Lemon Innovation & Technology GmbH

Welche Herausforderungen hatten Sie zu Beginn, weswegen Sie nach einem Mulit-Benefit Anbieter gesucht haben? 

Vor Probonio wurden Sachbezugsgutscheine bei uns jeden Monat manuell organisiert: Eine Assistenz bestellte je nach Wunsch der Mitarbeiter Supermarktgutscheine. Dabei war es oft aufwendig nachzuhalten, wer wann welchen Gutschein erhalten hatte. Zusätzlich musste zum Monatsende gegenüber der Steuerberatung dokumentiert werden, welche Gutscheine ausgegeben wurden.

Für ein kleines Team war dieser Verwaltungsaufwand ein spürbarer Bremsklotz: Wiederkehrende Aufgaben rund um Benefits wollten wir deshalb möglichst automatisiert haben, damit mehr Zeit für wertschöpfende Arbeit bleibt. Ein weiterer Auslöser war der Wunsch, neben dem Sachbezug auch weitere steuerfreie Benefits (z. B. den Essenszuschuss) anbieten zu können – ohne dafür eine komplizierte Einzelverbuchung in Kauf nehmen zu müssen.

Wieso haben Sie sich zur Einführung von Benefits mit Probonio entschieden?

Wir haben uns für Probonio entschieden, weil die Lösung unsere wichtigsten Anforderungen am besten abdeckt und für uns als kleines Team schnell und unkompliziert umsetzbar war. In der Auswahlphase war der Austausch sehr verlässlich – unsere Fragen wurden zügig und konkret beantwortet, sodass wir schnell eine Entscheidung treffen konnten.

Wichtig war für uns außerdem, dass wir Benefits flexibel nach Mitarbeitergruppen steuern können und dass der Lohndatenexport bzw. die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro (inkl. DATEV‑Kompatibilität) sauber funktioniert. Das konnten wir im Testlauf prüfen – und danach war klar: Probonio passt zu uns. Auch das Preis‑Leistungs‑Verhältnis hat insgesamt gestimmt.

Wie schnell konnten Sie die Lösung in Betrieb nehmen?

Nach dem Erstkontakt haben wir Probonio zunächst umfangreich getestet. Das Setup war sehr schnell erledigt – die Einführung war für uns innerhalb einer Woche möglich. Für die finale Freigabe haben wir anschließend noch einen kompletten Monat abgewartet, um den Lohndatenexport gemeinsam mit dem Steuerbüro im Echtbetrieb zu prüfen. Insgesamt hat es von der Anfrage bis zur Einführung inklusive Testlauf rund anderthalb Monate (ca. sechs Wochen) gedauert. 

Welche der verschiedenen Benefits von Probonio nutzen Sie aktuell?

Aktuell nutzen wir den Sachbezug (Gutscheinlösung) sowie den Essenszuschuss. Zusätzlich bilden wir über Probonio auch „Aufmerksamkeiten“ wie zum Beispiel Geburtstagsgeschenke strukturiert ab.

Wichtig ist für uns, dass wir unsere Benefits je nach Mitarbeitergruppe differenzieren können: Den Sachbezug zahlen wir nicht automatisch an alle aus, sondern z. B. erst nach einer gewissen Betriebszugehörigkeit. Neue Mitarbeiter oder Minijobber berücksichtigen wir stattdessen über Aufmerksamkeiten, etwa zum Geburtstag. Den Essenszuschuss haben wir zunächst für Vollzeitkräfte am Standort Berlin gestartet – perspektivisch können wir das Modell aber auch erweitern.

Wie zufrieden sind Sie mit der Umsetzung von Probonio? / Wie finden Sie die Zusammenarbeit mit Probonio?

Die Umsetzung war für uns sehr unkompliziert: Das Tool war sofort verständlich, und das Anlegen der Mitarbeiter war in wenigen Minuten erledigt. Auch unsere Anforderungen wurden erfüllt – insbesondere die Möglichkeit, nach Mitarbeitergruppen zu differenzieren, sowie der Export für das Steuerbüro bzw. die DATEV‑Kompatibilität.

Wenn wir Rückfragen hatten, zum Beispiel zum Lohndatenexport oder zu einer doppelt ausgestellten Rechnung, haben wir schnell Unterstützung bekommen. In der Regel kam spätestens am nächsten Tag eine hilfreiche Antwort. Insgesamt sind wir mit Probonio sehr zufrieden – die Lösung läuft zuverlässig und spart uns im Alltag spürbar Zeit und Aufwand.

Können Sie den Erfolg mit Probonio bereits messen?

Konkrete Kennzahlen – zum Beispiel Euro‑Werte zur Lohnnebenkostenersparnis oder zum zusätzlichen Nettogehalt – haben wir bisher noch nicht erhoben. Was wir aber ganz klar merken: Der administrative Aufwand ist deutlich gesunken. Die monatlich wiederkehrenden Aufgaben rund um Gutscheine (Bestellung, Zuordnung und Abstimmung mit der Steuerberatung) fallen im Alltag weitgehend weg.

Außerdem sehen wir einen positiven Effekt auf die Mitarbeiter-Zufriedenheit, vor allem, weil wir mit dem Essenszuschuss ein Benefit anbieten können, den es vorher bei uns so nicht gab.

Welches Feedback haben Sie von Mitarbeiter-Seite zu Ihrem mit Probonio eingeführten Benefits-Programm erhalten?

Das Feedback der Mitarbeiter ist insgesamt sehr positiv. Besonders der Essenszuschuss wurde als neuer Benefit stark wertgeschätzt und hat für eine wirklich positive Überraschung gesorgt. Auch beim Sachbezug ist die Nutzung deutlich angenehmer geworden: Statt auf einen einzelnen Gutschein festgelegt zu sein, können die Mitarbeiter nun flexibler auswählen, was besser zu ihrem Alltag passt. Zusätzlich schafft die Probonio App mehr Übersicht – Gutscheine gehen nicht mehr „irgendwo verloren“ und Restbeträge sind transparenter nachvollziehbar.