einstellung bei Probonio erreichen, durch den zum Monatsende an jeden Mitarbeiter ein Standardgutschein ausgegeben wird, falls zuvor kein anderer gewählt wurde. Auf diese Weise lässt sich zum einen die Lohnbuchhaltung vereinfachen und es wird kein monatlicher Export mehr benötigt. Zum anderen freuen sich Mitarbeiter, da so kein Gutschein-Budget mehr verfällt.

Dokumentation der Sachbezüge im Lohnkonto

Unternehmen müssen den Zufluss aller Sachbezüge, darunter auch den von Gutscheinen unterhalb der 50 Euro Freigrenze, im Lohnkonto dokumentieren und mindestens einmal jährlich oder auf Rückfrage des Steuerbüros zur Verfügung stellen. Hilfreich ist es, wenn Sie hierbei eine CSV-Datei von Ihrem Benefits-Anbieter erhalten oder exportieren können, in der alle relevanten Daten gelistet werden. Vor allem bei nicht digitalen Gutscheinen entsteht ansonsten ein erheblicher Mehraufwand aufgrund der manuellen Dokumentation.

Aufzeichnungserleichterung für die Sachbezüge beantragen

Zur Erleichterung dieser Aufzeichnungspflicht ist es unter bestimmten Voraussetzungen möglich, eine sogenannte Aufzeichnungserleichterung bei Ihrem Finanzamt zu beantragen: Kann durch betriebliche Regelungen und Überwachungsmaßnahmen gewährleistet werden, dass die monatliche Sachbezugsgrenze von 50 € nicht überschritten wird, kann das Finanzamt auf Antrag eine Befreiung der Aufzeichnungen bewilligen. Sachbezüge müssen dann nicht mehr verpflichtend im Lohnkonto aufgezeichnet werden und die Dokumentationspflicht Ihrerseits entfällt.

Tipp: Oftmals bieten Benefit-Anbieter diverse Vorlagen an. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Anbieter um eine kostenfreie Vorlage für den Antrag auf Aufzeichnungserleichterung.

Insgesamt bietet der Sachbezug eine attraktive Möglichkeit für Arbeitgeber, um ihren Mitarbeitern Wertschätzung zu zeigen. Besonders gefragt sind dabei flexible Gutscheinbudgets, bei denen Mitarbeiter individuell entscheiden können, wofür und wo sie ihre Gutscheine einsetzen möchten. Innovative Lösungen wie Gutscheinbudgets per App bieten dabei besonders viel Freiraum.

Bei der Dokumentation der Sachbezugsleistungen gibt es verschiedene Möglichkeiten, die je nach individueller Präferenz gewählt werden können. Wer seinen Aufwand möglichst gering halten möchte, kann auf die Dokumentation im Lohnkonto zurückgreifen oder die Aufzeichnungserleichterung beantragen. Für Arbeitgeber, für die eine transparente Dokumentation für ihre Mitarbeiter im Fokus steht, bietet sich die Dokumentation in der Gehaltsabrechnung an, die mit Anbietern wie Probonio komplett automatisiert werden kann. Wer sicherstellen kann, dass jeder Mitarbeiter monatlich einen Gutschein erhält, kann den Sachbezug einfachheitshalber durchbuchen. Probonio bietet die Option, einen Gutscheinzufluss für alle aktiven Nutzer zu konfigurieren. Ein geeigneter Weg für all jene, die sowohl auf einen geringen Aufwand als auch eine transparente Dokumentation wert legen.

Es ist empfehlenswert, sich bei allen drei Möglichkeiten von Ihrem Anbieter von Sachbezugsleistungen unterstützen zu lassen. So können Sie am besten die für Ihr Unternehmen geeignete Möglichkeit der Dokumentation des Sachbezugs identifizieren und umsetzen.