Mahlzeitengestellung: aktuelle Regelungen 2026

Die Bereitstellung von Mahlzeiten für Arbeitnehmer während der Arbeitszeit wird als Mahlzeitengestellung bezeichnet. Werden die Speisen und Getränke zur Verpflegung von Mitarbeitern kostenlos oder vergünstigt angeboten, gilt dies als geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss.    

• Mit der Mahlzeitengestellung können Arbeitgeber ihre Mitarbeiter bei der Verpflegung an Arbeitstagen finanziell unterstützen. 

• Diese kostenlose oder vergünstigte Bereitstellung von arbeitstäglichen Mahlzeiten gilt steuerlich als geldwerter Vorteil, der grundsätzlich versteuert und sozialversichert werden muss.  

• Für die Bewertung gelten amtliche Sachbezugswerte, die jährlich angepasst werden. 

• Nutzen Arbeitgeber für die Mahlzeitengestellung digitale Essensmarken oder Essensgutscheine, können sie 2026 monatlich bis zu 115,05 Euro Essenzuschuss steuerfrei gewähren. 

Der Begriff Mahlzeitengestellung bezeichnet die Bereitstellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber für seine Mitarbeiter während der Arbeitszeit. Als betriebliche Leistung dient die Mahlzeitengestellung dazu, die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter zu unterstützen und kann die Motivation im Team stärken. Unter gewissen Voraussetzungen hat die Mahlzeitengestellung auch steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Es gibt verschiedene Formen der Mahlzeitengestellung. Typische Beispiele sind: 

• kostenloses oder vergünstigtes Essen in der Betriebskantine 

• vom Unternehmen gestelltes Catering 

• Essensgutscheine oder digitale Essensmarken 

• Zuschüsse zum Mittagessen im Restaurant oder Supermarkt 

Erhalten Arbeitnehmer durch die bereitgestellte Verpflegung einen finanziellen Vorteil, gilt dieser als Sachbezug, der steuerlich berücksichtigt werden muss. 

Als Basis für die steuerliche Bewertung der Mahlzeitengestellung dienen die amtlichen Sachbezugswerte für Verpflegung. Diese sind in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgelegt und steigen in der Regel jedes Jahr.

Ob als Mahlzeitengestellung in der betriebseigenen Kantine oder als Essensgutschein: Arbeitgeber können ihre Mitarbeiter mit einem Essenszuschuss (Verpflegungszuschuss) für das Mittagessen an Arbeitstagen unterstützen. Dieser Zuschuss wird als Sachbezugswert für Verpflegung abgerechnet und ist in vielen Fällen steuerbegünstigt.

Die Sachbezugswerte gelten für Mahlzeiten, die: 

• in einem vom Arbeitgeber betriebenen Kantinenbetrieb, Restaurant oder einer ähnlichen Einrichtung angeboten werden und von Mitarbeitern an Arbeitstagen zu sich genommen werden. 

• Mitarbeiter in Einrichtungen außerhalb des Betriebs erhalten, wenn der Arbeitgeber vertraglich vereinbart hat, die Kosten der Mahlzeiten durch Zuschüsse oder andere Leistungen wie zum Beispiel digitale Essensmarken zu reduzieren.

Den Sachbezugswert für Verpflegung für Mittag- oder Abendessen können Arbeitgeber mit einem maximalen Betrag von 3,10 Euro aufstocken. Dementsprechend setzt sich der Essenszuschuss für Mitarbeiter im Jahr 2026 aus den folgenden zwei Bestandteilen zusammen:  

• Sachbezugswert: 4,57 Euro (ggf. pauschal zu versteuern) 

• Maximale steuerfreie Aufstockung: 3,10 Euro 

Pro Mitarbeiter und pro Mahlzeit lassen sich 2026 somit maximal 7,67 Euro je Arbeitstag erstatten. 

Grundsätzlich muss der Essenszuschuss, unabhängig davon, ob er als Gutschein in Papierform oder digital gewährt wird, vom Arbeitgeber mit 25 % pauschal versteuert werden. Damit die Aufstockung von 3,10 Euro steuerfrei gewährt werden kann, muss der Mitarbeiter für die gekaufte Mahlzeit einen Eigenanteil in Höhe des Sachbezugswerts von 4,57 Euro oder mehr leisten. Bei einem Eigenanteil des Mitarbeiters von unter 4,57 Euro muss der Restbetrag des Sachbezugswerts vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden.

