Gehaltsumwandlung: Steuern sparen als Arbeitgeber!

Für eine Gehaltserhöhung gibt es zahlreiche Alternativen. Eine davon ist die sogenannte Gehaltsumwandlung. Sie bringt sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber eine Menge Vorteile mit sich. Welche das sind und wie eine Gehaltsumwandlung in der Praxis aussehen kann, zeigt dieser Artikel.

Die Gehaltsumwandlung ist auch als Entgeltumwandlung bekannt. Dabei wird ein Teil des Lohns bzw. Gehalts eines Arbeitnehmers zu steuerbegünstigten Zuschüssen umgewandelt. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, wie eine Gehaltsumwandlung realisiert werden kann.

Vor allem im Bereich der privaten Altersvorsorge spielt sie eine große Rolle. Denn eine Möglichkeit besteht darin, einen Teil des Bruttogehalts direkt in die betriebliche Altersvorsorge einzuzahlen. Daneben gibt es jedoch noch die Option, einen Firmenwagen, ein Dienstfahrrad oder einen Kindergartenplatz für den eigenen Nachwuchs zu erhalten.

Bei der Gehaltsumwandlung wird immer ein Teil des Bruttogehalts umgewandelt. Das Ziel: Mitarbeiter sollen mehr Netto von ihrem Brutto erhalten.

Da die Gehaltsumwandlung viele Vorteile zu bieten hat, kommt bei Mitarbeitern womöglich schnell die Frage auf, wer denn überhaupt einen Anspruch darauf hat. Grundsätzlich gilt: Seit dem 01. Januar 2002 steht es allen Beschäftigten in Deutschland zu, dass ihr Arbeitgeber bis zu 4 % des Entgelts in eine betriebliche Altersvorsorge umwandelt.

Dabei ist es egal, ob man in einem befristeten oder unbefristeten Verhältnis arbeitet, ob man in Voll- oder Teilzeit tätig ist, ob man sich erst in der Ausbildung befindet oder Minijobber ist. Somit steht die Gehaltsumwandlung jedem Arbeitnehmer in Deutschland zu.

Wenn Arbeitgeber durch eine Gehaltsumwandlung Sozialversicherungsbeiträge einsparen, sind sie seit 2022 und in manchen Fällen seit 2019 dazu verpflichtet, einen Zuschuss von 15 % zum umgewandelten Entgelt zu leisten.

Damit das Gehalt gleich richtig umgewandelt wird, werden sogenannte bAV-Verträge abgeschlossen. bAV ist die Kurzform von „betrieblicher Altersvorsorge“. Neben Rentenversicherungen sind auch andere Direktversicherungen wie eine Lebensversicherung denkbar.

Die Gehaltsumwandlung für einen Firmenwagen oder ein Jobrad hingegen sind nicht verpflichtend. Allerdings profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer in hohem Maße davon.

Spielen Sie mit dem Gedanken, Ihren Mitarbeitern eine Gehaltsumwandlung anzubieten? Es gibt verschiedene Vorteile, die sich daraus ergeben. Jedoch sollten Sie auch auf etwaige Nachteile achten. Wir von Probonio haben die wichtigsten Pros und Contras für Sie zusammengetragen.

Eine Reihe an Vorteilen macht die Gehaltsumwandlung zu einem beliebten Mitarbeitervorteil. Auf den Teil des Entgelts, der umgewandelt wird, sparen Mitarbeiter Sozialabgeben sowie die persönliche Einkommenssteuer. Im Jahr 2024 können bis zu 302 Euro im Monat abgabefrei und bis zu 604 Euro steuerfrei umgewandelt werden. Nur das verbleibende Einkommen muss versteuert werden. Das kann für Mitarbeiter sowie Arbeitgeber einen großen Unterschied machen.

Wer einen Teil seines Gehalts in eine Altersvorsorge einzahlen lässt, verschiebt die Steuerlast auf das Alter. Da das Geld erst im Rentenalter ausgezahlt wird, wird auch die Besteuerung erst in dieser Zeit fällig. Da der Grenzsteuersatz hier in der Regel wesentlich geringer als während der Erwerbstätigkeit ist, profitieren Arbeitnehmer davon in hohem Maße.

Des Weiteren können sich Mitarbeiter, die sich für eine Gehaltsumwandlung in Form einer bAV entscheiden, auf Zuschüsse durch den Arbeitgeber freuen. Ganze 15 % des umgewandelten Entgelts werden bezuschusst.