Der Essenszuschuss für arbeitstägliche Mittagessen ist für Arbeitgeber im Jahr 2026 also nur dann vollständig steuerfrei, wenn der Mitarbeiter einen Eigenanteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts von 4,57 Euro leistet. Dementsprechend ist der Essenszuschuss für Mittagessen in Höhe von insgesamt 12,24 Euro (4,57 Euro Eigenanteil + 7,67 Euro Zuschuss des Arbeitgebers) steuerfrei.

Mehr Informationen dazu sowie praktische Beispiele zur Berechnung des Essenszuschusses finden Sie in unserem Artikel: Essenszuschuss 2026: Das ist der aktuelle Sachbezugswert für Verpflegung.

• Der Zuschuss darf nur für tatsächlich gearbeitete Tage gewährt werden. 

• Die Leistung darf nicht bar ausgezahlt werden. 

• Die Mahlzeit darf maximal 60 Euro kosten. 

• Der Vorteil muss korrekt in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. 

Generell werden Mahlzeiten, die Arbeitnehmern während der Arbeitszeit vom Arbeitgeber vergünstigt oder sogar gratis zur Verfügung gestellt werden, als Sachbezug und damit als Teil des Arbeitslohns, behandelt ,der versteuert werden muss. Doch es gibt Ausnahmen, in denen die Mahlzeitengestellung nicht als Arbeitslohn gilt. 

Getränke und Snacks als Aufmerksamkeiten  

Getränke und kleine Snacks, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern im Betrieb zur Verfügung stellt, die aber keine Mahlzeit darstellen, gelten als Aufmerksamkeiten und werden somit nicht als Arbeitslohn betrachtet.

Das Gleiche gilt für sogenannte Arbeitsessen. Das sind Speisen, die der Arbeitgeber den Mitarbeitern bei außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen, wie z. B. besonderen betrieblichen Besprechungen oder Sitzungen, unentgeltlich oder zu einem reduzierten Preis anbietet. 

Damit diese Speisen steuerfrei bleiben, dürfen sie den Wert von 60 Euro pro Person nicht übersteigen. Diese Regelung gilt allerdings nur für außergewöhnliche Arbeitseinsätze: Handelt es sich z. B. um regelmäßige wöchentliche Besprechungen, werden die Mahlzeiten vom Finanzamt nicht als Arbeitsessen angesehen und müssen als geldwerter Vorteil versteuert werden. 

Wenn Arbeitgeber Essen und Getränke für Arbeitnehmer im Rahmen einer Betriebsveranstaltung zahlen, gilt pro Mitarbeiter und Veranstaltung ein Freibetrag von 110 Euro. Diese Regelung gilt für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr, wie z. B. betriebliche Weihnachtsfeiern oder Sommerfeste.  

Gewähren Arbeitgeber ihren Mitarbeitern einen Essenszuschuss in Form von Gutscheinen, haben sie die Wahl, ob sie einzelne Belege, die von Arbeitnehmern vorgelegt werden, manuell überprüfen oder dafür ein digitales Verfahren nutzen. Probonio bietet dafür eine effektive Lösung: Mitarbeiter, die den Essenszuschuss nutzen, reichen Belege bequem per App ein. Probonio prüft die Belege und lässt dem Arbeitgeber eine monatliche Abrechnung zukommen, die die gleichen Informationen wie die Einzelbelege enthält. 

Der maximale Wert einer Essensmarke oder eines Mahlzeitenzuschusses beträgt im Jahr 2026 insgesamt 7,67 Euro pro Arbeitstag. Dieser setzt sich aus dem Sachbezugswert für eine Mahlzeit von 4,57 Euro sowie einer unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialversicherungsfreien Aufstockung von 3,10 Euro zusammen. 

Übersteigt der Wert einer Mahlzeit einschließlich Getränke 60 Euro, gilt sie als Belohnungsessen und wird mit ihrem tatsächlichen Wert als Arbeitslohn versteuert. Zuzahlungen des Arbeitnehmers werden dabei vom Preis der Mahlzeit abgezogen.