Grundsätzlich profitieren Arbeitgeber bei einer Gehaltsumwandlung von den gleichen Vorteilen, die sie bei Mitarbeitervorteilen genießen. Mitarbeiter sind zufriedener, was sich positiv auf das Arbeitsklima und die Produktivität auswirkt. Außerdem ist eine Gehaltsumwandlung häufig ein ausschlaggebendes Argument bei Einstellungsgesprächen oder Gehaltsverhandlungen. Arbeitgeber können sich auf diese Weise wettbewerbsfähiger machen.

Die möglichen Nachteile einer Gehaltsumwandlung sind so vielfältig wie die Möglichkeiten, die Arbeitgebern und -nehmern zur Verfügung stehen. Wer sich für die klassische Gehaltsumwandlung in Form einer betrieblichen Altersvorsorge entscheidet, kann es als Nachteil sehen, im Alter Steuern zahlen zu müssen.

Bei anderen Varianten ist das nicht der Fall. Bieten Sie Ihren Arbeitnehmern beispielsweise eine Gehaltsumwandlung in Form eines Firmenwagens an, fällt diese Sorge weg. Allerdings gibt es einen möglichen anderen Nachteil: Wenn Ihr Mitarbeiter kündigt, kann es passieren, dass Sie auf dem Fahrzeug sitzenbleiben und den Leasing-Vertrag nicht einfach kündigen können. Daher sollte daran schon vor Abschluss gedacht werden. Mit entsprechenden Verträgen können diese Nachteile verhindert werden.

Für Mitarbeiter können sich Probleme beim Wechsel des Arbeitgebers einstellen. Nicht jeder bietet die gleichen Optionen an – sei das hinsichtlich der bAV oder in Bezug auf einen Firmenwagen oder ein Dienstfahrrad. So kann es sein, dass nach dem Jobwechsel plötzlich keine Gehaltsumwandlung mehr möglich ist oder sie nicht das gewohnte Ausmaß erreicht. Für Arbeitgeber kann das aber ein Vorteil sein: Die Mitarbeiterbindung steigt.

Vielen Arbeitnehmern und auch Arbeitgebern ist es nicht klar, doch es gibt eine große Bandbreite an Möglichkeiten für eine Gehaltsumwandlung. Es muss nicht immer die klassische Variante einer bAV sein – wenngleich sich auch diese als sehr vorteilhaft erweisen kann.

Der absolute Klassiker der Gehaltsumwandlung ist die Einzahlung eines Teils des Bruttogehalts in die betriebliche Altersvorsorge. Zu dem Zweck werden spezielle Verträge abgeschlossen. Mitarbeiter zahlen also automatisch jeden Monat in die Versicherung ein, um sich neben der gesetzlichen Möglichkeit eine solide Rente aufzubauen. Vor allem in Anbetracht der immer größer werdenden Rentenlücke ist diese Option bei Arbeitnehmern sehr beliebt. Die betriebliche Altersvorsorge ist eine der drei Säulen der Vorsorge.

Nicht nur für eine betriebliche Altersvorsorge lohnt sich die Gehaltsumwandlung. Auch dann, wenn Mitarbeiter einen Firmenwagen nutzen möchten, ist sie möglich. Das lohnt sich vor allem dann, wenn das Fahrzeug nicht nur beruflich, sondern auch privat genutzt werden soll. Man spricht dabei auch von einem geldwerten Vorteil.

Solche Vorteile müssen versteuert werden. Dazu gibt es zwei Varianten:

• Fahrtenbuch

• 1-Prozent-Regel

In dem Zuge schließt der Arbeitgeber einen speziellen Leasing-Vertrag ab. Zwischen den Verträgen gibt es große Unterschiede, sodass Sie darauf achten sollten, zu welchen Konditionen Sie Ihrem Mitarbeiter ein Dienstfahrzeug zur Verfügung stellen.

Der geldwerte Vorteil bezieht sich allerdings nicht nur auf die monatlich anfallende Leasingrate. Seit 2020 fallen auch ein Viertelprozent des Listenpreises und Versicherungsprämien an. Viele Arbeitgeber ermöglichen es ihren Mitarbeitern, das Auto nach Ablauf des Leasingvertrags zu günstigen Konditionen zu kaufen. Doch aufgepasst: Diese Absicht darf für eine Gehaltsumwandlung nicht von vorneherein feststehen!

Praktisch ist für Arbeitnehmer vor allem, dass sie ihren Firmenwagen nicht nur beruflich, sondern auch privat nutzen können. Damit stellt dieser geldwerte Vorteil eine sehr beliebte Form der Gehaltsumwandlung dar.

Die gleichen Regelungen, die für Firmenwägen gelten, treffen seit 2012 auch auf betriebliche Fahrräder und E-Bikes zu. Es handelt sich nämlich auch hier meist um Leasing-Verträge, die der Arbeitgeber abschließt. Anschließend überlässt er das Fahrrad dem Arbeitnehmer zur beruflichen und privaten Nutzung.

Da die Vorteile für beide Seiten vielfältig sind, lohnt sich die Gehaltsumwandlung in vielen Fällen. Bei einer Gehaltsumwandlung in Form von Sachbezügen oder in Form eines Firmenwagens bzw. eines Dienstfahrrads steht es außer Frage: Hier genießen Mitarbeiter eine Reihe an Vorzügen. Und auch Arbeitgeber profitieren davon, wenn sie etwas für eine höhere Mitarbeiterbindung und ein besseres Betriebsklima tun möchten.

Bei der betrieblichen Altersvorsorge sieht das anders aus. Da hier Steuern in Rentenalter anfallen, ist es wichtig, dass die Vorteile die Nachteile klar überwiegen, damit sie sich überhaupt lohnt. Daher ist diese Art der Gehaltsumwandlung nur dann zu empfehlen, wenn die Rendite stimmt und die Abzüge im Alter großzügig kompensiert werden. Daher sprechen Experten meist davon, dass sich eine Gehaltsumwandlung nur dann lohnt, wenn der Arbeitgeber einen zusätzlichen Zuschuss gewährt.

Sowohl für Angestellte als auch für Arbeitgeber ist es interessant zu wissen, wie eine Gehaltsumwandlung konkret aussieht. Deshalb lohnt es sich, sich mit Rechenbeispielen aus der Praxis zu befassen.

Gehen wir bei unserem Beispiel für die Gehaltsumwandlung in eine betriebliche Altersvorsorge von einer Mitarbeiterin mit einem Monatsbruttoeinkommen von 3.780 Euro aus. Mit einer Gehaltsumwandlung erhält sie nur noch 3.600 Euro brutto, da 180 Euro in die bAV fließen.

Doch was spart sie sich durch die Gehaltsumwandlung aktiv? Ohne Entgeltumwandlung fallen folgende Abzüge an:

• 796 Euro Sozialabgaben

• 501 Euro Einkommenssteuer

Mit Entgeltumwandlung betragen die Sozialabgaben nur 758 Euro und die Einkommenssteuer beläuft sich auf 457 Euro.

Es ergibt sich ein Monatsnettoeinkommen ohne Gehaltsumwandlung von 2.484 Euro und mit Gehaltsumwandlung von 2.385 Euro. Der Unterschied ist nicht allzu groß, dafür baut sich die Mitarbeiterin nach und nach eine Rente auf.

Ein Arbeitgeber überlässt seinem Mitarbeiter ein E-Bike, das dieser sowohl privat als auch beruflich nutzen kann. Der Arbeitnehmer erhält monatlich ein Bruttogehalt von 4.000 Euro, ist ledig und konfessionslos. Die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers des Fahrrads beläuft sich auf 3.549 Euro. Nun gibt es zwei mögliche Varianten.

Der Arbeitgeber schließt einen Leasing-Vertrag ab, bei dem monatlich 70 Euro als Leasingrate anfallen. Bei einer Gehaltsumwandlung werden die 70 Euro vom Bruttomonatsgehalt des Arbeitnehmers abgezogen. Die übrigen Kosten wie die Versicherungen kann der Arbeitgeber übernehmen oder sie kommen zu den 70 Euro hinzu. In diesem Rechenbeispiel kommt der Mitarbeiter selbst dafür auf.

Im Jahr 2024 beträgt ein Viertel des Listenpreises des Fahrrads 887,25 Euro. Auf volle 100 Euro abgerundet sind das 800 Euro. Das entspricht dem Wert des geldwerten Vorteils, den der Arbeitgeber dem Mitarbeiter gewährt. Der monatliche zu versteuernde geldwerte Vorteil beläuft sich auf 8 Euro.

Durch die Steuervorteile und die vergünstigten Sozialversicherungsbeiträge ergibt sich eine Summe von nur 33,39 Euro, die der Mitarbeiter im Monat weniger erhält. Dafür hat er allerdings ein neues E-Bike bekommen, über das er frei verfügen kann.

Die nachfolgende Tabelle verdeutlicht die Rechnung:

Die Gehaltsumwandlung ist eine beliebte Form für Mitarbeiter, um in die betriebliche Altersvorsorge (bAV) einzuzahlen und sich eine zusätzliche Rente aufzubauen. Allerdings kann die Umwandlung auch für andere Zwecke genutzt werden – zum Beispiel für ein Firmenfahrzeug oder ein Dienstfahrrad. Die Vorteile sind für Arbeitgeber und Arbeitnehmer vielfältig.